10 melhores práticas para otimizar custos na empresa e economizar dinheiro
A otimização de custos é um processo contínuo e que visa a maximizar o valor de um negócio. Em nosso artigo, veja 10 boas práticas para conquistá-la!
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Otimizar custos é algo que sempre está entre as metas das empresas, independentemente do tamanho do negócio.
Afinal, quando se consegue realizar esse processo, os lucros aumentam e novos investimentos podem ser realizados.
Além disso, com custos otimizados, o gestor de facilities ou o administrador do negócio poderá tomar decisões estratégicas. Por exemplo, fica mais fácil escolher entre Capex ou Opex de maneira mais precisa.
Mais do que isso, é importante saber a diferença entre reduzir e otimizar custos. No primeiro caso, é realizada uma ação pontual. Ou seja, a diminuição de gastos serve para solucionar determinado problema ou reduzir o desperdício financeiro.
Enquanto isso, a otimização de custos empresariais é um processo contínuo e realizado de forma estratégica e sustentável.
Pensando em contribuir com o desenvolvimento do seu negócio, elencamos 10 práticas para otimizar custos na empresa e economizar dinheiro em 2022. Acompanhe!
Veja 10 excelentes práticas para otimizar custos na empresa
O principal objetivo da otimização de custos empresariais é maximizar o valor da empresa, ou seja, fazer mais com menos. Como fazer isso na prática? Observe algumas dicas, abaixo!
1. Use a tecnologia para modernizar os processos
As empresas devem ver a tecnologia como uma grande aliada para modernizar os processos e otimizar custos.
Ao investir em soluções para reuniões virtuais, por exemplo, a empresa facilita a adoção do anywhere office, ou seja, do trabalho em qualquer lugar.
Dessa forma, deixa de ser necessário gastar muito com transporte para ir ao escritório ou à sede da empresa. Isso porque todos — ou grande parte — dos encontros podem acontecer virtualmente!
2. Adote estratégias de marketing eficazes
Para conquistar e fidelizar clientes, investir em marketing é fundamental! No entanto, não é necessário investir um valor expressivo. Isso porque existem várias ferramentas e ações gratuitas no mercado.
Por exemplo, o time de marketing pode incentivar os clientes a deixarem comentários. Ou fazer parcerias para obter backlinks gratuitos. Isso tem custo zero e ajuda a engajar os conteúdos do seu blog e das redes sociais.
3. Terceirize algumas funções
Há funções que podem ser terceirizadas na sua empresa. Assim, você otimiza os custos operacionais com funcionários.
A título de exemplo, em vez de ter um time de marketing completo trabalhando na organização, você pode contratar uma agência de publicidade especializada.
4. Contrate freelancers
Outra possibilidade é contratar freelancers para a empresa. Esse tipo de parceria é recomendado, principalmente, para demandas pontuais ou serviços especializados.
Ainda seguindo o exemplo do marketing, você pode contratar redatores, revisores de texto, designers e outros profissionais como terceiros. Dessa forma, a sua empresa só precisará ter um funcionário fixo para coordenar a equipe.
Com a contratação de freelancers, você economiza com férias remuneradas, treinamentos de colaboradores, licenças médicas, entre outros gastos.
5. Conte com processos digitais e entre no movimento paperless
Você já parou para pensar em quanto a sua empresa gasta com folhas de papel e tinta de impressora? Para quem lida com documentos o tempo todo, esse valor pode ser bem significativo.
Por isso, para otimizar gastos, vale a pena aderir à cultura do paperless, ou seja, menos papel. Por exemplo, há serviços de assinatura eletrônica que permitem que os documentos sejam assinados de forma online e com validade jurídica.
Para empresas que contam com colaboradores em home office ou trabalhando remotamente, inclusive, essa tecnologia facilita os processos.
6. Faça parcerias estratégicas para otimizar custos
Fazer parcerias estratégicas é essencial para otimizar custos em um negócio!
Vamos supor que você fez um cálculo para saber de quanto espaço a sua empresa precisa e concluiu que precisa migrar para um escritório maior.
Em vez de alugar uma nova sala, você pode firmar parceria com uma plataforma de coworking.
Assim, os seus funcionários poderão trabalhar remotamente em escritórios compartilhados, usando toda a infraestrutura necessária, sem que a empresa precise desembolsar muito dinheiro.
Afinal, paga apenas uma mensalidade fixa, de acordo com o uso. Os gastos com água, luz, internet, limpeza, manutenção etc. ficam sob responsabilidade do coworking.
7. Adote o trabalho híbrido ou remoto
O trabalho remoto se tornou uma alternativa das mais interessantes para as empresas. Afinal, com esse modelo em prática, os funcionários podem trabalhar em casa ou em coworkings parceiros.
Dessa forma, a empresa economiza com vale-transporte, nas contas de energia elétrica do escritório, em gastos com condomínio etc.
Para quem pensa que ainda é necessário realizar algumas tarefas presencialmente, o trabalho híbrido é uma alternativa.
Nesse formato, os colaboradores vão para a empresa em alguns momentos predeterminados e nas demais ocasiões trabalham de forma remota.
8. Revise o orçamento
Nenhuma gestão financeira adequada é possível sem um orçamento bem-planejado e definido.
Por isso, você precisa ter uma ideia clara de quanto dinheiro tem e gasta todos os meses. Assim, entenderá quais custos podem ser reduzidos.
Logo, a revisão de orçamento é um processo que deve ser feito de forma constante em seu negócio!
9. Corte despesas desnecessárias
A otimização de custos também envolve o corte de despesas desnecessárias. Se você revisar a sua conta de telefone ou as taxas de serviços bancários contratados pela empresa, certamente encontrará coisas que sequer utiliza.
Por mais que essas “taxinhas” pareçam inofensivas e com valores irrisórios, quando somadas por um longo período, representam um alto valor. Com certeza, esse dinheiro poderia ser mais bem aproveitado pela empresa.
10. Saiba gerenciar o seu tempo
Finalmente, encerramos a nossa lista com uma dica preciosa: saiba gerenciar o seu tempo e o de seus colaboradores.
Como diz o ditado, “tempo é dinheiro”. Por isso, busque meios para evitar desperdiçar muitas horas com reuniões improdutivas ou atividades complexas.
Estabelecimento de metas, tomadas de decisão, foco, comunicação e até paciência estão entre as habilidades de gerenciamento de tempo que um gestor deve desenvolver.
Assim, fica claro que otimizar custos depende de uma série de boas práticas — e isso vai muito além de fazer cortes de gastos. É preciso atuar estrategicamente e entender o que faz sentido para o seu negócio.
Por exemplo, a adoção do OfficePass, solução de assinaturas de escritórios compartilhados, permite que você tenha acesso a mais de 1.500 coworkings em mais de 200 cidades brasileiras.
Assim, todos os seus colaboradores podem trabalhar de onde quiser da forma mais produtiva enquanto você consegue otimizar custos.
Então, que tal conhecer o OfficePass? Acesse o site e entenda como sua empresa vai se beneficiar com essa solução de assinaturas.
Texto de Lucas Flores, Relações Públicas e Mestre em Letras, Cultura e Regionalidade. Revisado por Marcelo Madeira, tradutor, revisor e editor freelancer.
