Como resolver os problemas no escritório de maneira profissional

Para resolver e, até mesmo, evitar problemas no escritório é preciso identificá-los, escolher a melhor solução, documentá-la e adotar uma política preventiva.

Manter um escritório em perfeito funcionamento é um desafio diário. Disso depende o bom andamento dos negócios e, até mesmo, aprodutividade da sua equipe, que pode acabar ociosa por causa de questões simples que passam despercebidas, como a falta de material, por exemplo.

Porém, existem soluções profissionais que podem ser adotadas por quem busca entender como resolver os problemas no escritório. Sem elas, é comum que se utilizem meios paliativos que, em vez de solucionar, acabam mascarando e até piorando os problemas, de modo a comprometer os resultados do negócio.

Neste post, apresentaremos algumas dicas valiosas sobre como resolver os problemas no escritório de modo profissional e estratégico, inclusive, eliminando os riscos de reincidência e oferecendo opções mais flexíveis que o modelo tradicional de ambiente de trabalho.

Continue a leitura e conheça as soluções!

Identifique os problemas

Existem diversas situações que pode gerar problemas em um escritório e, muitas vezes, mais de uma delas podem estar acontecendo simultaneamente, comprometendo, de modo bem sério, a produtividade e os resultados do seu trabalho. Veja algumas das situações mais comuns, a seguir.

Aumento da demanda de trabalho

Os modelos mais tradicionais de escritório, normalmente, têm custos elevados por metro quadrado. Quando acontecem aumentos na demanda, que requerem uma equipe maior, as limitações de espaço se tornam um problema para novas contratações, mesmo que temporárias, e o trabalho acumulado começa a se afunilar.

Em um cenário como este, os espaços decoworking são a solução perfeita para absorver essa demanda e resolver o problema de falta de espaço no escritório.

Disputa entre colegas

A competitividade é importante para o bom desempenho de uma empresa até um limite, que quando ultrapassado, deixa de ser saudável e se torna improdutivo. Para resolver e evitar que esse problema aconteça, o ideal é implementar uma cultura colaborativa, adotar o hábito de dar e receber feedbacks pelas lideranças e, até mesmo, promover eventos de sociabilização para equipe.

Os happy hours no final do expediente às sextas-feiras, por exemplo, proporcionam o ambiente perfeito para que “as pazes sejam feitas” entre os membros da equipe, podendo, até mesmo, se planejar dinâmicas para esse objetivo.

Feedbacks negativos dos clientes

Quando surgem os feedbacks negativos dos clientes é sinal de alguma coisa não vai bem. Normalmente isso acontece quando a entrega não corresponde às expectativas dele. A causa mais comum para esses problemas está na comunicação, na falta de alinhamento sobre o que precisa ser feito. Porém, outros fatores, como umaequipe desmotivada ou matéria-prima de baixa qualidade, também influenciam nesse quesito.

A solução mais viável aqui é a implementação de processos que garantam o controle de qualidade das entregas, incluindo a escolha dos materiais utilizados, os canais de comunicação e o acordo interno de nível serviço.

Falta de recursos

O bom funcionamento de um escritório demanda recursos específicos como hardware e sistemas atualizados, conexão com a internet, climatização, material de escritório, de limpeza e, até mesmo, o famoso cafezinho ― cuja falta, certamente, comprometerá a motivação da equipe.

É preciso ter alguém responsável por manter tudo isso em ordem, ou ainda, optar por um espaço de coworking que garante a maioria desses itens,

Liste as opções de solução

Uma vez identificados os problemas que acometem o escritório, chegou o momento de listar as possíveis soluções. Um mesmo problema pode ter diversas soluções, por isso, elas precisam ser elencadas e analisadas individualmente.

A que melhor se adéqua a um determinado tipo de negócio, pode não ser tão boa para outro. Portanto, verifique os prós e contras de cada uma das soluções listadas e escolha a melhor para o seu negócio.

Elabore um plano de ação para a solução escolhida

Muitas vezes o modo como resolver os problemas no escritório estão bem diante de você, porém, simplesmente, não é colocado em prática e a situação vai se perpetuando. Por isso, é essencial que haja um plano de ação com um passo a passo sobre tudo o que deve ser feito, assim como, quem é o responsável e o prazo de cada etapa da implementação da solução.

Documente o modo como resolver problemas no escritório

Uma vez que o problema foi solucionado, é importante que haja registros do que foi feito e como foi feito. Esse documento é útil para o caso de haver reincidência da ocorrência. Desse modo, a solução poderá ser adotada como um padrão e poupar muito tempo o futuro.

Crie uma política preventiva

Melhor prevenir do que remediar, não é mesmo? Por mais que seja importante saber como resolver os problemas no escritório, manter uma política preventiva sempre é a melhor solução. Portanto, utilize toda a experiência adquirida buscando soluções para evitar os problemas antes que eles aconteçam.

Procure alternativas ao modelo de escritório tradicional

O modelo tradicional de escritório tem sofridoprofundas mudanças, inclusive no modo como deve ser organizado e decorado para melhorar a produtividade das equipes. No cenário atual, buscar alternativas como os espaços do coworking é um modo de aderir a essas mudanças que já preveem a solução da maioria dos problemas comuns em escritórios.

Afinal, o corebusiness das empresas que oferecem escritórios compartilhados é, exatamente, o de montar os melhores espaços, com toda a infraestrutura necessária para que você produza sem contratempos. E isso inclui a pesquisa sobre os melhores e mais modernos recursos que podem ser utilizados nesses espaços. Portanto, um espaço de coworking é uma excelente opção.

Como você viu ao longo deste post, o primeiro passo para saber como resolver os problemas no escritório é identificá-los. Além disso, nos dias de hoje, existem alternativas que terceirizam essa responsabilidade, como é o caso dos espaços de coworking que cuidam de tudo para você.

Ficou mais claro como resolver os problemas no escritório de modo profissional? Então, aproveite a visita e baixe o e-book que explica exatamente tudo o que você precisa saber sobre os escritórios de coworking!

Silvia Seco é publicitária, especializada em gestão de marketing digital e produção de conteúdo. Uma verdadeira apaixonada por criação, design, inovação, tecnologia e histórias bem contadas.