O que é o fechamento de folha de ponto?

O fechamento de folha de ponto é o processo pelo qual as empresas consolidam e encerram as informações registradas no controle de jornada dos funcionários durante um determinado período, geralmente mensal.

Esse procedimento envolve a análise e o cálculo das horas trabalhadas, faltas, horas extras, atrasos e demais informações relevantes para o correto pagamento dos salários e a conformidade com as obrigações trabalhistas. O fechamento de folha de ponto é fundamental para garantir a transparência, a precisão e a legalidade dos registros de jornada dos colaboradores.

O que diz a legislação sobre a folha de ponto?

A legislação trabalhista brasileira, especialmente a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), estabelece as diretrizes e os requisitos para o controle de ponto e o fechamento da folha de ponto.

Segundo a CLT, é obrigatória a adoção do controle de ponto por empresas com 20 ou mais colaboradores, sendo facultativo para empresas com menos de 20 funcionários.

No entanto, mesmo para as empresas que não são legalmente obrigadas a utilizar o controle de ponto, é recomendável implementá-lo, pois facilita a gestão da jornada de trabalho e permite o pagamento adequado das horas extras.

A CLT também define que o fechamento da folha de ponto deve considerar os registros de entrada, saída, intervalos, horas extras e outras informações relevantes, de acordo com as particularidades de cada empresa e as normas coletivas aplicáveis.

Quais os principais modelos de fechamento de folha de ponto?

modelos de fechamento de folha de ponto que podem ser adotados pelas empresas, variando de acordo com o porte, as necessidades e as tecnologias disponíveis. Alguns dos principais modelos são:

• Folha de ponto manual: Nesse modelo, os funcionários registram sua entrada e saída em um livro ou planilha física, que é posteriormente analisado e calculado pelo setor de recursos humanos.
• Folha de ponto eletrônica: Utilizando sistemas eletrônicos, os funcionários registram sua jornada de trabalho, geralmente por meio de cartões de ponto ou dispositivos biométricos. Os registros são armazenados em um sistema que automatiza o cálculo das horas trabalhadas.
• Ponto por aplicativo: Com o avanço da tecnologia, surgiram aplicativos para smartphones que permitem o registro da jornada de trabalho de forma prática e móvel. Os funcionários podem utilizar o aplicativo para registrar seus horários de entrada e saída, e os dados são enviados diretamente para o sistema de fechamento de folha de ponto.
• Ponto por reconhecimento facial: Essa tecnologia utiliza câmeras e algoritmos de reconhecimento facial para identificar os colaboradores no momento do registro de ponto. Com isso, é possível garantir maior precisão e segurança nos registros de jornada.

O que é necessário para realizar o fechamento de folha de ponto?

Para realizar o fechamento de folha de ponto de forma adequada, alguns elementos são necessários. Acompanhe abaixo os principais requisitos para esse processo:

1. Registro de ponto: É fundamental ter um sistema de registro de ponto confiável para que os funcionários possam registrar suas entradas e saídas. Existem diferentes métodos para realizar esse registro, como o uso de relógios de ponto, cartões magnéticos, biometria ou aplicativos de registro online.
2. Controle de jornada: É preciso ter um sistema eficiente de controle de jornada que registre a carga horária diária e semanal dos funcionários. Isso inclui o registro de horários de entrada, saída, intervalos e horas extras, garantindo o cumprimento das leis trabalhistas e a remuneração adequada.
3. Políticas e procedimentos claros: É importante estabelecer políticas e procedimentos internos claros sobre o registro de ponto, incluindo diretrizes sobre horários de trabalho, intervalos, horas extras e afastamentos. Essas diretrizes devem ser comunicadas aos funcionários de forma transparente e acessível.
4. Acompanhamento e revisão: É necessário ter um processo de acompanhamento e revisão da folha de ponto, verificando se todos os registros estão corretos e se há discrepâncias ou erros que precisam ser corrigidos. Isso ajuda a evitar problemas futuros e garante a precisão dos dados.
5. Conhecimento das leis trabalhistas: É essencial estar atualizado sobre as leis trabalhistas e regulamentos relacionados ao fechamento da folha de ponto. Isso inclui entender os requisitos legais para horas extras, intervalos, descanso semanal remunerado e demais aspectos que podem impactar o processo de fechamento.

Como tornar esse processo automatizado?

Automatizar o processo de fechamento de folha de ponto traz diversas vantagens para as empresas. A automação permite agilidade, precisão e redução de erros nesse importante processo de gestão de recursos humanos. Uma maneira eficaz de automatizar o fechamento de folha de ponto é utilizar ferramentas de automação robótica de processos (RPA).

Os fluxos de área de trabalho do Power Automate são uma opção poderosa nesse sentido. Os fluxos de área de trabalho ampliam os recursos de automação robótica de processos (RPA) existentes no Power Automate e permitem automatizar todos os processos de área de trabalho repetitivos.

Com o novo e intuitivo designer de fluxo da área de trabalho, a automação está mais rápida e fácil do que nunca. Além disso, ao utilizar um software moderno de recursos humanos, é possível integrar o controle de ponto dos colaboradores com a folha de pagamento, tornando todo o processo automatizado e evitando retrabalho.

Uma opção são os softwares  online, que oferecem funcionalidades completas para o controle de entradas e saídas de funcionários, permitindo o registro de horários, controle de horas extras, gerenciamento de folgas e licenças, de forma simplificada e automatizada.

A automatização do fechamento de folha de ponto traz benefícios não apenas para a empresa, mas também para os colaboradores. Ao eliminar a necessidade de preenchimento manual de planilhas ou formulários, os funcionários podem se dedicar a atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade e reduzindo a burocracia.

benefícios dessa solução inovadora, que traz vantagens significativas para a gestão de recursos humanos.

1. Facilidade de acesso e registro

A utilização da folha de ponto online simplifica o processo de registro dos horários de trabalho. Os colaboradores podem acessá-la de qualquer lugar, utilizando dispositivos como computadores, tablets ou smartphones. Essa facilidade de acesso permite um registro mais rápido e eficiente, eliminando a necessidade de preenchimento manual em papel.

2. Precisão e confiabilidade

A folha de ponto online oferece maior precisão e confiabilidade na coleta de dados de assiduidade. Com recursos como marcação automática de horários e integração com relógios de ponto digitais, os registros são mais precisos e menos propensos a erros ou fraudes. Isso garante maior exatidão no cálculo de horas trabalhadas, facilitando a elaboração da folha de pagamento e o cumprimento das obrigações legais.

3. Flexibilidade para trabalho remoto

Com o aumento do trabalho remoto, a folha de ponto online se torna ainda mais relevante. Ela permite que os colaboradores registrem seus horários mesmo quando estão fora do escritório, facilitando o controle de assiduidade em ambientes flexíveis de trabalho. Além disso, a folha de ponto online pode ser acessada e atualizada em tempo real, proporcionando uma visão atualizada da jornada de trabalho de cada colaborador.

4. Análise de dados e relatórios

A folha de ponto online possibilita a geração de relatórios e análise de dados de forma mais eficiente. Com a coleta digital dos registros, é possível extrair informações relevantes sobre a frequência, pontualidade e horas trabalhadas de cada colaborador. Esses dados podem auxiliar na identificação de padrões, na identificação de possíveis problemas de assiduidade e na tomada de decisões estratégicas relacionadas à gestão de pessoas.

Conclusão

O fechamento de folha de ponto é uma etapa fundamental na gestão de recursos humanos de uma empresa. Garantir a precisão e confiabilidade dos registros de presença dos colaboradores é essencial para manter a organização, cumprir com as obrigações trabalhistas e evitar problemas futuros.

A folha de ponto online oferece vantagens significativas para as empresas, como a praticidade de acesso em qualquer lugar e a qualquer momento, a redução de erros de registro, a otimização de processos, a automatização de cálculos e a geração de relatórios precisos. Além disso, facilita o cumprimento das obrigações legais relacionadas ao controle de horários dos colaboradores.

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