Se antecipe! Um guia para preparar sua equipe para a volta ao escritório

Não há dúvida de que a pandemia da Covid-19 mudou a forma como as pessoas trabalham. Para não encerrarem os seus negócios e preservarem a saúde de seus colaboradores, as empresas tiveram que adotar o trabalho remoto nesse momento de crise da saúde pública. Agora, porém, é o momento de preparar sua equipe para a volta ao trabalho.

Apesar de ainda não vermos a pandemia no nosso retrovisor, há uma luz no fim do túnel cada vez mais próxima. 

Conforme as campanhas de vacinação avançam em todo o mundo, a tendência é de que a disseminação do novo coronavírus seja controlada e que possamos voltar a levar uma vida mais próxima ao que considerávamos “normal”.

Nem tudo, porém, voltará a ser exatamente como era antes. A pandemia impulsionou tendências que já estavam previstas para os próximos anos, como o anywhere office, que é o trabalho realizado em qualquer local.

Em meio a esse cenário, fica uma dúvida: a sua empresa está preparada para voltar ao escritório?

Foi para responder a essa questão que desenvolvemos este e-book. Nas páginas a seguir, vamos apresentar 5 passos essenciais para garantir a sua equipe para a volta ao trabalho e ao escritório no pós-pandemia.

Pronto para conhecer mais sobre o futuro do trabalho? Se sim, siga com a gente!

1. Converse com a sua equipe

O primeiro passo para garantir a volta ao escritório é conversar com a sua equipe. Isso é importante, tendo em vista que cada funcionário tem necessidades diferentes.

Alguns podem ter gostado do home office e preferir continuar trabalhando em casa. Ao mesmo passo, outros podem não ter se adaptado a esse modelo e preferem voltar, de uma vez por todas, ao escritório da empresa.

Como são muitas variáveis, não existe uma solução única a ser adotada. Por isso, a empresa precisa saber como se comporta a maioria de seus funcionários e buscar meios para tentar ser abrangente e democrática nesse momento de mudança.

A partir dessa conversa pode-se entender que a volta ao escritório pode ser feita de maneira gradual. Também se pode concluir que, talvez, adotar um modelo de anywhere office seja o mais adequado.

Dessa forma, os trabalhadores podem trabalhar em qualquer local, de acordo com as demandas do dia. Em determinados momentos as atividades podem ser realizadas em casa, em coworkings, em cafeterias, em bibliotecas e outros espaços públicos.

Porém, em alguns dias, como quando há uma reunião presencial com um cliente importante, por exemplo, o trabalho deve ser presencial.

2. Para preparar sua equipe para a volta ao trabalho, faça com que todos estejam o mais à vontade possível

De acordo com um estudo da Fundação Getúlio Vargas (FGV), mais de 30% das empresas devem seguir trabalhando remotamente no pós-pandemia. A forma como isso acontecerá, conforme explicamos, é que será diferente.

Não será necessário desenvolver 100% das atividades em casa, tampouco ficar full time na empresa. Existe um meio termo e é aí que habita o futuro do trabalho. 

O anywhere office está ganhando força e os colaboradores precisam estar preparados para essa nova maneira de trabalhar.

Nesse momento, lembre-se de que o anywhere office é uma cultura. E, assim como todos os fenômenos culturais, precisa ser vivenciado e disseminado para ser assimilado por determinado grupo.

Por isso, os gestores e o departamento de RH das empresas precisam desenvolver estratégias para que todos os funcionários estejam o mais à vontade possível para vivenciar o novo modelo de trabalho. 

O trabalho remoto seguirá sendo uma realidade e o contato físico deve continuar reduzido na volta ao escritório. Isso porque, no anywhere office, nem todo o time ocupa o mesmo espaço. 

Pode ser que, em determinado dia, um colega esteja na sede da empresa e os outros em casa ou em diferentes coworkings da cidade.

Nesse sentido, as empresas devem desenvolver estratégias de endomarketing e comunicação interna para que os funcionários que trabalham remotamente possam se sentir parte de algo.

A falta de contato pessoal pode causar uma certa sensação de distanciamento. Durante a pandemia isso se agravou, tendo em vista que as pessoas não ficaram longe apenas dos colegas de trabalho, mas também de amigos e familiares, que não puderam ser visitados nesse período.

Também há a possibilidade de que algum dos seus colaboradores tenha perdido um familiar ou alguém próximo para o coronavírus. Nesses casos, é normal que essas pessoas estejam com uma saúde mental ainda mais fragilizada.

Nesse momento de mudança, o fator humano é muito necessário. Os gestores devem agir com empatia e sempre buscar meios para que os trabalhadores possam se sentir mais à vontade para executar as suas atividades. 

Dessa maneira, ficará mais fácil de preparar sua equipe para a volta ao trabalho.

3. Revise e atualize a sua estratégia de ambientes de trabalho

A flexibilidade é algo que veio para ficar nos ambientes de trabalho, tendo o apoio e o suporte da tecnologia, como as plataformas e aplicativos de armazenamento de dados em nuvem.

O cenário para os próximos anos, como já comentamos, é voltado para as atividades feitas em qualquer local e não apenas nos escritórios da companhia.

Porém, um empecilho que as empresas encontram é que nem todos os colaboradores têm um escritório bem estruturado em casa, por exemplo. 

Trabalhar na mesa da cozinha ou improvisar um cantinho para deixar o notebook no quarto não é o ideal.

Também pode ser um problema trabalhar em casa quando os vizinhos estão reformando o apartamento, têm crianças que fazem barulho ou costumam  ouvir música alta. 

Tudo isso pode reduzir a concentração dos trabalhadores e fazer com que os rendimentos deles sejam reduzidos. 

É por esses e outros motivos que os coworkings vem ganhando cada vez mais espaço no mercado. Os ambientes compartilhados são perfeitos para esse novo momento que vamos vivenciar.

Para os trabalhadores isso é muito benéfico. Em grandes cidades, por exemplo, o transporte público geralmente é deficitário e o trânsito é caótico.

Quando a empresa adota o anywhere office, os funcionários não precisam enfrentar tudo isso para se locomover. Tampouco é necessário trabalhar em casa, já que o ambiente doméstico não tem a infraestrutura desejada para o exercício de suas funções.

Esses funcionários, no entanto, podem frequentar coworkings que sejam próximos de suas residências. Assim, eles podem ir trabalhar a pé, de bicicleta ou fazendo um percurso menor no trânsito. 

Revisar e atualizar as estratégias de ambiente de trabalho é muito importante, portanto. Esse trabalho deve ser feito de forma minuciosa pelos gestores da organização, para que as políticas sejam adotadas de forma coerente.

No processo de preparar sua equipe para a volta ao trabalho, as empresas podem adaptar as jornadas dos colaboradores de acordo com as suas necessidades ou estilo da equipe. Em geral, temos três modelos principais que podem ser seguidos. São eles:

• Modelo híbrido: nesse caso, o colaborador pode trabalhar alguns dias de forma remota e os demais na sede da empresa;
• Modelo modular: aqui o funcionário pode trabalhar alguns meses na sede da empresa e outros fora. Essa metodologia é ideal para trabalhadores que desejam viajar ou passar períodos maiores em outras cidades;
• Modelo disruptivo: nessa situação, o trabalhador exerce as suas funções totalmente fora do escritório, em sua casa, em coworkings ou qualquer outro espaço.

É claro que você não precisa seguir esses modelos à risca na sua organização. É possível adaptá-los e seguir uma linha que seja mais coerente para a realidade do seu negócio e dos seus colaboradores.

4. Garanta que todos os espaços de trabalho da empresa sejam seguros

Apesar de as vacinas estarem sendo aplicadas na população de todo o mundo, já é sabido que o novo coronavírus não vai ser totalmente exterminado. Vamos ter que aprender a conviver com esse vírus, assim como já convivemos com o Influenza, que causa a gripe, por exemplo.

Por conta disso, é necessário que os espaços de trabalho sejam adaptados para que a saúde dos colaboradores seja preservada. Dessa forma, no futuro, os protocolos de distanciamento e higienização não devem mais ser tão rigorosos como é necessário agora, mas deverão continuar existindo.

Os escritórios da empresa, portanto, devem ser adaptados para quando a volta dos trabalhadores acontecer. Também é preciso ter esse cuidado ao selecionar os coworkings parceiros, em que os funcionários poderão trabalhar.

Algo que já vem sendo estudado e aplicado em muitos ambientes são os sistemas de circulação de ar com filtragem antiviral. Trata-se de um recurso que faz com que o ar fique até 25% mais fresco, evitando a proliferação de vírus e bactérias,

Já existem também certificações que garantem que um local tem boas condições de segurança para os colaboradores. É o caso do Escritório Mais Seguro.

O certificado Escritório Mais Seguro é uma iniciativa do Woba, a maior plataforma de escritórios flexíveis do Brasil, em parceria com a Sercon, empresa que é referência em Saúde e Segurança do Trabalho.

No vídeo abaixo, a CEO do Woba, Roberta Vasconcellos, fala mais detalhes do projeto do Escritório Mais Seguro.

Para conseguir esse certificado, os escritórios passam por uma auditoria, em que são analisados todos os riscos que as pessoas têm ao permanecer no espaço. Com esse trabalho, muitas empresas poderão preparar sua equipe para a volta ao trabalho de forma mais tranquila. 

Se for diagnosticado que o espaço precisa de adequações, por exemplo, os proprietários serão notificados para que as mudanças sejam realizadas.

Agora, se tudo estiver nos conformes e o espaço realmente tiver segurança, ele recebe o selo Escritório Mais Seguro. Dessa forma, os colaboradores das empresas se sentirão mais à vontade para voltar a frequentar os espaços compartilhados e, de fato, vivenciar a cultura do anywhere office.

5. Viva o futuro do trabalho

Para encerrar, podemos dizer que o futuro do trabalho já começou. Não é preciso definir uma data específica para iniciar a cultura do anywhere office no seu negócio.

Se você suspendeu as atividades presenciais na pandemia, por exemplo, os seus colaboradores já estão vivenciando o home office, que é uma das modalidades do anywhere office.

Agora, conforme os protocolos de distanciamento social forem se flexibilizando e as autoridades de saúde da sua cidade ou estado forem liberando a ocupação de espaços públicos, novas modalidades podem ser testadas.

Dessa forma, além do ambiente doméstico, os trabalhadores podem começar a vivenciar outras experiências, como nos coworkings com o selo Escritório Mais Seguro.

A prática do anywhere office traz diversos benefícios para as organizações. Veja alguns dos principais!

5.1 Flexibilidade e adaptação às rotinas

Ao praticar o anywhere office, os trabalhadores ganham mais flexibilidade e podem adaptar melhor as atividades profissionais às suas rotinas.

Se em determinado dia da semana um funcionário faz um curso após o horário de expediente, por exemplo, pode escolher um coworking que fique próximo à sua escola ou faculdade.

Nos dias que não tem compromisso, pode trabalhar em casa ou escolher outro coworking, se preferir.

5.2 Economia de tempo e dinheiro

Para os colaboradores, o anywhere office proporciona economia de tempo. Como já citamos, deixa de ser necessário perder horas no caótico trânsito das grandes cidades, por exemplo.

Para as empresas, a economia é de dinheiro! Afinal, os custos com vale-transporte dos funcionários poderão ser reduzidos. Além disso, com menos pessoas ocupando a sua sede, se reduzem os custos de energia elétrica, limpeza, entre outros.

5.3 Aumento da qualidade de vida

Com mais flexibilidade na vida profissional, as pessoas poderão se dedicar mais a outras atividades, como os estudos, os hobbies e até mesmo o descanso.

Além disso, também podem se programar para passar alguns períodos trabalhando no interior ou no litoral, mais próximas à natureza.

Tudo isso faz com que se tenha um excelente ganho em qualidade de vida, algo que é benéfico para as companhias e também para os funcionários.

A partir desse contexto, espaços que oferecem flexibilidade, como os coworkings, tendem a crescer em momentos de incertezas, como em uma pandemia. Essa matéria abaixo mostra exatamente isso.

 

Conclusão

Lembra daquela pergunta que fizemos lá no começo deste e-book? Agora fica mais fácil de respondê-la e dizer com mais precisão se a sua empresa está ou não preparada para a volta ao escritório, não é mesmo?

Portanto, prepare-se e busque soluções para que possa vivenciar o futuro do trabalho e todas as vantagens que ele proporciona. O Woba oferece diversas opções de serviços e que podem ajudar nesse momento.

Com os escritórios compartilhados e as salas privativas, por exemplo, você e sua equipe poderão começar a experimentar como o anywhere office funciona, na prática.

Também oferecemos o OfficePass, um modelo de assinatura, em que a sua equipe tem a liberdade de escolher entre as centenas de escritórios que temos à disposição, nas capitais e principais cidades brasileiras.

As empresas com mais de 50 colaboradores podem testar o OfficePass gratuitamente por 30 dias, iniciando o teste apenas quando a pandemia permitir, seguindo os protocolos e decretos da sua região.

Esperamos que este e-book tenha sido útil para você aprender mais sobre o futuro do trabalho e para preparar sua equipe para a volta ao trabalho. Obrigado pela leitura e até a próxima!

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Texto de Lucas Flores – Relações Públicas, mestre em Letras, Cultura e Regionalidade e produtor de conteúdo para Web