Escritórios flexíveis e expansão corporativa sustentável: o papel estratégico do Facilities nessa jornada

Com a crescente demanda por agilidade e escalabilidade no workspace e uma ênfase renovada em operações eficientes, as empresas estão redefinindo como configuram seus espaços de trabalho e planejam seu crescimento. Neste contexto, os escritórios flexíveis representam uma solução inovadora e estratégica para a expansão corporativa sustentável. 

Neste artigo, será explorado como o Facilities Management (FM) emerge como um pilar central, facilitando não só a adaptação a novos modelos de trabalho, mas também contribuindo para que a transição do escritório tradicional para o coworking fomente os objetivos de continuidade da empresa.

Continue lendo para descobrir como o gerenciamento tático de facilities pode transformar os espaços de trabalho compartilhados em ecossistemas dinâmicos que apoiam a inovação, a eficiência e, acima de tudo, a sustentabilidade corporativa!

Como os escritórios flexíveis impulsionam o crescimento das empresas

Escritórios em coworkings oferecem uma solução estratégica para a expansão corporativa sustentável ao proporcionar flexibilidade e agilidade na alocação de espaços, sem a necessidade de investimentos pesados em infraestrutura.

Comparado com os elevados custos de aluguel de um escritório tradicional — além dos compromissos de longo prazo — os escritórios flexíveis permitem que as empresas ajustem rapidamente seus espaços de trabalho em função da demanda, sem custos adicionais ou penalidades severas.

Apesar da adoção do modelo de trabalho híbrido por 84% das empresas — segundo a pesquisa sobre o panorama de facilities realizada pela Woba — existe um movimento de volta ao presencial nos 5 dias da semana. E os escritórios flexíveis permitem minimizar custos operacionais e ampliar a presença corporativa conforme esta tendência.

Portanto, a utilização de coworkings não só apoia o crescimento veloz das empresas, mas também contribui para uma expansão mais consistente ao evitar áreas ociosas e liberar capital que pode ser redirecionado para iniciativas de crescimento.

O papel estratégico do Facilities na expansão corporativa sustentável

Embora os escritórios flexíveis ofereçam inúmeros benefícios para a estratégia de real estate corporativo, economia e produtividade dos negócios, é essencial que as empresas adotem uma abordagem estratégica para maximizar o potencial dos espaços de trabalho compartilhados.

Saiba mais sobre as vantagens dos coworkings em “Por que grandes empresas investem em escritórios flexíveis?”.

Neste contexto, o facilities — ou a gestão de instalações — desempenha um papel crucial por proporcionar:

1. Otimização do uso do espaço

Uma das principais responsabilidades do facilities é permitir que o escritório compartilhado seja utilizado de maneira eficiente e produtiva; o que envolve a criação de layouts funcionais, a alocação adequada de recursos e a implementação de políticas e procedimentos que promovam a colaboração e a privacidade quando necessário.

2. Gestão eficiente de serviços e recursos

Os escritórios em coworkings oferecem uma variedade de serviços e recursos, como recepção, limpeza, manutenção, equipamentos ergonômicos, estacionamento e muiot mais. O FM é responsável por gerenciá-los de forma eficaz para que atendam às necessidades das empresas e contribuam para uma experiência de trabalho excepcional.

3. Promoção da eco-sustentabilidade

A eco-sustentabilidade é um aspecto fundamental na gestão de instalações modernas. O facilities desempenha um papel crucial na implementação de práticas ecológicas, como:

• redução do consumo de energia;
• gestão eficiente de resíduos;
• promoção de iniciativas de reciclagem.

As medidas apresentadas não apenas contribuem para a preservação do meio ambiente, mas também podem resultar em economia de custos para os negócios.

4. Gestão de riscos e segurança

A segurança e a conformidade são prioridades essenciais em qualquer workspace. O FM é responsável por assegurar que os espaços de trabalho compartilhados estejam em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis, implementando medidas de segurança adequadas e gerenciando riscos potenciais, como incêndios e acidentes.

5. Redução de custos operacionais

Um dos principais benefícios dos escritórios flexíveis é a economia com infraestrutura e manutenção. O gerenciamento tático de facilities pode otimizar a alocação de recursos e reduzir desperdícios. Além disso, ao centralizar serviços como limpeza e segurança, por exemplo, todas as operações do escritório funcionam de maneira integrada e sem interrupções.

Em suma, o sucesso da expansão corporativa depende não apenas da escolha do espaço ideal, mas também de uma gestão eficiente das instalações para as empresas aproveitarem ao máximo os benefícios dos seus workspaces.

Descubra as áreas essenciais de um escritório flexível

Um escritório flexível é projetado para atender às diversas necessidades das empresas modernas, oferecendo ambientes que promovem tanto a produtividade quanto a colaboração.

Sendo assim, é essencial entender as áreas que compõem o workspace e como cada uma delas pode ser utilizada para otimizar o desempenho da sua equipe. Confira:

• escritórios privativos: ideal para empresas que precisam de um espaço exclusivo para suas operações;
• espaços compartilhados: áreas como lounges e cafés são perfeitas para promover a interação entre diferentes equipes e profissionais;
• salas de descanso: proporcionam um ambiente confortável onde os colaboradores podem relaxar e recarregar as energias;
• estações de trabalho compartilhadas: oferecem espaços de trabalho dinâmicos, ergonômicos e altamente tecnológicos;
• áreas de convivência: promovem a interação social e o networking por meio ambientes propícios para o estabelecimento de conexões e a troca de ideias;
• salas de reunião: salas de reunião em coworkings são essenciais para encontros com clientes, sessões de brainstorming ou apresentações;
• espaços para eventos corporativos: permitem que as empresas realizem eventos de grande impacto (palestras, workshops e etc.) sem precisar sair do coworking.

Ao combinar privacidade, tecnologia e espaços colaborativos, os escritórios flexíveis criam um ecossistema estratégico para empresas que buscam adaptabilidade e otimização de recursos.

Como o facilities contribui para a administração dos espaços de coworking

A gestão de facilities desempenha um papel crucial na administração dos escritórios em coworking, permitindo que a operação diária seja eficiente e também que os ambientes estejam preparados para atender às necessidades das empresas que os utilizam.

Por meio da integração de tecnologias avançadas a administração, o FM permite monitorar e controlar de forma mais precisa os recursos disponíveis, desde o agendamento de salas de reunião até a manutenção preventiva de equipamentos. 

Com uma abordagem proativa, o facilities antecipa problemas e implementa soluções antes que possam impactar negativamente a experiência dos colaboradores e o desempenho das empresas nas salas de coworking.

O futuro da expansão corporativa para um crescimento sustentável

Dado que apenas 12% das empresas optam por concentrar a sua estratégia de real estate em apenas 1 escritório, enquanto as demais distribuem sua operação em escritórios satélites, é crucial o suporte de uma gestão estratégica de facilities para o crescimento sustentável do negócio.

Com uma abordagem focada em sustentabilidade e flexibilidade, as empresas podem não apenas reduzir custos, mas também fortalecer sua presença em múltiplas localidades, preparando-se para um futuro corporativo mais dinâmico.

Aprofunde-se no tema lendo a 1º edição do panorama de facilities com as principais tendências do mercado, uma pesquisa exclusiva e detalhada realizada pela Woba com as maiores empresas do Brasil! Não deixe de conferir.