Sistema de reembolso: por que a sua startup deve contar com um

Você sabia que, de acordo com a Associação Brasileira de Startups (ABSartups), existem aproximadamente 6 mil startups espalhadas pelo país? Esse número é maior que o dobro do apurado em 2012, quando o modelo começou a colocar as suas garrinhas para fora e se inserir no mercado.

Nubank, Uber, Easy Taxi, Buscape, Kekanto e por aí vai. A lista de startups que chamaram a atenção do mundo é gigante e, como você bem sabe, as áreas de atuação são bem distintas: vão desde serviços bancários e transporte a avaliações de cidades.

A sua rotina deve exemplificar isso na prática muito bem: as startups são muito conhecidas por investirem significativamente em tecnologia e por prezarem pela praticidade, simplicidade, flexibilidade e segurança. Mas, assim como em todo negócio, as startups também têm burocracias e trâmites como os das empresas convencionais — mesmo que diferentes em alguns pormenores.

Isso significa que a sua empresa não só oferece soluções que facilitam a vida dos clientes, mas também busca otimizar os processos e diminuir eventuais dificuldades envolvidas em suas próprias atividades do dia a dia. Isso, é claro, permite melhor proveito do tempo e ganho de energia para focar no que realmente importa — muitas vezes, o planejamento, a atuação e o pensamento estratégico.

Sendo assim, por que não investir, então, em um sistema de reembolso que seja ideal para startups? Trata-se de uma opção para o seu tipo de negócio porque, naturalmente, você quer ganhar ainda mais em agilidade e praticidade (afinal, economizar tempo nunca é demais, não é?), além de obter uma visão global dos custos com despesas corporativas reembolsáveis.

Neste texto, vamos te explicar todos os detalhes sobre o assunto. Confira!

O que é um sistema de reembolso de despesas corporativas?

Eventualmente, um colaborador precisa ir a uma reunião e estacionar o carro por lá. Ou a visita ao cliente exige um transporte particular. Pode ser até que haja a necessidade de uma viagem a trabalho que envolve gastos com hospedagem, passagem, alimentação, deslocamento etc.

Melhor ainda: ele faz uso de coworkings em várias cidades diferentes e precisa gastar com almoço e/ou transporte. Tudo isso, na maioria das vezes, é responsabilidade financeira da empresa, certo? Normalmente, as organizações reembolsam o valor que o funcionário gastou — e a política de reembolso determina normas e regras para isso.

Esse processo, no entanto, nem sempre é feito da maneira mais rápida e simples possível. Provavelmente há uma (ou várias) planilha(s) em que os gastos são registrados, uma gaveta em que os comprovantes são guardados ou um e-mail em que os processos são registrados — diga-se de passagem, de forma nem sempre tão organizada.

O colaborador deve ter alguma noção de quando receberá, mas nem sempre tem certeza ou segurança disso. E é aqui que o sistema de reembolso para startups entra: com essa ferramenta, todo o processo se torna muito mais ágil e eficiente.

O app Zag, por exemplo, é uma mão na roda para aquela startup que está cavando um espaço na rotina para ganhar tempo. Isso porque tudo que apontamos acima é feito digitalmente, inclusive o armazenamento dos comprovantes. Mas aí a gente se pergunta: como a startup será beneficiada com um sistema como esse?

Como um sistema de reembolso pode ser útil para uma startup?

As startups estão à frente quando o assunto é tecnologia, flexibilidade e praticidade. Elas entendem que é necessário ter segurança nas transações e que seu time precisa ter tempo para desenvolver e aplicar suas habilidades. Por isso, um sistema de reembolso é ideal. Afinal, ele contribui para a sua empresa.

Aumentando a praticidade

Em um sistema de reembolso para startup, praticidade é palavra de ordem. Quer registrar um gasto? Basta inserir o valor, selecionar o projeto em questão, sinalizar a categoria, fotografar o comprovante e está feito. E se é bom para o dono da empresa, também é ótimo para o funcionário, é claro. Inclusive, ele não precisa mais se preocupar em guardar as notinhas (que, convenhamos, podem ser facilmente perdidas em viagens).

Tendo a informação a poucos toques de distância

Os reembolsos cadastrados ficam visíveis e seu status pode ser acompanhado em tempo real — “aguardando pagamento”, “pago”, “pendente” etc. Assim, ter uma visão geral do andamento dos pagamentos e dos gastos fica muito mais fácil, não é?

Consultando um histórico completo

A visão estratégica certamente é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer negócio — seja uma startup ou uma grande empresa tradicional. Mas como ter um olhar estratégico e amplo se você não consegue avaliar o histórico dos gastos com reembolsos de despesas corporativas?

Esse é um processo essencial para entender qual projeto demanda mais investimento e se existe algum gargalo que precisa ser resolvido imediatamente! Além disso, vale ressaltar, o Zag custa, em média, apenas R$ 1 por usuário/mês, o que não vai pesar nesse processo.

Garantindo a segurança da informação

Um sistema de reembolso para startups, além de ser bom para o meio ambiente porque economiza papel, garante que você terá acesso a todos os comprovantes a qualquer hora e lugar. Aliás, nada mais chato que consultar aquela notinha antiga e perceber que as informações se apagaram, não é mesmo?

No Zag, os comprovantes são salvos digitalmente e ficam armazenados com segurança na ferramenta. Imagine que beleza abandonar aquela pilha de papel e guardar tudo no seu smartphone? A natureza e a sua organização agradecem!

Trabalhando com uma equipe mais satisfeita

Os benefícios não são apenas para o dono do negócio. Pense no funcionário que está com o dinheiro da semana na carteira e, de repente, precisa ir àquela reunião super distante? Ele vai arcar com o transporte e, sem o aplicativo, talvez não tenha certeza de quando receberá.

Com o Zag, além de registrar o gasto imediatamente, ele consegue visualizar a data de pagamento. E, bem, você já deve saber como uma equipe motivada e satisfeita é fundamental para uma efetiva gestão de pessoas do seu negócio, não é?

Permitindo que você dedique mais tempo a outros assuntos

Que tal liberar o financeiro da sua startup (ou mesmo você, se for o caso) para pensar no longo prazo ou pesquisar métodos de inovação para aplicar no dia a dia da empresa em vez de ficar preenchendo as famosas planilhas?

Parece uma boa ideia, certo? Então a conclusão aqui é simples: haverá mais tempo para assuntos estratégicos que podem ser extremamente úteis para a sua empresa no curto ou no longo prazo.

Possibilitando novos insights para impulsionar o seu negócio

A visão geral que um sistema de reembolso proporciona ao gestor a identificação de insights ou possibilidades de redução de custos. É fácil perceber, por exemplo, quando e em quais situações específicas estão acontecendo gastos recorrentes e desnecessários. Ou, talvez, seja simples identificar que os gastos para comparecer àquela reunião estão sendo muito altos — e aí é o momento de se perguntar se ela não pode, por exemplo, ser resolvida por telefone.

A gente espera que tenha ficado clara a importância e os benefícios de investir em um app reembolso corporativo simples, prático e seguro. Para saber mais sobre gestão financeira corporativa, reembolso corporativo e outros temas de gestão, acesse o blog do Zag e aproveite para fazer o teste grátis da nossa solução.

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