10 ideias para reunião de fim de ano da sua empresa ser um sucesso

Se você quer ideias para reunião de fim de ano, saiba que é preciso estruturar o encontro para que ele seja estratégico. Esse é o momento de alinhar objetivos, encontrar espaços para melhorias e resolver eventuais problemas. Saiba mais.

Quando dezembro se aproxima, as empresas começam a preparar o ano seguinte. Esse é um período bastante estratégico. Afinal, delimita o orçamento para cada setor, reúne dados de balanço patrimonial e outros relatórios contábeis e verifica como ficaram as finanças do exercício que está terminando. Por isso, é preciso estabelecer como esses eventos vão acontecer. Aqui, vale pensar em ideias para reunião de fim de ano.

Essa é a melhor maneira de garantir o sucesso das equipes nessa empreitada. Isso porque esses eventos são mais do que momentos de integração e descontração. Eles servem para alinhar objetivos, mostrar o que a empresa alcançou durante o ano e o que ainda falta melhorar.

No entanto, esses encontros devem ser realizados de forma estruturada para trazer os resultados esperados. Então, quais são as melhores ideias para fazer a sua reunião de fim de ano? Vamos apresentar as principais.

1. Revise os dados

O primeiro passo para ter ideias para a reunião de fim de ano é pensar sobre os resultados obtidos. Analise todos os dados que deseja apresentar e peça ideias e feedbacks aos colaboradores. O foco principal deve estar embasado em três aspectos:

• Sucessos: confira se algum valor foi economizado, se os objetivos foram atingidos, se alguma ideia trouxe resultados positivos. Vale a pena orientar que cada equipe encontre uma conquista para destacar e celebrar. Assim, todos participam;
• Melhorias: aqui, o objetivo é reconhecer as falhas, verificar quais delas podem ser evitadas e como fazer isso. Além disso, é uma maneira de verificar se algum colaborador tem ideias eficientes para resolver esses gargalos;
• Resultados: o Retorno Sobre o Investimento (ROI) é fundamental em qualquer negócio. Ele tem tudo a ver com eficiência. Por isso, é importante analisá-lo para entender como estão os esforços realizados pela empresa e identificar a possibilidade de mudanças. 

2. Envolva todos os colaboradores

Normalmente, as reuniões de fim de ano são focadas em uma pessoa. No entanto, você pode inverter esse cenário e convidar todos os líderes de equipes, gestores e colaboradores. A ideia é mostrar cases de sucesso e incentivar outros profissionais a agirem da mesma forma.

3. Seja breve

Apesar de existirem vários dados a repassar, é importante que o encontro seja rápido para evitar que as pessoas comecem a se dispersar e desconcentrar. Como fazer uma reunião produtiva? Claro que não há uma regra, mas a sugestão é que ela durar menos do que três horas. Além disso, vale a pena fazer a reunião de manhã. Após o almoço, as pessoas tendem a ficar menos alertas.

4. Evite usar o Power Point de forma excessiva

Os slides são ótimas ferramentas para apresentar as ideias para uma reunião de fim de ano, mas são chatos quando excessivos e desnecessários. O ideal é utilizá-los de forma inteligente.

Para começar, coloque conteúdos diferentes daquilo que está sendo falado. Coloque menos escrita e mais imagens. Ainda tente ficar na média de cinco slides para cada pessoa que falar e letras com tamanho 30 para que todos consigam ler.

5. Reconecte a empresa e as equipes

É importante que o novo ano que se inicia tenha um fôlego diferente. No final de um período de 12 meses, em geral, muitas pessoas já estão cansadas. Porém, esse também é um momento de renovação. Por isso, utilize esse sentimento para recordar dois pontos principais:

• Missão: a ideia é lembrar a todos do porquê as atividades são realizadas, ou seja, da importância da empresa para elas, seus clientes, fornecedores e toda sociedade. Por isso, vá além da questão do lucro. O propósito é garantir que todos estejam revigorados e animados para a próxima fase;

• Clientes: pergunte-se por que sua empresa é importante para os consumidores e veja se o público-alvo e as pernas (clientes ideais) continuam os mesmos. Se precisar, atualize.

6. Crie a estratégia

Agora que todos os dados foram revisados e você verificou os pontos que precisa abordar na reunião de fim de ano, considere a estratégia para o próximo ano. Alguns pontos relevantes nesse momento são:

• Necessidades dos clientes: com a revisão das personas, verifique o que é necessário mudar na sua estratégia de vendas e atendimento. Se precisar de embasamento na sua análise, pergunte aos clientes o que eles acham sobre seu negócio e verifique as descrições e feedbacks;

• Necessidades da companhia: confira o que a empresa deseja alcançar e enxerga como seu objetivo estratégico. Pode ser crescimento, lucro, receita etc.;

• Métricas: defina as métricas com base nos pontos anteriores. Escolha somente aquelas que forem relevantes.

7. Faça a análise SWOT

A ideia dessa avaliação é checar quais são as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do negócio. Aqui, você fará uma análise completa, que permitirá encontrar os pontos positivos e negativos da sua empresa, além de formas de se diferenciar da concorrência. Assim, fica mais fácil seguir para a próxima ideia para reunião de fim de ano.

8. Defina metas para o ano seguinte

Todo ano, a empresa deve revisar os seus objetivos estratégicos e as metas que ajudarão a chegar lá. Vale a pena dividir esse processo em três partes:

• Decisões ambiciosas: veja o que pretende atingir com sua empresa. Se espera que ela seja a melhor para os clientes, mire alto;

• Metas SMART: defina metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais. Assim, elas são claras, objetivas e fica fácil saber como atingi-las;

• Marcos: estabeleça partes que marcam momentos importantes para avaliar onde se conseguiu chegar. Assim, é possível acompanhar o progresso da empresa.

9. Crie um planejamento

Defina o que deve ser feito no próximo ano e apresente as ideias na reunião. Aborde:

• Equipes: veja se os colaboradores têm todas as habilidades e competências necessárias;

• Táticas: confira quais estratégias tendem a apresentar mais sucesso para o que sua empresa deseja alcançar;

• Processos: reavalie os fluxos de trabalho e faça mudanças, se necessário. O objetivo é a integração e a colaboração para aumentar a produtividade.

10. Peça feedbacks

Por último, peça o feedback dos colaboradores. Essa é uma boa maneira de encerrar o encontro e coletar mais ideias para a reunião de fim de ano. Essas informações também ajudarão a fazer algum ajuste antes do próximo exercício começar. Sem contar que deixará os profissionais mais engajados por terem suas opiniões ouvidas e perceberem que o bem-estar dos trabalhadores remotos e presenciais é uma preocupação.

Perceba que essas 10 dicas podem ser aplicadas em qualquer organização, mesmo que a companhia esteja adaptando sua forma de trabalhar.

Se esse é o seu caso, é provável que existam trabalhadores no escritório e fora dele. Como reunir todos eles? Uma dica é usar as salas de reunião em coworkings. Elas são espaços privativos que ajudam a fazer um encontro produtivo e objetivo.

Nesse caso, você pode contar com a plataforma do Woba, que oferece salas de reunião em SP e em muitas outras cidades. É só consultar e ver aquela que está disponível e próxima. Assim, você pode focar as ideias para reunião de fim de ano e deixar de se preocupar com a estrutura necessária.

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Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.