Como deixar de ter reuniões improdutivas e desconfortáveis

 

As reuniões, sejam elas presenciais ou realizadas de forma remota, são uma ferramenta importante para qualquer negócio. Afinal, elas possibilitam que os objetivos sejam alinhados e que todos estejam na mesma sintonia. No entanto, elas devem ser pensadas para beneficiar todos envolvidos, pois ninguém gosta de reuniões improdutivas, certo?

Além de serem uma perda de tempo, os encontros inúteis geram desperdício de recursos da empresa. Eles também fazem com que os colaboradores e gestores sintam-se frustrados e insatisfeitos. Tudo isso impacta tanto na produtividade quanto no bem estar dos funcionários. Isso, consequentemente, traz prejuízos para a empresa também.

Então, você quer saber como sair desse círculo de reuniões improdutivas e começar a ter encontros mais eficientes? Se sim, confira o texto abaixo!

Estabeleça um limite de tempo

Segundo um artigo publicado pela Harvard Business Review, as reuniões aumentaram em duração e frequência nos últimos 50 anos. Enquanto nos anos 1960 os executivos passavam menos de 10 horas por semana nesses encontros, hoje a quantidade chega a 23 horas semanais. E isso nem inclui todas reuniões improvisadas, que não constam na programação.

É como se as pessoas passassem um dia inteiro da semana apenas fazendo reuniões. Certamente, esses encontros da equipe são essenciais para permitir a colaboração, a criatividade e a inovação. Além disso, eles geralmente fomentam relacionamentos e garantem a troca adequada de informações. Porém, é necessário saber até que ponto essas horas estão realmente sendo produtivas e trazendo o retorno esperado.

Por isso, para evitar reuniões improdutivas, uma ótima estratégia é estabelecer um limite de tempo. Assim, você evita “enrolações” e otimiza o tempo de todos que estão ali. Sabendo que precisam resolver todos assuntos até determinado horário, os integrantes serão mais claros, concisos e objetivos. Dessa forma, todo mundo sai ganhando.

Utilize uma ferramenta para otimizar a agenda

Ao longo do dia de trabalho, quando são feitas muitas interrupções, a produtividade é prejudicada significativamente. Isso porque perdemos o nosso estado de concentração e demoramos para retornar ao ponto que havíamos parado. Ficar com o dia “picado” é realmente improdutivo e muito frustrante para os colaboradores de uma empresa.

Como conseqüência, as pessoas tendem a ir trabalhar mais cedo, ficar até mais tarde ou usar os fins de semana para conseguir tempo de concentração. Isso, além de trazer insatisfação para o funcionário, também é uma forma de má utilização dos recursos da empresa. Afinal, o profissional está fazendo horas-extra que não precisaria fazer caso tivesse uma rotina mais produtiva.

Para evitar que isso aconteça, o ideal é que as reuniões sejam concentradas em um mesmo período do dia. E já existem ferramentas que fazem essa otimização de horários de forma automatizada. Um deles é o Clockwise (imagem acima), um aplicativo compatível com a agenda do Google que reorganiza seus encontros de acordo com o que for melhor para o time.

Funciona assim: você, primeiramente, estabelece seu horário de trabalho. Suponhamos que seja de 10h às 19h, com pausa para o almoço de 13h às 14h. O Clockwise entende que você tem “tempo de concentração” de 10h às 13h e de 14h às 19h.

Para otimizar esse tempo, ele reorganiza as reuniões de forma inteligente, levando em consideração os horários de todos integrantes do time e os demais compromissos que já estiverem agendados. Você pode, também, bloquear sua agenda durante um certo período caso não queira fazer reuniões nesse espaço de tempo.

Tenha um ritual de descontração

Reuniões representam momentos de tensão para alguns (ou muitos) profissionais. Dependendo do assunto abordado, principalmente quando se trata de metas e resultados, o desconforto que antecede a conversa principal pode ser bem grande. Por isso, alguns minutos de descontração são muito bem vindos.

Antes de começar a reunião propriamente dita, promova um breve momento de relaxamento e expansão. Cinco minutos de respiração profunda são suficientes para que o cérebro entre em um estado de mais tranquilidade, por exemplo. Estimular pequenas conversas também pode ser uma boa opção.

Mas, melhor ainda, é colocar uma música e dançar. Sim, isso mesmo. Pode parecer estranho, mas alguns estudos já mostraram que, quando uma equipe coloca uma música e dança por alguns minutos em uma reunião remota, todos entram na mesma sintonia e logo estão prontos para começar o “assunto sério”. E isso também diminui as chances da tensão tornar as reuniões improdutivas.

Utilize a infraestrutura correta

Lugares bagunçados e desconfortáveis são péssimos para a concentração. Durante todo tempo que uma pessoa está em uma cadeira ruim ela fica se mexendo e sentindo que tem algo errado, por exemplo. E isso é um dos fatores que contribui para tornar uma reunião improdutiva. Por isso, é imprescindível se atentar à qualidade do local onde o encontro será realizado.

Contudo, no contexto atual, grande parte dos profissionais, empreendedores e até grandes empresas estão optando por reduzir (ou abandonar totalmente) a estrutura de um grande escritório próprio. E é aí que entram as salas de reunião em escritórios compartilhados. Elas são a solução perfeita para quem quer uma infraestrutura de ponta sem perder a flexibilidade e a praticidade dos espaços de coworking.

Em uma dessas salas de reunião a equipe tem a privacidade e o silêncio que precisa, assim como todos equipamentos necessários. Se parte do time trabalha de forma remota, por exemplo, é fácil realizar videoconferências. Além disso, como o local foi pensado exatamente para esse propósito, as cadeiras e mesas são confortáveis e facilmente adaptáveis às necessidades da equipe.

Conclusão

Para ter uma visão mais clara de como as reuniões estão afetando seu grupo, use pesquisas ou entrevistas para coletar dados e impressões de cada indivíduo. Isso ajudará a avaliar o que está indo bem e o que pode ser melhorado nos processos internos. Essa deve ser uma discussão aberta e sem julgamentos, com espaço para feedback mútuo.

E já que agora você sabe quais são as boas práticas para ter reuniões produtivas, basta agendar a sua sala de reunião e começar a colher os bons resultados.