Espaço de trabalho colaborativo: confira 15 vantagens

O espaço de trabalho colaborativo traz diversos benefícios para seus frequentadores. Dentre eles estão o aumento da produtividade, flexibilização da rotina e corte de gastos. Descubra mais detalhes sobre o assunto no texto a seguir.

A forma como as pessoas encaram o trabalho vem mudando ao longo dos anos. E essa mudança acontece para melhor. Afinal, passamos muitos dias executando atividades profissionais. Por que não deveríamos gostar do que fazemos nessas horas? Nesse contexto, o espaço de trabalho colaborativo se tornou a alternativa ideal para os escritórios.

Esses ambientes proporcionam uma flexibilidade que gera satisfação e, além disso, mais produtividade. Eles também fomentam a colaboração entre profissionais dentro e fora da empresa, o que traz várias oportunidades e muito mais.

Quer saber quais são os 15 principais benefícios de um espaço de trabalho colaborativo? Se sim, continue a leitura!

O que é o espaço de trabalho colaborativo

O espaço de trabalho colaborativo também é conhecido como escritórios compartilhados, escritórios flexíveis ou espaços de coworking. De toda forma, são locais que reúnem profissionais e empresas em um ambiente único que proporciona o networking e a troca de experiências.

De modo geral, ele funciona da seguinte maneira: um empreendedor monta toda a estrutura de escritório com salas, mesas, cadeiras, banheiros, copa e o que mais achar necessário. No entanto, esse espaço será disponibilizado para outros profissionais e empresas, que desfrutarão do local e de todos os recursos oferecidos.

Dessa forma, diversas organizações, empreendedores e autônomos têm acesso a uma estrutura de escritório com padrão premium e custos bem mais baixos em relação aos escritórios tradicionais. Dentro desses espaços ainda há a opção de optar por mesas compartilhadas, escritórios privativos, contratar salas de reunião ou ainda frequentar os eventos oferecidos no local.

Ou seja, um espaço de trabalho colaborativo serve para todos os tipos e portes de empresas. Além disso, pode ser utilizado ocasionalmente ou com frequência — depende da demanda dos seus colaboradores.

De toda forma, existem alternativas para pagar somente conforme o uso. Isso ajuda na redução de custos operacionais com a manutenção do máximo de produtividade.

Nesse sentido, você pode estar se perguntando: o que é trabalho colaborativo? Esse tipo de atuação tem foco na realização de atividades em equipe — e o coworking também ajuda nesse propósito.

Isso porque os membros da sua equipe podem se encontrar para trabalhar juntos. Além disso, também podem conversar com profissionais de outras empresas, o que ajuda a ter novas ideias.

As vantagens de um espaço de trabalho colaborativo

Agora que você entendeu melhor o que são esses espaços e como eles funcionam, confira abaixo as principais vantagens que uma empresa ou profissional pode ter ao migrar para um espaço de trabalho colaborativo:

1. Economia de gastos

Você já parou para fazer as contas de quanto custa manter um escritório? Considere todos os gastos com aluguel, IPTU, contas de luz, água e internet, por exemplo. E esses são só os gastos fixos.

Sempre aparece algum vazamento ou manutenção inesperada para fazer, não é mesmo? Manter tudo em ordem e bem conservado, definitivamente, não é barato.

Contudo, quando você opta por migrar para um espaço de escritórios compartilhados, esses gastos deixam de existir. Isso porque as pessoas que são especialistas em logística (os donos dos coworkings) ficam responsáveis por tudo isso.

Então, tudo que você precisa pagar é a mensalidade, que sai significativamente mais barata do que a soma de todos os custos de um escritório convencional.

No vídeo abaixo, o Engenheiro de Facilities do Banco Inter, Pedro Quadros, fala como a instituição conquistou uma economia de 1 milhão de reais no primeiro ano de parceria com o Woba, usando os coworkings.

2. Otimização dos processos

Além da economia de recursos financeiros, migrar para um espaço de trabalho colaborativo também gera uma otimização nos processos internos. Isso acontece porque o profissional deixa de se preocupar em organizar todas contas, priorizar a lista de gastos com estrutura e manejar a manutenção da estrutura física.

Agora, ele foca as atividades relacionadas ao core business da organização. Ou seja, muitas contas e contratos se transformam em apenas um.

3. Novas oportunidades de negócios

Os ambientes de escritórios compartilhados oferecem inúmeras oportunidades para você conhecer novas pessoas e criar uma rede de contatos. Essas relações podem ser profissionais ou não.

Então, aproveite as áreas de descanso, lounges, cozinhas compartilhadas e rooftops dos coworkings para iniciar conversas com outros coworkers. Uma dessas interações pode levar a uma nova parceria ou à conquista de um novo cliente, ou ainda trazer um investidor para o seu negócio.

 

4. Localização privilegiada

Por terem muitos residentes, uma grande estrutura e contratos mais longos de locação do espaço, os escritórios compartilhados conseguem uma ótima negociação de preço do aluguel em localizações privilegiadas. Além disso, em algumas situações, os donos dos coworkings também são os proprietários do imóvel.

Assim, você pode ter um escritório no melhor lugar da cidade e pagar bem menos por isso. Em São Paulo, por exemplo, não seria viável para algumas empresas ter uma sala na Vila Olímpia se não fosse pelo espaço de escritório colaborativo.

5. Variedade de serviços no espaço de trabalho colaborativo

Os coworkings oferecem uma infinidade de serviços aos seus clientes. Desde o recebimento de correspondências e impressão de documentos até a disponibilização de day care para crianças durante o horário comercial. Além disso, todos os serviços tradicionais de um escritório também estão disponíveis nos locais.

Nos espaços de escritórios compartilhados, você tem diversas opções de ambientes, também. A começar pelos espaços de trabalho, que podem ser divididos em mesas compartilhadas e individuais, escritórios privativos, salas de reunião e cabines de call. Além deles, há os lounges e salas de descanso, cozinhas compartilhadas, bibliotecas, varandas e muito mais.

6. Participação em eventos

Em espaços de escritórios flexíveis sempre são realizados eventos de todos tipos. As empresas residentes ou o próprio coworking promovem encontros, palestras e workshops para gerar interação entre os frequentadores.

Convidados externos também podem participar de tais eventos, o que contribui para um crescimento ainda mais exponencial da comunidade do espaço. Essa é uma ótima oportunidade para trocar experiências, fazer networking, aprender, ensinar e conviver com pessoas diversas.

7. Amenidades para você e seus clientes

Você precisa receber um cliente importante e quer passar uma boa impressão? Não se preocupe, a equipe do espaço de trabalho colaborativo se certificará de que tudo ocorra da melhor forma possível. Para isso, basta informar as suas necessidades com antecedência, porque, assim, é possível providenciar (quase) tudo.

O concierge do escritório está à sua disposição para programar coffee breaks e outras atividades dentro do coworking. Além disso, é possível oferecer brindes ou serviços específicos no local, e o gerente de comunidade fará a conexão entre você e os fornecedores.

8. Times remotos se sentem acolhidos

Uma empresa com colaboradores espalhados por várias cidades nem sempre tem grandes equipes em todos esses locais. Por isso, pode ser que certos times se sintam mais solitários ou deixados de lado quando precisam trabalhar de casa — ou sozinhos em uma sala.

Nos escritórios compartilhados, esse problema é resolvido. Isso porque, mesmo que uma pessoa vá trabalhar sozinha, ela tem o convívio social proporcionado pelo espaço.

Além disso, uma equipe remota de uma mesma empresa tem a oportunidade de trabalhar do mesmo local, desde que estejam na mesma cidade, criando laços ainda mais fortes.

9. Estímulo à criatividade

Em um espaço de trabalho colaborativo há profissionais e empresas de todos os ramos de atuação que você imaginar. Desde startups de tecnologia até escritórios de advocacia ou contabilidade. Empreendedores e profissionais autônomos também circulam pelas áreas comuns constantemente, conferindo ao local o tradicional dinamismo dos coworkings.

Com tanta diversidade, é impossível não se inspirar. Novas ideias surgem a todo instante e a criatividade flui de forma natural para os coworkers. Além disso, a própria decoração e disposição dos espaços é pensada para estimular o pensamento criativo, de acordo com técnicas já comprovadas por estudos científicos.

10. Aumento da produtividade

Como mostramos neste post, um artigo publicado pela Harvard Business Review (que teve como base um estudo dos pesquisadores Prithwiraj Raj Choudhury, Cirrus Foroughi e Barbara Larson) demonstrou que trabalhar de qualquer lugar do mundo é mais produtivo do que fazer home office.

Um dos principais motivos é que ter um espaço destinado especificamente ao trabalho aumenta o foco e concentração. Enquanto isso, a rotina flexível proporcionada pelos coworkings é mais benéfica para o profissional do que a rigidez do escritório tradicional.

Também já foi comprovado que o nível de satisfação está ligado à produtividade do colaborador. É o equilíbrio perfeito.

11. Facilidade para crescer

Se a sua empresa está em fase de crescimento, muito provavelmente a sua equipe também aumenta a cada dia. Agora imagine ter que trocar de escritório todo mês? Ou locar um espaço bem maior do que você precisa só para “se prevenir” para o futuro?

Optando por posições em escritórios compartilhados, isso está longe de ser um problema. Por isso, sua equipe pode crescer o quanto for necessário e você não precisará se preocupar com a logística de escritórios.

12. Possibilidade de personalização

Se uma empresa com 30 pessoas ou mais está procurando um escritório para chamar de seu, os espaços de trabalho colaborativos também oferecem essa opção. Isso porque é possível recorrer à função built to suit. 

Nesse modelo, coworking e cliente trabalham em conjunto para montar o escritório privativo ideal. Assim, é possível ter um local personalizado de acordo com as suas necessidades e as da sua equipe.

13. Rapidez para acompanhar o ritmo de negócios

Em uma empresa, a necessidade de ser escalável é constante. Porém, com uma estrutura física tradicional, é normal ficar com uma ampla área desocupada. O problema é que você continuará pagando por ela.

Com os espaços de trabalho colaborativos, é possível aumentar e diminuir o ambiente ocupado com agilidade. Isso porque os contratos não são longos nem inflexíveis. Ou seja, você tem facilidade de fazer o que for necessário para acompanhar o ritmo da sua empresa.

14. Ausência de burocracia

Se você já alugou um escritório tradicional, sabe que precisa entregar e preencher vários documentos, pagar valores antecipados (em alguns casos) e até fazer reformas. Com os coworkings, nada disso é preciso.

Aliás, você nem precisa de móveis e equipamentos. Tudo já está disponível no espaço de trabalho. Sua equipe apenas deverá levar os itens de uso pessoal, sem se preocupar com as mudanças e as configurações necessárias ao ambiente.

15. Otimização constante

Os processos, os produtos e os serviços são otimizados de maneira constate nos coworkings. A própria troca entre profissionais traz ideias de melhorias para sua empresa e ajuda a se tornar conhecida.

Além disso, a sua equipe acaba se engajando com a comunidade. Isso faz a relevância da sua marca aumentar, porque ela começa a se fortalecer perante o público.

Portanto, estar em um espaço de trabalho colaborativo é essencial para conquistar bons resultados. Sem contar que você também consegue reduzir custos e obter vantagem competitiva devido ao aumento da produtividade, da criatividade e mais.

Nesse sentido, vale a pena conhecer a solução de assinaturas do Woba, o OfficePass. Com apenas uma mensalidade, sua equipe pode acessar mais de 1.500 coworkings em mais de 200 cidades no Brasil.

Assim, você tem várias opções de espaço de trabalho colaborativo tanto em capitais quanto em cidades do interior. Ou seja, são muito mais alternativas para sua empresa aproveitar os benefícios.