Trabalho remoto na prática: como se organizar para ter os melhores resultados

Trabalhar remotamente já é uma estratégia amplamente utilizada por diversas empresas e profissionais. Isso porque é possível ter mais flexibilidade, satisfação e liberdade durante o dia a dia. Consequentemente, as pessoas aumentam as chances de ter mais equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Mas como funciona o trabalho remoto na prática?

Por se tratar de uma nova abordagem, é necessário fazer algumas adaptações na rotina. A utilização de algumas ferramentas tecnológicas, por exemplo, se torna ainda mais necessária quando uma equipe não está diariamente sob o mesmo teto. Mas com planejamento e organização é possível alcançar inúmeros benefícios. Então, se você quer saber mais sobre como aplicar o trabalho remoto na prática, continue a leitura!

Utilize as ferramentas corretas

Seja para a comunicação interna ou para a organização dos processos, as ferramentas tecnológicas estão à disposição para te ajudar. Quando uma empresa opta por trabalhar de forma total ou parcialmente remota, é necessário estabelecer quais desses programas podem ser úteis. Abaixo, listamos algumas das principais opções que facilitam muito a gestão e execução de tarefas de um time remoto:

Slack

O Slack é uma espécie de messenger para empresas.. De acordo com o site da própria plataforma, “no Slack, as equipes trabalham em canais, um local que centraliza o envio de mensagens, as ferramentas e os arquivos. Assim, todos economizam tempo e trabalham em equipe”. Por meio da ferramenta, podem haver diversos canais destinados a diferentes propósitos.

Em um workspace do Slack é comum haver um canal geral, com todos integrantes da empresa, desde a direção até os analistas juniores e estagiários. Nesse canal são abordados assuntos gerais, que dizem respeito à organização como um todo e envolvem todos colaboradores. Depois disso, há os canais de cada setor, nos quais, normalmente, apenas os integrantes do time em questão estão incluídos.

Você pode, ainda, iniciar uma conversa particular com qualquer um dos integrantes da empresa. Do mesmo jeito, pode criar enquetes e/ou votações, enviar arquivos de diversos formatos e compartilhar gifs em conversas mais descontraídas. Além disso, o Slack permite a integração com outros programas, como o Google Drive, facilitando o envio de pastas e a liberação para visualização/edição das mesmas.

Zoom

No trabalho remoto nem sempre é possível fazer reuniões presenciais. Mas isso não precisa ser um problema, já que com uma boa conexão de internet você pode pode organizar uma reunião online com a sua equipe. O Zoom é um programa que tem essa função. E ele permite realizar desde chamadas one-on-one até reuniões com mil participantes.

A ferramenta permite compartilhar a tela do computador, além de ativar e desativar a câmera e o microfone. Além disso, você tem a opção de gravar toda a chamada e salvá-la em seu computador. Assim, pode compartilhar com integrantes que não puderam participar da reunião ou ter todos encontros salvos e arquivados.

Tandem

É muito comum você precisar perguntar um detalhe rápido para algum colega, mas querer conversar por voz. Afinal, certas coisas são resolvidas de forma mais rápida e clara quando estamos ouvindo a pessoa, e não por escrito. Para isso, existe o Tandem. Um programa que oferece várias salas virtuais de chamada de voz para o workspace de uma empresa.

Você pode ficar logado constantemente e, quando alguém precisar falar com você, basta a pessoa entrar e te dar um alô. Também é possível desativar o microfone quando necessário e ativar o compartilhamento de tela do computador durante a chamada.

Trello

O Trello é uma ferramenta de organização de tarefas, que funciona muito bem como uma “checklist” semanal daquilo que estamos fazendo ao longo dos dias. Ali, podem ser inseridos os projetos e designadas tarefas aos responsáveis por cada uma delas, além de estabelecer os prazos e inserir comentários pertinentes.

Cada time pode ter o seu quadro no Trello e o manter atualizado para saber o que deve ser feito, o que está em andamento e o que já foi concluído em cada semana.

Notion

Por lá você pode criar listas, carregar arquivos, designar tarefas e conectar páginas à sua conta do Google Drive ou Airtable — vamos falar dele em seguida. É uma plataforma visualmente agradável. Além disso, ela permite gerenciar com facilidade todos projetos de cada equipe entre o que deve ser feito, o que está em andamento e o que já foi finalizado.

Airtable

O Excel pode ser ótimo para criar gráficos e fazer análises matemáticas. Mas, para manter o controle de dados mais completos, o Airtable é ainda melhor. Além de a plataforma oferecer diversas funções e interfaces, é fácil criar, editar e compartilhar tabelas com informações importantes. É possível criar etiquetas, estabelecer datas e incluir arquivos e links.

Conforme destacado na página da plataforma, “nossos aplicativos para celular e desktop facilitam a edição, comentários e a colaboração em tempo real — as alterações são instantaneamente sincronizadas nos dispositivos de todos. Adicione anexos, notas de texto longas, caixas de seleção, links para registros em outras tabelas e até mesmo códigos de barras. A filtragem, classificação e agrupamento oferecem a liberdade de organizar seu trabalho da maneira que você preferir. Escolha as visualizações corretas para o seu conteúdo e salve-as para facilitar o acesso a qualquer momento”.

Typeform

Nunca foi tão importante entender quais são as demandas internas e externas. Na era da informação, coletar esses dados se tornou um dos principais recursos para as organizações modernas. Por isso, contar com uma ferramenta de criação de formulários de pesquisa é essencial. E o Typeform executa esse papel com eficiência e simplicidade.

O programa oferece aos seus usuários modelos de formulários e pesquisas com uma interface clean, moderna e interativa. Além disso, proporciona uma experiência agradável a quem está respondendo os questionários, o que traz resultados ainda melhores de engajamento. Você pode fazer suas perguntas aparecerem com imagens, GIFS e vídeo, por exemplo.

Ele tem uma análise simples, que fornece insights de forma rápida, além da função “Logic Jump”, que torna cada forma de formulário mais inteligente e pessoal. O Typeform também tem integração com diversos outros programas, como o Planilhas do Google e Mailchimp.

GSuite

Todo mundo conhece o site de buscas Google. E a maioria das pessoas também já utiliza diversas ferramentas da empresa, como o e-mail e o serviço de armazenamento na nuvem. Mas as empresas também podem desfrutar de vários recursos do Google com o GSuite, “um pacote com tudo que você precisa para trabalhar melhor e de modo integrado no seu computador, smartphone ou tablet”, como o próprio site define.

Toda equipe tem acesso aos programas de comunicação (como Gmail e Hangouts), de criação de arquivos (como o Documentos e o Apresentações), de armazenamento (Drive) e de gerenciamento de dispositivos e dados (como Workinsights e Admin Console). Além disso, a maioria dos programas que citamos aqui tem integração com todos os aplicativos do GSuite.

Confie em uma estrutura de ponta como apoio

O trabalho remoto na prática não está ligado, necessariamente, ao home office. Pelo contrário, cada vez mais empresas e profissionais estão optando por trabalhar nos espaços de coworking. Isso porque eles oferecem inúmeros benefícios e proporcionam uma estrutura com grande variedade de ambientes e serviços. Veja alguns deles abaixo.

Escritórios compartilhados

Se você e sua equipe gostam de interagir com outras pessoas, se dão bem em ambientes abertos e preferem um clima mais descontraído, os espaços compartilhados são perfeitos para vocês. Times pequenos, médios e grandes podem ser alocados nas áreas compartilhadas dos coworkings, usufruindo de toda estrutura de escritório sem perder a flexibilidade.

Além disso, se sua empresa está expandindo para outras cidades, é possível ter equipes em escritórios de todas elas. Tudo isso sem se preocupar com os gastos e a burocracia envolvidos na contratação e aluguel de um escritório tradicional. Assim, o trabalho remoto fica muito mais prático e satisfatório para todos.

Escritórios privativos

Os escritórios privativos dentro dos espaços de coworking são salas separadas. Elas podem ser construídas com paredes de vidro ou convencionais, dependendo do espaço escolhido e do perfil de cada equipe. São ideais para times que precisam de um pouco mais de privacidade e tranquilidade, mas que não querem abrir mão da liberdade de um escritório flexível.

A empresa aluga o escritório por quanto tempo precisar, sem burocracias, e desfruta de toda infraestrutura oferecida pelo local. Os colaboradores podem, inclusive, circular pelas áreas comuns. Da mesma maneira, podem participar das atividades realizadas nos coworkings, aproveitando para criar novas conexões, estabelecer parcerias e gerar novos negócios.

Salas de reunião

Trabalhar de forma remota não quer dizer que você nunca precisará se encontrar presencialmente com clientes, parceiros ou com a própria equipe. Por isso, é essencial contar com um plano de salas de reunião para a sua empresa. Os espaços de escritórios compartilhados oferecem toda estrutura necessária para que os seus encontros aconteçam da melhor forma possível. E você só paga pelo tempo que estiver utilizando.

De acordo com seus objetivos e necessidades, você pode optar por salas mais descontraídas ou ambientes mais sérios. Além disso, há a disponibilidade de monitores de TV integrados, telões com retroprojetor, salas no estilo anfiteatro e muito mais.

A infraestrutura também é pensada no conforto e conveniência, sendo assim as cadeiras e mesas são confortáveis e você tem à disposição água, café e demais amenidades. Se quiser algo específico, basta pedir para o gerente de comunidade com antecedência. Assim, ele poderá providenciar tudo que for necessário para te atender.

Auditórios para eventos

O conhecimento teórico e prático é essencial em qualquer forma de trabalho. E se você e sua equipe trabalham de forma remota, uma maneira incrível de aprender novas habilidades é frequentando eventos nos coworkings. Ou então, ainda, planejando-os você mesmo. Para esse fim, diversos espaços oferecem estrutura de auditórios e salas amplas.

Dessa forma, é possível organizar e participar de palestras, worshops, oficinas, mesas de discussão, exibições de filmes e outros eventos culturais. Você pode ainda frequentar happy hours e cafés da manhã, aproveitando para conhecer novas pessoas e criar uma rede de contatos. Há a possibilidade de fazer parcerias e negócios e, claro, novos amigos.

Saiba aproveitar os momentos de descanso e descontração

Quando trabalhamos de forma remota é comum perdermos a linha de divisão entre onde acaba o trabalho e onde começa a vida pessoal. Por isso, estabeleça você mesmo esses limites — sejam eles físicos ou imaginários. Quando for o momento de descansar, deixe o computador de lado. Se for viajar com a família, não fique checando seus e-mails. E durante um happy hour com amigos deixe o celular no silencioso.

Esses momentos são importantes tanto para a saúde mental quanto para a própria produtividade no trabalho. Por isso, cuide de si, pratique exercícios físicos e tenha hábitos saudáveis. Todos esses fatores contribuirão para uma vida mais equilibrada. Afinal, o objetivo do trabalho remoto na prática é tornar a vida mais prazerosa e flexível, e não fazer com que você trabalhe 24h por dia.

Conclusão

Aplicar o trabalho remoto na prática não é tão difícil quanto muitas pessoas podem pensar. Com organização, as ferramentas corretas e o investimento em uma estrutura de suporte para a equipe, uma empresa com times remotos pode ganhar eficiência e até mais produtividade. Além, é claro, de proporcionar uma rotina mais livre para seus colaboradores.

Todas essas questões estão intimamente ligadas ao futuro do trabalho. E tanto as empresas quanto os profissionais estão se preparando para as mudanças que já estão acontecendo nesse âmbito. Se você se interessa pelo assunto e não quer ficar para trás, não deixe de participar do evento Futuro do Trabalho na Prática. Basta clicar aqui e se inscrever para ficar por dentro de todas tendências que o mercado nos reserva.