10 etapas para uma mudança de escritório bem sucedida em 2020

Uma empresa passa por diferentes fases ao longo de sua existência, e isso implica na adaptação a novos cenários de mercado e oportunidades de negócio. A mudança de escritório, muitas vezes, é o passo que faltava para a marca se fortalecer e se destacar frente aos concorrentes.

Seja qual for a motivação para sair do endereço atual, por que não aproveitar o momento para levar o seu negócio a um novo patamar? 

Depois de ver muitas empresas se transformarem com uma mudança de escritório, resolvemos compartilhar algumas dicas interessantes que ajudarão você a obter resultados excelentes nessa empreitada. Confira!

1. Veja as oportunidades que a mudança de escritório pode proporcionar para o seu negócio

Uma mudança de escritório pode ser motivada por inúmeras situações, como o vencimento de um contrato de aluguel ou crescimento do time. O importante é aproveitar o momento para transformá-la em algo mais vantajoso para o negócio.

Isso pode incluir uma alteração na cultura, na identidade visual ou até mesmo no lançamento de um novo produto ou serviço. Encare o desafio como benéfico e muita coisa boa pode surgir.

2. Monte um time para este projeto

Diante das oportunidades identificadas, é preciso começar o planejamento. Para isso, monte um time multidisciplinar — de preferência com pelo menos um representante de cada setor. Juntos, eles devem discutir sobre as possibilidades da empresa e como cada área pode contribuir e se beneficiar da mudança.

Lembre-se de escolher profissionais proativos e que tenham um bom nível de experiência em sua área para que suas participações sejam mais efetivas.

3. Decida sobre como seu novo escritório deve ser

O próximo passo é definir como será o novo escritório. É uma etapa bem complexa, pois envolve questões de arquitetura, decoração e previsão de expansão do time. Por mais que alguns detalhes sejam imprevisíveis, outros podem ajudar nessa tarefa.

Por isso, tenha uma previsão de vendas e faturamento para os próximos 3 ou 5 anos e levante a quantidade de colaboradores necessários para atender a essa demanda. Assim, você terá uma previsão do tamanho do espaço adequado para que seu investimento na mudança de escritório não seja desperdiçado em poucos meses.

4. Conte com o profissional certo para ajudar a encontrar o melhor espaço

Agora que você já sabe como seu novo escritório será e qual tamanho ele deve ter, chegou a hora de buscar espaços disponíveis. Não cometa o equívoco de fazer isso sozinho, por mais simples que essa tarefa possa parecer.

Conte com um profissional experiente e especializado para ajudar a encontrar o endereço ideal. Pode ser um consultor imobiliário, uma empresa que preste esse tipo de serviço, ou mesmo plataformas de escritórios compartilhados, como o BeeOrCoffee. Essas pessoas saberão traduzir as suas necessidades em um espaço incrível.

5. Escolha parceiros de confiança para as obras necessárias

Dificilmente você encontrará um local que não precise de um mínimo de reforma. Mesmo que a estrutura esteja de acordo com o que foi definido, sempre há uma pintura e uma instalação de equipamentos para ser feita. Por isso, é importante ter parceiros de confiança que auxiliem nessa etapa.

Caso opte por um coworking, essas alterações podem ser muito menores e, em alguns casos até inexistentes. Tudo vai depender de onde será e de quais regras deverão ser seguidas junto ao proprietário do espaço.

6. Envolva seu time nas decisões

Por mais que o início do projeto tenha contado com um representante de cada setor, a sua empresa é composta por muito mais gente. Então, crie meios de ouvir a todos e esteja aberto a críticas e sugestões. 

As pessoas que estão nas atividades mais operacionais são as que mais têm a contribuir com suas percepções cotidianas, além da iniciativa aumentar o engajamento das equipes no projeto.

7. Fique atento aos detalhes do design

Esta etapa é fundamental para evitar dores de cabeça. Antes de bater o martelo, tenha certeza de que cada detalhe do projeto arquitetônico foi avaliado e aprovado. Muitas vezes, são as questões mais simples do design que geram os maiores problemas, como uma medição com erro em poucos centímetros ou a escolha equivocada das cores dos ambientes.

8. Finalize o planejamento do projeto

Com posse de todas as informações e definições realizadas até aqui, é preciso finalizar o planejamento do projeto de mudança. É uma fase que envolve uma série de cuidados e bastante atenção, principalmente aos detalhes. Uma boa dica é montar um checklist no começo da jornada para ser conferido neste momento.

9. Planeje o dia da mudança de escritório

Está chegando o grande dia, e, para que tudo corra bem, é importante montar um plano de mudança. Veja alguns itens essenciais para incluir nesse planejamento:

• Fazer um levantamento do volume de materiais que precisarão ser transportados (mesas, cadeiras, computadores, sofá, utensílios de cozinha, etc.);
• Contratar uma transportadora;
• Verificar as regras do local sobre dias e horários permitidos para fazer a mudança;
• Conferir questões de trânsito que possam estar envolvidas (vaga para estacionar o caminhão, permissão de parada na porta do local, etc)
• Verificar a mão de obra necessária para o dia (inclusive se colaboradores serão necessários);
• Contratar montadores e instaladores para móveis e equipamentos;
• Garantir que o espaço esteja pronto para receber a mudança.

10. Mude!

Por fim, mude! Mas não apenas de endereço. Mude a forma da empresa de pensar, aproveite a oportunidade para modernizar sua marca e se atualizar junto ao mercado. Provoque uma transformação mais completa e abrangente, que traga resultados positivos para o negócio e para seus colaboradores.

A mudança de escritório abre novas portas para uma empresa. Seja qual for o motivo que originou a sua necessidade, um empreendedor atento identifica possibilidades de entregar produtos e serviços melhores para seus clientes por meio dessa iniciativa. Se você está prestes a mudar de endereço, faça parte do grupo de empresários bem-sucedidos do mercado!

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Natália Fernandes é analista de conteúdo e co-fundadora da Começando na Web.