Manual do funcionário: o que é e como fazer o da sua empresa

O manual do funcionário assegura uma boa integração e alinhamento das expectativas entre seus colaboradores. Aprenda a elaborar essa ferramenta!

Manuais são recursos indispensáveis quando estamos diante de algo novo. Desde a montagem de um móvel ao primeiro acesso a um jogo, nós utilizamos manuais para melhorar nossa experiência e manter nossas dúvidas esclarecidas.

Já imaginou como seria prático ter um guia para assegurar uma boa integração e alinhamento de expectativas entre seus colaboradores, registrar informações essenciais de sua empresa e esclarecer as políticas de trabalho? Para isso, existe o manual do funcionário.

Neste artigo, você conhecerá mais sobre a ferramenta e como elaborar em sua empresa. Vamos lá?

O que é o manual do funcionário?

O manual do funcionário é um recurso textual criado pelo empregador para expor as informações primordiais de uma organização. Ele é útil principalmente para um recém-contratado, mas pode ser consultado por toda a equipe. Isso porque é uma ferramenta importante para estimular uma boa comunicação e alinhar experiências e expectativas.

Quando escrito de forma clara e coesa, com linguagem acessível, um manual do funcionário conta com conteúdos que apresentam aos colaboradores o que podem esperar da empresa e como lidar com diversas situações.

Diferentemente de um manual de normas, que contém explicações de como fazer algo, as informações no manual do funcionário são mais simples e acessíveis, indicando o que pode ser feito.

Qual a importância desse instrumento?

Definir de forma clara o que você espera de seus colaboradores é essencial para um time de alta performance. O manual é uma ferramenta que torna essas expectativas claras. É um modo de mostrar que você valoriza sua equipe e de garantir que todas as políticas da empresa estejam registradas e acessíveis para todos, reduzindo assim qualquer possível mal entendido.

O manual do funcionário é importante para todos os níveis da empresa. A sensação de pertencimento gerada pela inclusão que o instrumento proporciona também facilita a comunicação entre contratante e contratado. Dentre os benefícios de você ter um manual estão:

• integração de recém-chegados ao time;
• alinhamento das expectativas dos colaboradores;
• sintonia para resolução de conflitos;
• clareza sobre as políticas da empresa; e
• fortalecimento da cultura organizacional.

Como criar o manual do funcionário para sua empresa?

Para criar o manual do funcionário, é preciso seguir uma estrutura organizada. Veja algumas dicas para a elaboração!

Categorize as informações

Para um manual objetivo e completo, o primeiro passo é dividir os conteúdos em categorias. Ele pode ter a seguinte estrutura de informações:

• gerais — as informações gerais devem incluir os valores essenciais da organização, bem como o compromisso e o foco da sua empresa;
• culturais — podem incluir esclarecimentos sobre a duração de férias, feriados, benefícios da organização, vestimentas, entre outros;
• específicas — dizem respeito às políticas da empresa e alguns procedimentos específicos, como os de reclamações e os disciplinares.

Apresente a empresa

Inclua no seu manual uma mensagem de boas-vindas. Nela, conte a história de sua empresa e explicite seus valores, objetivos e políticas. Também é importante disponibilizar as informações de contato, detalhes sobre o ambiente de trabalho e os benefícios de integrar o time.

Converse com outros líderes e responsáveis pelos recursos humanos para coletar as informações que eles acreditam ser essenciais para trabalhar ali. A garantia de que todos compreendem a necessidade de sintonia entre as políticas, a cultura e os valores é fundamental para esse processo inicial.

Cada empresa tem a liberdade de dar ênfase ao que acredita ser mais importante. Portanto, escolha os itens fundamentais e faça um índice para facilitar o manuseio do manual.

Caso a empresa utilize termos ou informações complexas, crie também um glossário com a definição dos termos para facilitar a familiarização de seus novos colaboradores com a linguagem da empresa.

Atente-se para o aspecto visual

Utilize elementos gráficos para manter a leitura mais interessante e seus funcionários atentos. Deixe as informações principais em destaque com ícones e cores chamativas dentro da paleta da marca. Também é válido evitar blocos de textos, pois eles dispersam a leitura. Garanta fluidez por meio de informações diretas e claras.

O bom uso das cores é um recurso que torna o manual mais interessante. Seus novos colaboradores terão o primeiro contato com a cultura da empresa por ele, portanto, garanta que a marca seja bem utilizada. Tons básicos como branco, cinza e preto, podem mostrar modernidade, enquanto cores quentes simbolizam criatividade e amizade.

Utilize fontes legíveis e destaque os títulos com negrito e cores diferentes. Para facilitar a leitura, faça subtítulos que transmitam a ideia principal de cada sessão. Realce os conteúdos mais importantes utilizando listas, colunas e caixas de texto. 

Compartilhe o resultado

Quando finalizar a elaboração do seu manual, faça uma revisão. Se estiver tudo certo, compartilhe com aqueles que consultou anteriormente e alguns outros funcionários para ouvir os feedbacks.

Demonstre o conteúdo aos funcionários e também acrescente o manual nas próximas cartas de oferta de emprego. Outra forma de divulgar o conteúdo é enviá-lo a sua equipe por e-mail. Cuide para mantê-lo atualizado a cada mudança na empresa, avisando o grupo sobre as renovações.

Ele deve ser ajustado, por exemplo, em casos de alterações de legislação, mudanças no local de trabalho e/ou no time, avanços tecnológicos, expansão da empresa, entre outros.

O que o manual do funcionário deve conter?

Como você viu, cada empresa tem a liberdade para definir quais conteúdos inserir no instrumento. Mas como padrão, os manuais contêm algumas informações importantes, como:

• missão, valores, objetivos e história da empresa;
• compromisso da empresa com os funcionários e vice-versa;
• informações legais e de recursos humanos;
• código de conduta, vestuário e acordos;
• horários de trabalho, horas extras, intervalos para descanso e refeições, políticas de flexibilidade;
• informações sobre o ambiente de trabalho (visitas, estacionamento, manuseio de equipamentos eletrônicos, uso de cigarro etc.);
• políticas da empresa como férias, ausências por motivos médicos, feriados;
• políticas contra assédio;
• assistência à educação e cursos oferecidos aos funcionários;
• reembolso de despesas e transporte;
• planos de aposentadoria;
• processos de recrutamento interno, promoções, política de igualdade de oportunidades de trabalho;
• orientações e condições para pessoas com deficiência;
• políticas de saúde e segurança;
• políticas de privacidade e acesso aos registros; e
• procedimentos de emergência e primeiros socorros.

Esse manual é crucial para seus colaboradores. Assim, garanta que as informações estejam formuladas com linguagem simples e direta. O instrumento deve ser acessível e de fácil compreensão.

Caso sua empresa atue de maneira remota, também é importante ter um espaço para informações específicas da modalidade, garantindo a compreensão das ferramentas de trabalho remoto — como o aplicativo Slack —, bem como as boas práticas para um trabalho eficiente e com poucos conflitos. 

Entendeu como elaborar o manual do funcionário e qual a sua importância para a empresa? Essa é uma ferramenta muito útil, que pode otimizar bastante a rotina da organização e alinhar as atividades. Portanto, não deixe de montar o seu.

Descubra também como alinhar a atuação da sua equipe com o guia do futuro do trabalho do Woba!

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Texto de Flávia Lemes, Mestre em Educação e Redatora. Revisado por Marcelo Madeira, tradutor, revisor e editor freelancer.