Mudança de escritório: 6 erros que você deve evitar
Índice de conteúdo
Quando uma empresa decide sair do seu escritório e mudar de localização e/ou ambiente, é comum passar por alguns “perrengues”. A falta de planejamento e as possíveis falhas na logística podem fazer com que a mudança de escritório seja muito mais trabalhosa do que deveria ser.
Se o seu negócio está em expansão — ou se surgiu a necessidade de uma mudança de ares — este texto foi feito para você. Confira a seguir 6 erros que você deve evitar no processo de mudar de local de trabalho.
1. Não planejar as datas
Inevitavelmente, quando acontece uma mudança de um ambiente para outro, passa-se por um momento de caos. Seja uma troca de apartamento ou de escritório, todo processo demanda planejamento e energia. Nesse contexto, haverá dias em que a mudança terá que ser priorizada em detrimento do trabalho.
Portanto, não deixe de planejar as datas em que isso acontecerá. Não escolha fazer a mudança durante um dia ou semana em que projetos mais importantes, com prazos curtos, estejam acontecendo. Combine com a equipe para deixar tudo adiantado, de forma que o trabalho não seja tão prejudicado.
Uma boa dica é criar um calendário com todos projetos e seus respectivos prazos. Nele, você poderá se programar para executar todas atividades, sobretudo aquelas cruciais para o andamento do negócio. Assim, será possível ter um planejamento mais assertivo, conforme as prioridades da organização.
2. Pesquisar poucas opções de espaços
Muitas vezes é difícil pensar “fora da caixinha”. Quando fala-se em escritórios para empresas, muitas pessoas ainda pensam no modelo tradicional, com espaços dentro de grandes prédios comerciais. Mas, atualmente, a gama de possibilidades é muito maior.
O número de escritórios compartilhados, por exemplo, cresceu muito durante os últimos anos. E esse movimento não aconteceu por acaso. Pelo contrário, ele tem um forte motivo: esses novos espaços, também conhecidos como coworkings, são práticos, bem estruturados e econômicos. Ao contrário dos escritórios tradicionais, os espaços compartilhados oferecem uma série de serviços por um custo muito menor.
Se você escolher um local sem antes conferir as opções de escritórios disponíveis, há grandes chances de se arrepender no futuro. Por isso, busque entre as possibilidades aquela que mais se adequa ao perfil da sua empresa. Pesando na balança as vantagens oferecidas pelos coworkings e colocando os custos na ponta do lápis, com certeza esses espaços se tornarão sua primeira opção.
Leia outros conteúdos relacionados:
– Os melhores eventos do Coworking Week
– Top 10: os melhores coworkings em Belo Horizonte
– Top 10: os melhores coworkings no Rio de Janeiro
– 5 tendências sobre o futuro do trabalho em 2019
– 6 cozinhas compartilhadas em coworkings
3. Não contratar um bom serviço de mudança
Uma mudança de escritório requer a contratação do transporte de móveis e outros equipamentos importantes. Existem empresas especializadas capazes de realizar esse serviço da forma correta. É comum tentar economizar nesse momento, procurando prestadores mais baratos. Mas cuidado, pois esse pode ser o famoso “barato que sai caro”.
Um serviço de mudança de qualidade prezará pela segurança e integridade dos objetos. Por outro lado, se você optar por uma empresa ou pessoa amadora, pode ser que haja danos, estragos e perdas nos materiais. Computadores, máquinas de impressão e outros objetos sensíveis como mesas de vidro demandam cuidado e atenção ao serem transportados.
Por isso, busque referências de empresas confiáveis e bons prestadores de serviço. Caso contrário, o prejuízo pode ser muito maior.
4. Escolher a localização errada
A localização de uma empresa é extremamente importante para o seu sucesso. Há uma série de fatores que devem ser considerados antes de escolher onde montar o seu negócio. Isso porque é necessário entender as necessidades da própria organização, a localização dos principais parceiros e fornecedores, a facilidade de acesso ao local e a demanda dos colaboradores.
Por isso, faça uma pesquisa detalhada sobre esses fatores para chegar a um ponto ideal. Além disso, pense nas questões essenciais que devem ser feitas. É importante que haja estações de metrô ou pontos de ônibus próximos? Uma localização centralizada será mais benéfica ou não? Quais são os custos de aluguel em um bairro mais privilegiado? Há comércios nas redondezas?
A boa notícia é que, optando por uma mudança de escritório tradicional para escritórios compartilhados, muitas dessas questões são simplificadas. É possível, por exemplo, ter um escritório privativo dentro de um coworking na zona sul de São Paulo por um preço muito menor.
A Movile, por exemplo, escolheu o espaço ideal para a sua equipe em um escritório compartilhado:
Leia também: Top 5 escritórios na Vila Olímpia – SP.
5. Não incluir os colaboradores no processo e tomada de decisões
Ninguém melhor que a equipe de uma empresa para saber quais são as necessidades relacionadas à localização e estrutura. Por conta disso, é altamente recomendável consultar a todos sobre as suas opiniões. Claro que certas decisões devem ser tomadas pelo gestor, mas ter esse diálogo será muito benéfico e pode evitar problemas futuros.
Além disso, ter toda uma equipe totalmente dedicada ao processo de mudança por um curto período de tempo é muito mais produtivo e eficiente em termos de tempo do que um punhado de pessoas que tentam conciliar as tarefas e o trabalho em alguns dias.
Incluir momentos de descontração, lanches e períodos de descanso também é uma ótima opção. A fim de que os colaboradores estejam sempre dispostos, alegres e animados com a mudança de escritório proporcionada pela empresa, isso também deve ser comunicado como algo positivo, que beneficiará a todos.
6. Subestimar a importância da decoração
Quando alguém está em um ambiente no qual se sente confortável e acolhido, a produtividade e o prazer em realizar o trabalho crescem instantaneamente. E a decoração tem um grande papel nisso. Por isso, é importante considerar as cores utilizadas, os móveis escolhidos, os itens decorativos (como quadros, vasos, flores, entre outros) e a iluminação.
Ter esse cuidado fará com que os colaboradores sintam-se muito mais motivados para realizar seu trabalho. Ter espaços de descontração, com uma decoração mais informal, também é excelente para dar uma pausa durante a rotina de trabalho. E nos coworkings, por exemplo, há espaços de convivência, áreas de descanso e muito mais.
Se você está passando por um processo de mudança de escritório ou está cogitando migrar do escritório tradicional para um coworking, não deixe de ler este texto que fala sobre as principais diferenças entre os dois tipos de espaços.
