Tipos de folha de ponto e como calcular corretamente

A folha de ponto é um documento essencial no controle da jornada de trabalho dos funcionários. Ela registra todas as informações relevantes, como entradas, saídas, faltas, atrasos e horas extras. Esses registros são fundamentais para o cálculo preciso da folha de pagamento e também garantem transparência nas relações trabalhistas.

Além de ser uma ferramenta de controle, a folha de ponto possui importância jurídica. Ela serve como prova de que os horários de trabalho estão sendo cumpridos de acordo com as normas estabelecidas. Em casos de auditorias ou processos trabalhistas, a folha de ponto desempenha um papel crucial como documento de respaldo.

A folha de ponto é individual, ou seja, cada colaborador possui o seu próprio registro. Isso permite uma gestão mais precisa e facilita a identificação de eventuais irregularidades ou problemas relacionados à carga horária de trabalho. Portanto, dominar a elaboração da folha de ponto é fundamental para empresas e profissionais de recursos humanos.

No próximo tópico, abordaremos o que diz a lei sobre a folha de ponto, detalhando as obrigações legais e diretrizes a serem seguidas.

O que diz a lei sobre a folha de ponto?

A legislação trabalhista estabelece algumas diretrizes sobre a folha de ponto, tornando seu uso obrigatório para empresas que possuam mais de 20 funcionários. Essa obrigatoriedade está prevista no artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

De acordo com a CLT, as empresas são responsáveis por registrar as horas de entrada e saída dos colaboradores, seja por meio de um registro manual, mecânico ou eletrônico. Essa anotação tem o objetivo de comprovar o cumprimento dos horários de trabalho estabelecidos.

A utilização da folha de ponto é fundamental para garantir a transparência nas relações trabalhistas, evitando problemas futuros relacionados a horas extras, jornada de trabalho e até mesmo questões legais. Além disso, é uma forma de proteção tanto para os colaboradores, que têm seus direitos resguardados, quanto para as empresas, que podem comprovar o cumprimento das obrigações trabalhistas.

O que é o fechamento da folha de ponto?

O fechamento da folha de ponto é uma etapa crucial no processo de controle e registro da jornada de trabalho dos funcionários. Consiste em conferir e finalizar as informações registradas ao longo de um determinado período, geralmente mensalmente.

Esse processo tem como objetivo validar e consolidar os dados para a contabilização das horas trabalhadas e o cálculo dos direitos dos trabalhadores, como remuneração e horas extras.

No caso do fechamento manual da folha de ponto, o Departamento Pessoal precisa ter atenção especial, pois existem situações que podem afetar o cálculo, como a tolerância para atrasos na jornada. Conforme a Súmula nº 366 do Tribunal Superior do Trabalho (TST), a empresa deve considerar uma tolerância de até 5 minutos para atrasos no registro do ponto do funcionário.

Somente quando o tempo de trabalho for maior ou menor do que 10 minutos é que o atraso deve ser descontado da remuneração ou contabilizado como hora extra.

É importante ressaltar que, com a implementação do eSocial, as empresas devem realizar os acertos e correções de forma mais ágil, durante o mês corrente, e finalizar o fechamento no final do período. Isso exige uma maior organização e precisão no registro das informações ao longo do mês.

Qual a diferença entre a folha de ponto, o AFD e o AEJ?

A folha de ponto abrange todos os registros de jornada de trabalho, independentemente de serem feitos manualmente, eletronicamente ou por meio de dispositivos mecânicos. Ela é o documento que contém todas as informações relevantes, como entradas, saídas, faltas, atrasos e horas extras dos funcionários.

Por outro lado, o AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) são arquivos específicos gerados por sistemas de controle de ponto. O AFD foi estabelecido pela antiga Portaria 1510 e serve como comprovante dos registros de jornada realizados pelos colaboradores. Esse arquivo é gerado pelo REP (Registrador Eletrônico de Ponto) e seus dados não podem ser alterados posteriormente.

Já o AEJ foi introduzido pela Portaria 671 como substituto do ACJEF, previsto anteriormente na Portaria 1510. Ele é responsável por reunir todas as informações relacionadas à jornada dos colaboradores, sendo gerado pelo PTRP (Programa de Tratamento de Ponto). O AEJ tem o objetivo de consolidar e unificar os dados da jornada de trabalho.

Portanto, enquanto a folha de ponto é o documento que registra as informações sobre a jornada, o AFD e o AEJ são arquivos eletrônicos gerados por sistemas de controle de ponto, cada um com sua finalidade específica. No próximo tópico, abordaremos as principais informações que devem constar em uma folha de ponto para garantir seu correto uso e eficácia.

Principais informações para ter numa folha de ponto

Em relação às informações do funcionário, a folha de ponto deve incluir elementos que permitam sua identificação única, como nome completo, data de admissão, número do PIS, jornada de trabalho, área de atuação e cargo ocupado. Esses dados são fundamentais para diferenciar os colaboradores e realizar cálculos individuais.

Além disso, é necessário registrar informações do empregador, como o nome da empresa, razão social, CNPJ e endereço. Esses detalhes são essenciais para comprovar o vínculo trabalhista e identificar a empresa responsável.

No que diz respeito à jornada de trabalho, a folha de ponto deve conter os horários de entrada, saída, horas extras e demais dados relevantes. É importante detalhar a data e o dia da semana correspondentes a cada registro, facilitando a organização e o cálculo posterior.

A folha de ponto também deve disponibilizar espaços para observações e apontamentos. Essas áreas permitem justificar faltas, atrasos, trocas de escalas e outras situações excepcionais que possam ocorrer. Essas observações são importantes para manter um registro claro e completo da jornada de trabalho de cada funcionário.

O que saber antes de calcular a folha de ponto?

Antes de calcular a folha de ponto dos funcionários, é importante considerar algumas informações-chave. Esses detalhes ajudam a garantir a precisão dos cálculos e a conformidade com as regulamentações trabalhistas. Vamos abordar os principais pontos a serem observados: a jornada de trabalho, a hora de entrada, o horário de almoço e a hora de saída.

A jornada de trabalho é determinada de acordo com a legislação e pode variar para cada funcionário. Alguns trabalham 44 horas por semana, outros 40 horas e há ainda aqueles com carga horária de 30 horas. Também é necessário considerar o horário do trabalho, especialmente para colaboradores que trabalham à noite, quando se aplica o adicional noturno. Para calcular a folha de ponto adequadamente, é essencial conhecer as informações registradas no contrato de trabalho de cada funcionário e compará-las com os registros na folha de ponto.

A hora de entrada é o horário em que o funcionário marca o início de sua jornada de trabalho na folha de ponto. Essa informação é fundamental para o cálculo correto da folha de ponto. Dependendo do sistema de controle de ponto adotado pela empresa, esse horário pode ser acessado de diferentes formas.

O horário de almoço também requer atenção. A Reforma Trabalhista estabelece um tempo mínimo de 30 minutos para o intervalo intrajornada. Anteriormente, o período mínimo era de 1 hora, e o máximo, de 2 horas, para jornadas superiores a 6 horas diárias.

Com a mudança trazida pela reforma, o tempo restante necessário para completar 1 hora de intervalo pode ser descontado no final da jornada, sem prejuízo na remuneração. Por exemplo, se um funcionário tem uma jornada diária de 8 horas e registra a entrada às 9h, o horário de saída para o almoço pode ser às 12h, retornando às 12h30.

Nesse caso, o fim da jornada pode ser registrado às 17h30, sem prejuízo na remuneração. Se o funcionário trabalhar além desse horário, será considerado hora extra.

O horário de saída também deve ser registrado na folha de ponto, levando em consideração se houve trabalho noturno. Qualquer colaborador que trabalhe entre as 22h e as 5h tem direito a receber adicional noturno.

Essas informações são essenciais para que o Departamento Pessoal possa realizar os cálculos da folha de ponto com precisão. No próximo tópico, abordaremos o passo a passo para efetuar o cálculo da folha de ponto de forma correta e eficiente.

Quais são os modelos de folhas de ponto?

Existem diferentes modelos de folhas de ponto utilizados pelas empresas. Cada um deles apresenta características específicas em termos de registro e controle da jornada de trabalho. Vamos conhecer os principais modelos:

Folha de ponto manual:

Este é o modelo tradicional em que o colaborador registra seus pontos de entrada e saída de forma manual, em um caderno ou folha. Apesar de sua simplicidade, esse método apresenta desafios relacionados à transparência e veracidade dos dados anotados.

Há possibilidades de fraudes, e a empresa precisa confiar nas informações registradas pelo funcionário, sem ter meios de comprovar sua veracidade. Além disso, erros, rasuras e até mesmo a prática de “buddy punching”, em que um funcionário marca o ponto para um colega ausente, são riscos associados a esse modelo.

Folha de ponto mecânica:

Conhecida como folha cartográfica, esse modelo envolve o uso de um cartão individual para cada funcionário. O colaborador deve aproximá-lo de uma máquina que registra suas entradas e saídas. De acordo com a legislação, o registro deve refletir a jornada real praticada pelo funcionário.

No entanto, esse modelo também está sujeito a fraudes, já que um colaborador pode utilizar o cartão de outro para registrar o ponto. Além disso, a infraestrutura e a manutenção necessárias para esse sistema são dispendiosas.

Planilha de folha de ponto:

Nesse modelo, a folha de ponto é elaborada em formato de planilha no Excel. O gestor é responsável por inserir manualmente os horários de entrada e saída de cada funcionário.

Em alguns casos, o próprio colaborador preenche os dados em uma folha ou arquivo de Excel, compartilhando-os posteriormente com o departamento pessoal, que precisa organizar as informações de cada um.

Esse processo manual acarreta falta de transparência, permitindo que tanto o funcionário quanto a empresa insiram ou alterem dados de forma incorreta. Além disso, a chance de erros nas anotações e cálculos é maior em comparação a sistemas automatizados.

Folha de ponto digital:

A folha de ponto digital é o modelo mais moderno e recomendado atualmente para a gestão da jornada de trabalho.

Os sistemas digitais fornecem informações em tempo real, possuem medidas antifraude, garantem a autenticidade das marcações e estão em conformidade com a CLT e a Portaria 671. A folha de ponto digital baseia-se em uma plataforma que centraliza os dados de registro e tratamento do ponto, agilizando o processo.

Além disso, por meio da tecnologia, os colaboradores podem registrar seus pontos de diversas maneiras, como reconhecimento facial, de voz, biometria, geolocalização, entre outras opções. O REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa) é uma das opções mais adequadas para esse modelo, oferecendo todas as facilidades previstas na folha de ponto digital.

Como calcular a folha de ponto manual?

Data	Entrada	Saída	Entrada	Saída	Saldo
10/05/2023	08:30	12:45	14:00	18:15	07:30
11/05/2023	09:15	12:30	13:30	17:45	06:30
12/05/2023	07:45	12:00	13:15	18:30	08:00
13/05/2023	09:00	12:15	14:30	17:45	06:30
14/05/2023	10:00	13:15	14:45	18:00	05:30

Nessa tabela, temos diferentes datas e horários de entrada e saída para cada dia da semana, além do saldo de horas.

Para calcular o saldo de horas trabalhadas em cada dia, siga estas etapas:

1. Subtraia o horário de entrada do horário de saída antes do intervalo para obter a quantidade de horas trabalhadas no período da manhã.
2. Subtraia o horário de entrada após o intervalo do horário de saída para obter a quantidade de horas trabalhadas no período da tarde.
3. Some as horas trabalhadas no período da manhã e no período da tarde para obter o saldo total de horas trabalhadas.

Lembre-se de que esses são apenas exemplos e os horários e datas devem ser adaptados de acordo com cada caso específico.

Como calcular a folha de ponto online?

Com a utilização da folha de ponto online, o processo de cálculo é facilitado e automatizado. Quando o colaborador registra o ponto, as informações são enviadas automaticamente para um sistema central, que armazena e organiza os dados, realizando os cálculos necessários para o controle diário da jornada de trabalho.

O sistema de folha de ponto online, permite até mesmo o registro sem conexão à internet. As informações ficam armazenadas no aparelho utilizado e são transmitidas quando houver conexão disponível.

Com o uso desse sistema, todos os cálculos são feitos de forma automática e em tempo real. A equipe de RH só precisa gerar relatórios e sincronizar as informações com o sistema de folha de pagamento. Dessa forma, os profissionais de RH podem se dedicar a outras atividades importantes do setor, com a garantia de que os cálculos foram realizados corretamente.

A folha de ponto online traz agilidade, precisão e reduz o trabalho manual, tornando o processo mais eficiente e confiável para a empresa e seus colaboradores.

Conclusão

A folha de ponto é uma ferramenta essencial para o registro e controle da jornada de trabalho dos colaboradores, garantindo o cumprimento das leis trabalhistas e a correta remuneração dos funcionários.

Ao analisar os diferentes métodos de cálculo, é possível perceber que a folha de ponto manual demanda tempo e atenção, uma vez que os cálculos precisam ser realizados diariamente para cada colaborador. Essa é uma das principais desvantagens dessa abordagem, além da possibilidade de erros e do trabalho extra envolvido.

Por outro lado, a folha de ponto online, como as oferecidas pela WOBA, traz uma série de benefícios significativos. Com o uso de tecnologias modernas, é possível realizar o registro do ponto de forma automatizada, seja por meio de biometria ou outros métodos de identificação. Essas soluções armazenam e organizam os dados de forma centralizada, facilitando os cálculos e proporcionando um controle mais preciso da jornada de trabalho.

Além disso, a WOBA oferece uma oportunidade única para experimentar um escritório flexível com seu programa de 30 dias grátis. Ao se inscrever, você tem acesso a créditos para utilizar em coworkings e salas de reunião, permitindo que você e sua equipe desfrutem de ambientes de trabalho adaptáveis, confortáveis e adequados às necessidades da empresa.

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