8 formas para trabalhar de maneira mais inteligente, não mais pesada

Você sabe o que é ser produtivo? Há quem pense que é o mesmo que trabalhar muito. No entanto, a verdade é que significa fazer o que deve ser feito, sem estresse e aproveitando melhor o seu tempo. Ou seja, trabalhar de maneira mais inteligente.

Fazer mais com menos — esse é o lema da produtividade. Aprender a trabalhar de maneira mais inteligente, não mais pesada, possibilita ter um maior desempenho e, consequentemente, entregar um trabalho de maior qualidade. 

Além disso, você evita desgastes emocionais e físicos que afetam diretamente o seu bem-estar e de seus colaboradores. Afinal de contas, o líder é quem dita, na maioria das vezes, o ritmo das atividades. Mas como trabalhar de maneira mais inteligente? 

Primeiramente, é importante dizer que isso requer prática e não se faz de um dia para o outro. No entanto, também não é um bicho de sete cabeças. Neste post, trazemos 8 dicas para ser um gestor mais produtivo. Continue a leitura e confira!

1. Organize sua lista de tarefas

Antes de mais nada, organize a sua lista de tarefas elegendo as prioridades.

Não adianta colocar diversas atividades em curto espaço de tempo. Além de ser difícil de cumprir o cronograma, a frustração de não conseguir executá-las pode trazer sentimentos de ansiedade que prejudicam a sua produtividade.

Sendo assim, concentre-se nas tarefas mais importantes. Assim, após concluí-las, certamente você se sentirá mais produtivo. Depois, faça as atividades que não são prioridade.

2. Coma o maior sapo primeiro

Mark Twain foi um famoso escritor americano. Ele disse que, se é o seu trabalho comer um sapo, é melhor fazê-lo pela manhã. Se é comer dois sapos, então coma primeiramente o maior deles.

Isso quer dizer que o ideal é fazer as tarefas mais desafiadoras primeiro. Assim, você consegue ter mais energia para se concentrar e não procrastinar.

A partir desse contexto, depois de eleger as suas prioridades, como dissemos no tópico anterior, comece fazendo a mais difícil.

3. Tenha uma rotina de fechamento

Assim como é importante ter um planejamento do que fazer no seu dia, é interessante fazer o fechamento. Isso faz com que o outro dia seja ainda mais produtivo, pois começará com tudo em ordem. 

Então, pouco antes de acabar o expediente, faça a lista com as prioridades do dia seguinte, confira se não ficou pendências, arrume a mesa e guarde os itens que estão fora do lugar.

Aproveite para ver se o computador está precisando de atualizações. Isso evita que o equipamento precise ser atualizado no meio do trabalho.

4. Saiba usar a tecnologia

Podemos dizer, sem sombra de dúvidas, que a tecnologia nos permite trabalhar de maneira mais inteligente. Entretanto, é necessário saber utilizá-la perfeitamente para aproveitar tudo o que ela tem a nos oferecer.

Muitas vezes, as pessoas deixam de utilizar programas que deixam as tarefas mais fáceis e práticas por desconhecimento das ferramentas. Portanto, busque sempre estar atualizado com as novas tecnologias.

Para isso você pode contar com seus colaboradores. Peça opiniões, pergunte sobre o que há de novo e o que eles utilizam no dia a dia, e veja o que dá para incluir na sua rotina para facilitá-la.

5. Use caneta e papel

Ao mesmo tempo que a tecnologia nos ajuda, há momentos em que ela pode nos atrapalhar. Ao verificar a sua agenda pelo celular, por exemplo, é fácil se distrair com uma mensagem fora de hora.

Sendo assim, utilizar o bom e velho combo de caneta e papel ajuda a evitar esse tipo de distração que consome o seu tempo e reduz a produtividade.

Além disso, é uma boa maneira de fazer anotações importantes, sem precisar sair da tela do seu computador.

6. Torne as reuniões mais produtivas

As reuniões são necessárias para aparar as arestas e deixar tudo mais transparente. É a melhor forma de comunicação para assuntos importantes, como planejamento e alterações. Entretanto, podem ser uma grande armadilha consumidora de tempo.

Ir para uma reunião sabendo apenas o assunto, pode não ser uma boa ideia. As chances de desviar atenção e seguir por outro tema são enormes. Portanto, sempre faça um esboço com os pontos que você deseja abordar e mantenha o foco. O momento deve ser breve e o mais produtivo possível.

7. Pratique técnicas de gerenciamento de estresse

Trabalhar de maneira mais inteligente e não mais pesada também inclui gerenciar o estresse. De nada adianta aplicar qualquer técnica de produtividade, se não souber amenizar as tensões e a ansiedade do dia a dia.

Por isso, coloque em prática bons hábitos que ajudam a relaxar e aumentar o foco. Dar pausas durante o expediente, ouvir uma música, meditar , praticar atividades físicas regularmente e cuidar da alimentação são alguns exemplos.

Ter boa saúde física, mental e emocional é primordial para um bom  desempenho no trabalho.

8. Estabeleça prazos curtos

Quando temos um longo prazo pela frente para executar as tarefas, temos a tendência de utilizá-lo totalmente, procrastinando o trabalho. No final das contas, não usamos o tempo com inteligência e sabedoria.

Por essa razão, mesmo que você tenha um bom tempo para fazer a atividade, coloque prazos mais curtos. Obviamente, eles devem ser compatíveis com a execução, sem gerar estresse. Assim, você terá mais tempo para aproveitar da sua maneira.

Uma boa dica é aderir à técnica Pomodoro, você a conhece? Ela consiste em blocos de foco total no trabalho intercalados com descanso. A forma tradicional é: 25 minutos de concentração e 5 minutos de relaxamento. Entretanto, você pode personalizar conforme se sentir mais à vontade e produtivo.

Com a pandemia do novo coronavírus, muitas empresas tiveram que aderir ao trabalho remoto. A modalidade deu tão certo para grande parte das organizações, que muitas resolveram adotá-lo de vez. Sendo assim, os gestores também devem se adaptar e desenvolver habilidades para gestão e produtividade de times remotos.

Por isso, trabalhar de maneira mais inteligente é cada vez mais importante e necessário. Saber utilizar bem o tempo, fazendo o que deve ser feito, com qualidade e prezando pelo bem-estar, é ser produtivo.

Em um primeiro momento, pode parecer algo complicado. Mas saiba que, além de melhorar o seu desempenho, você gera uma cultura de produtividade na sua equipe.

Quer saber como ser mais eficaz a distância? Então, já que está por aqui, baixe o nosso Guia da Produtividade no Trabalho Remoto e fique por dentro!

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Texto de Renata Nogueira, produtora de conteúdo para a web e redatora.