Escritório flexível: saiba por que sua empresa deveria aderir

No futuro do trabalho, as pessoas não trabalharão só no home office, ou seja, elas não ficarão presas a um espaço. O escritório flexível é a chave para uma realidade que não para de crescer.

Você sabe o que é um escritório flexível? Trata-se de um modelo que se expande rapidamente, especialmente por causa da pandemia, e a tendência é que esse crescimento seja ainda mais intenso, tendo em vista que ele representa o futuro do trabalho.

Os escritórios flexíveis são aqueles utilizados de acordo com a necessidade das pessoas e das empresas. Na cultura do anywhere office (o trabalho em qualquer lugar), que ganha cada vez mais adeptos, os funcionários podem trabalhar quando e onde quiserem.

Isso quer dizer que o trabalho pode ser realizado em home office e também em espaços públicos de livre acesso, como bibliotecas e cafeterias. Porém, há situações em que ir até o escritório é necessário e entre as opções destacam-se os tradicionais e os coworkings.

É o caso de quando você precisa receber um cliente importante para uma reunião ou está em um local sem a infraestrutura necessária para trabalhar, por exemplo. Em situações assim é que entra o escritório flexível. Neste texto falamos o porquê disso. Confira!

Razões que colocam o escritório flexível como peça-chave para o futuro do trabalho

Não é exagero dizer que o escritório flexível é a peça-chave para o futuro do trabalho. Existem diversas razões para isso e a seguir explicamos por que estamos dizendo isso.

O escritório flexível promove a colaboração de grandes ideias

De acordo com um estudo desenvolvido pela Ginger, uma plataforma de serviços para a saúde mental, cerca de 70% dos funcionários são menos produtivos quando estão trabalhando em casa.

Esse estudo e as percepções das empresas, em geral, estão descobrindo que uma força de trabalho totalmente remota não é uma medida sustentável para as organizações. Porém, trabalhar somente na sede da empresa, há tempos, deixou de ser uma necessidade.

A conclusão que se chega com tudo isso é que os escritórios devem continuar existindo no futuro, mas não da maneira tradicional. Cada vez mais as empresas deixarão de ocupar imóveis inteiros para alugar espaços em coworkings, por exemplo.

A ideia é que se explore ao máximo a cultura do anywhere office, com os colaboradores trabalhando em casa ou em qualquer local que desejarem em determinados momentos. 

Porém, em alguns dias da  semana, o uso de um escritório flexível é recomendado para fomentar o desenvolvimento de ideias e a colaboração, que servem como base para o fortalecimento da cultura organizacional. Além disso, o convívio com os colegas também faz com que os funcionários criem e/ou reforcem um sentimento de pertencer à companhia.

As empresas precisam ter elasticidade em suas estruturas

À medida que as empresas adotam um modelo de trabalho remoto, precisam de menos espaço para as suas sedes. Já se foi o tempo em que os funcionários apareciam no escritório apenas porque eram obrigados a bater cartão.

Agora, com o escritório flexível, o comparecimento à sede da empresa acontece somente quando é necessário. Isso é muito benéfico para as companhias, que percebem muita redução de custos.

Até pouco tempo atrás, era comum vermos empresas alugando imóveis inteiros e fazendo longos contratos, de cinco ou até 10 anos. Agora, tomar uma atitude como essa pode ser bem arriscado.

É muito mais vantajoso deixar de arrendar todo um imóvel e adquirir uma assinatura que permite o acesso a mais de 1.000 escritórios (vídeo abaixo), que você só paga quando utilizar. Desse modo, os colaboradores podem trabalhar em diversos escritórios compartilhados, nas melhores áreas das grandes cidades e centros.

Além disso, o escritório flexível, como o próprio nome sugere, também proporciona uma maior elasticidade, para os momentos em que é preciso aumentar ou reduzir as equipes.

Imagine, por exemplo, uma empresa com cinco funcionários, que aluga uma pequena sala em um prédio comercial. Se em um ano essa companhia crescer muito e tiver que contratar mais três ou quatro pessoas para trabalhar, pode ser que o seu escritório atual não comporte a demanda.

Dessa forma, será necessário buscar um novo imóvel para alugar, além de fazer mudanças, que desperdiçam tempo com planejamento de logística e dinheiro para a execução. Isso sem contar as possíveis quebras de contrato com os locadores, que podem gerar multas altíssimas.

Quando se usa um escritório flexível, esse problema deixa de ocorrer. No caso da empresa crescer, basta solicitar mais lugares no coworking e abrigar todo o time, por exemplo.

Os escritórios flexíveis são uma excelente maneira de suprir as demandas criadas pela Covid-19

Que a pandemia da Covid-19 mudou a nossa forma de viver a vida, não é nenhuma novidade, não é mesmo? Entre as diversas mudanças em nossas rotinas, a principal delas, para muitas pessoas, foi a adoção do home office.

Muitas prefeituras e estados determinaram isolamento social total ou parcial, de modo que as empresas tiveram que fechar os escritórios e solicitar aos funcionários que trabalhem de forma remota.

Para muitos trabalhadores, essa mudança teve um saldo bem positivo. Isso é o que demonstra um estudo publicado pelas universidades de Cardiff e Southampton. De acordo com a pesquisa, nove em cada dez pessoas que trabalharam em casa na pandemia, gostariam que isso continuasse acontecendo de alguma forma.

Ao mesmo passo, os colaboradores também apontaram algumas queixas, como a falta de uma interação cara a cara com os colegas de trabalho. Questões como essas podem ser solucionadas se a empresa adotar um regime de trabalho remoto.

Os espaços flexíveis garantem um ambiente em que os trabalhadores têm mais liberdade para se mover, personalizar o espaço e aproveitar ao máximo todas as instalações, em vez de ficarem sempre presos no mesmo lugar.

Conclusão: o escritório flexível tende a deixar as pessoas mais felizes no trabalho

Em suma, ao optar pelo escritório flexível, é bem provável que as empresas tenham colaboradores mais satisfeitos com os seus empregos, o que resulta em um melhor desempenho do trabalhO.

Trabalhar apenas em casa não é o futuro dos funcionários das empresas, tampouco ficar preso a um único espaço físico. O escritório flexível é a chave da modernização dos negócios e a sua companhia não pode ficar de fora disso.

Continue se informando sobre o assunto em nosso artigo que explica o porquê da flexibilidade do espaço de trabalho ser essencial para as empresas em rápido crescimento.

---

Texto de Lucas Flores – Relações Públicas, Mestre em Letras, Cultura e Regionalidade e Produtor de Conteúdo para web.