O que é reunião 1:1 (one-on-one) + checklist rápido para colocar em prática

A reunião 1:1 é o encontro feito entre gestor e colaborador para resolver problemas, dar feedbacks, encontrar pontos de melhoria e descobrir obstáculos que precisam ser superados. Entenda o que é a reunião 1:1 (one-on-one) e confira o checklist para ser eficiente. 

“O combinado não sai caro” é um ditado que você provavelmente já ouviu por aí. A partir do diálogo, é possível entender as partes e, assim, chegar em conclusões que ajudam a todos. Uma das melhores formas para isso é entender o que é a reunião 1:1 (one-on-one).

A ideia da reunião 1:1 permite que as relações entre as pessoas na empresa — em especial líderes e liderados — se tornem mais saudáveis.

Para isso, é necessário entender esse conceito e saber como colocá-lo em prática de maneira eficiente. Por isso, apresentamos mais informações neste artigo. Que tal saber mais?

Afinal, o que é a reunião 1:1 (one-on-one)?

A reunião 1:1 (one-on-one) é um encontro regular ocorrido entre o gestor com cada um dos membros da equipe, individualmente. 

O horário deve ser agendado, e o objetivo é obter feedbacks, compartilhar obstáculos, desenvolver laços por meio da comunicação e facilitar o trabalho dos colaboradores.

Além de saber o que é a reunião 1:1 (one-on-one), é importante entender que esse recurso permite fortalecer o relacionamento entre os membros da equipe, inclusive com o gestor. Afinal, é mais difícil alcançar o sucesso sem entender a personalidade de cada membro da equipe.

Esse espaço também serve para resolver problemas e ajudar os dois participantes da reunião a crescerem. No entanto, o foco é o colaborador. Dessa forma, é possível estabelecer um espaço de trabalho mais produtivo e confiável.

Esse aspecto é tão relevante que o cofundador do Asana, Justin Rosenstein, disse: “Você gasta muito tempo encontra excelentes pessoas, vale a pena ajudá-las a crescer para serem o melhor que puderem.”

Esse é o propósito da reunião 1:1. Assim, esse espaço no calendário vai além das políticas adotadas pela empresa, pois possibilita que você tenha uma melhor compreensão de como cada talento da sua equipe funciona.

Isso resulta em insights sobre a experiência do colaborador, possibilitando o aumento de bem-estar. Sem contar que ajuda a desenvolver oportunidades profissionais. Ou seja, existem vários benefícios ao adotar essa prática.

Quais são as vantagens da reunião 1:1 (one-on-one)?

As reuniões 1:1 permitem colocar em prática a liderança. Ao realizar esses encontros, o gestor tem a oportunidade de entender o que os colaboradores esperam, enquanto estes descobrem o que precisam melhorar. Portanto, é uma via de mão dupla.

No trabalho remoto, a one-on-one torna o trabalho mais eficiente, com processos mais bem estabelecidos. Além disso, ela estabelece um canal de comunicação aberto, com uma troca de experiências e informações relevantes.

Ainda existem outros benefícios. Confira quais são eles:

• Gerenciamento do tempo para priorizar agendas e assuntos-chave;
• Feedbacks positivos e focados na melhoria do desempenho;
• Conversa sobre crescimento profissional;
• Motivação dos colaboradores;
• Crescimento contínuo em âmbito individual;
• Aumento da satisfação dos colaboradores;
• Conexão com o trabalho para alcançar objetivos organizacionais;
• Redução das barreiras para o sucesso, com a consequente superação de desafios;
• Atualização do status em projetos-chave;
• Revisão dos pontos importantes e definição das prioridades dos projetos;
• Desenvolvimento das habilidades técnicas e comportamentais (soft e hard skills);
• Aumento da confiança entre colaboradores e gestores;
• Crescimento da produtividade;
• Segurança para o colaborador saber o que a empresa espera;
• Aumento da retenção de talentos;
• Construção de uma conexão real com os profissionais;
• Melhoria do papel da gestão, já que os colaboradores também repassam feedbacks;
• Aumento do engajamento da equipe.

Checklist rápido para colocar em prática

Agora que você entendeu o que é reunião 1:1 (one-on-one) e quais são seus benefícios, está na hora de conferir o checklist para colocá-la em prática. Listamos todas as etapas a seguir.

Preparação

O primeiro passo é se preparar para a reunião 1:1 (one-on-one). É preciso garantir o sucesso dos colaboradores. Para isso, existem 3 etapas:

• Ter o mindset certo: não pense demais, porque o seu papel é fornecer o suporte necessário à equipe. Nesse processo, foque a conversa. Ela deve ser flexível, já que deve abranger tópicos importantes para os dois participantes. Além disso, tente ser informal. No trabalho remoto, você pode tomar um café virtual, por exemplo;

• Defina uma programação recorrente: a reunião deve acontecer com regularidade para ser eficiente. Podem ser encontros semanais, mensais, quinzenais etc. Agende todas as conversas, porque isso demonstra comprometimento. Evite cancelar e, se necessário, tente revisar os horários das outras atividades;

• Seja flexível: a agenda da reunião 1:1 (one-on-one) deve ser colaborativa. Por isso, incentive a participação dos colaboradores para mostrarem o que gostariam de discutir. Deixe os assuntos em aberto e defina as melhores plataformas para reunião online.

Agenda

Existem templates que auxiliam o início e o foco da reunião 1:1 (one-on-one). Uma dica é avaliar os seguintes aspectos:

• Check-in de bem-estar: pergunte como a pessoa se sentiu durante a semana, se há algum impacto na sua felicidade ou bem-estar e o que espera da semana atual;

• Evolução nas prioridades: o que aconteceu desde a última reunião, quais são as prioridades da semana e o que ficou em segundo plano;

• Próximos objetivos: quais são as principais metas da semana, como a carreira está progredindo em direção aos objetivos organizacionais e o que o gestor pode fazer para dar o suporte necessário;

• Desafios: qual clareza pode ser oferecida, quais barreiras foram ultrapassadas, algo está em risco no trabalho e que precisa do conhecimento do gestor;

• Gratidão: o que foi positivo na semana anterior, quem deu o suporte necessário, pelo que o colaborador é grato;

• Sucesso da empresa: se o colaborador está confiante com os rumos tomados pela companhia, se sente que está alinhado a esses objetivos e se sabe como seu trabalho está conectado aos objetivos organizacionais.

Assuntos para discutir

A reunião one-on-one permite discutir sobre diferentes temas. Alguns dos principais estão enquadrados nas seguintes categorias:

• Hábitos de trabalho e performance do colaborador: questione o horário em que o colaborador se sente mais produtivo, o que pode ser modificado para otimizar o dia, quais são os principais desperdícios de tempo e os desafios enfrentados etc.;

• Colaboração da equipe: quem inspira o colaborador e o porquê; se ele ou ela  gostaria de receber ou dar mais feedbacks; se tem alguma sugestão de melhoria no trabalho ou outras;

• Níveis de engajamento do colaborador: o que o colaborador gosta e não gosta no seu trabalho, o que o deixa engajado e inspirado e quais são as preocupações com as oportunidades de carreira;

• Metas e objetivos de performance de curto e longo prazo: como ele ou ela sente o próprio progresso, se precisa de ajuda, se existem gargalos e como estes podem ser resolvidos; qual parte do trabalho ele ou ela considera ser mais importante para os objetivos de longo prazo etc.;

• Metas, objetivos e planos profissionais: como gosta de aprender; quais habilidades quer desenvolver; quais experiências deseja adquirir; o que mais gosta e o que menos gosta no trabalho; em quais projetos gostou de trabalhar recentemente e por que; se acredita que se beneficiaria com o coaching etc.;
• Melhoria da gestão: como o gestor pode ajudar no trabalho; como é a comunicação estabelecida; quais melhorias precisam ser feitas ao repassar a visão e a missão organizacionais; se os objetivos e a visão da equipe estão claros; se o colaborador se sente empoderado e se acredita ter um bom suporte no desenvolvimento de sua carreira.

Boas práticas

Além do que tudo o que já foi definido, é importante adotar algumas boas práticas. Veja quais são elas:

• Mostre um comportamento proativo: evite ser reativo e selecione as palavras certas. Procure como fazer determinada tarefa, em vez de pensar que “tem que fazer” aquela atividade;

• Escute outros pontos de vista com atenção: aceite as informações e deixe esse encontro como um espaço seguro para reduzir o estresse do colaborador;

• Desenvolva uma situação de ganha-ganha: assim como seus colaboradores devem progredir, a reunião one-on-one também serve para o seu desenvolvimento. Por isso, ofereça abertura para essa mudança.

Melhoria da reunião one-on-one

Sabendo o que precisa ser feito, você também deve entender o que pode ser melhorado. Algumas boas práticas são:

• Escute ativamente: ouça o que os colaboradores dizem e aceite os feedbacks repassados. Lembre-se de que o seu papel como gestor é ajudar o profissional a alcançar a excelência. Por isso, mostre reconhecimento e respeito ao contexto e à opinião para construir um relacionamento sólido;

• Seja pessoal: compartilhe experiências para guiar o colaborador e ajudá-lo de forma sustentável. Isso também ajuda os talentos a repassarem suas visões e os problemas enfrentados;

• Seja aberto: aceite feedbacks e mostre que o colaborador tem espaço para isso. Uma boa ideia é fazer uma revisão de liderança para saber o que pode ser melhorado. Assim, você aperfeiçoa seus processos e mantém a iteração.

Com esse checklist rápido e sabendo o que é reunião 1:1 (one-on-one), você já pode aplicar essas ideias. Afinal, essa é uma forma de engajar a sua equipe, inclusive no trabalho remoto. Além disso, monitora os funcionários sem microgerenciá-los.

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Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web. Revisado por Marcelo Madeira, tradutor, revisor e editor freelancer.