Como escolher a melhor plataforma para reuniões online em 2024

Com a popularização do trabalho remoto, realizar reuniões online se tornou uma prática comum nas empresas. No entanto, a presença digital eficaz é essencial, mesmo quando os colaboradores estão fisicamente em um espaço de trabalho, seja ele remoto ou físico. Neste contexto, escolher a plataforma certa para encontros virtuais é fundamental para garantir reuniões produtivas e uma comunicação eficiente.

Por que escolher a plataforma certa é crucial?

Com equipes distribuídas em diferentes locais, como escritórios flexíveis ou home office, a plataforma de reuniões precisa garantir qualidade de conexão e permitir interações eficazes. Uma plataforma de qualidade assegura que reuniões com equipes remotas ou clientes de outros estados possam ser realizadas sem perdas de produtividade.

Por isso, neste artigo, vamos explorar as 5 melhores plataformas para realizar suas reuniões virtuais em 2024, considerando suas funcionalidades e benefícios.

As 5 melhores plataformas para reuniões online

A seguir, apresentamos cinco plataformas altamente recomendadas para reuniões online, levando em conta sua popularidade e as necessidades de empresas com times remotos ou híbridos. Cada uma possui características únicas que podem ser mais ou menos adequadas dependendo do perfil e dos requisitos de sua organização.

 

1. Zoom

O Zoom é uma das plataformas mais populares para fazer reuniões on-line. Ela foi a solução encontrada por muitas empresas que foram pegas de surpresa quando a pandemia da COVID-19 começou e as atividades presenciais tiveram que ser suspensas.

Apesar de ser pago, há uma versão gratuita do Zoom, a qual permite que até 100 pessoas participem de reuniões de até 40 minutos. Caso precise realizar encontros com mais pessoas ou com duração mais longa, é preciso assinar algum dos planos pagos disponibilizados.

O Zoom está disponível para dispositivos móveis Android e iOS, assim como para os computadores com sistema operacional Windows e macOS.

2. Skype

O Skype é uma das plataformas para reunião on-line mais antigas. Assim como outros aplicativos, os colaboradores podem utilizá-la para conversas de áudio ou de vídeo, individuais ou em grupo quando estiverem reunidos em um ambiente com salas de reunião, por exemplo.

Um dos principais diferenciais do Skype é a possibilidade de fazer chamadas para telefones fixos e celulares mediante o pagamento de uma taxa. Logo, se a sua empresa faz muitas ligações telefônicas, essa pode ser uma alternativa interessante.

O aplicativo do Skype pode ser baixado nos computadores e nos celulares, além de ter uma versão web.

3. Google Meet

Entre as opções de aplicativos para realizar reuniões on-line, o Google Meet está em uma posição de destaque. Bastante popular, a plataforma oferece planos gratuitos e pagos, com suporte para chamadas com até 250 pessoas e 24 horas de duração.

O Google Meet independe de ter um app próprio instalado no computador. Para acessar as videochamadas, basta inserir o código da sala no site do serviço em qualquer navegador de internet; seja por meio de computadores e de celulares.

A plataforma é compatível com outros produtos do Google Workspace e permite, por exemplo, que os encontros fiquem marcados no Google Agenda dos participantes.

No quesito acessibilidade, a plataforma conta com uma tecnologia que gera legendas automáticas para as falas dos participantes das reuniões, facilitando o compreendimento de pessoas com deficiência auditivas ou ouvintes estrangeiros durante encontros virtuais com times internacionais.

Além disso, as reuniões podem ser gravadas e armazenadas no Google Drive. Assim, é possível assistir aos encontros sempre que necessário. Este recurso é excelente para quem produz atas, por exemplo, tendo em vista que pode anexar o link da reunião ao documento.

4. Teams

Bastante similar ao Zoom e ao Google Meet, o Teams é a plataforma de reuniões da Microsoft. Nele, até 100 pessoas podem participar simultaneamente de encontros virtuais na versão gratuita. Portanto, caso os encontros da sua empresa reúnam mais usuários, é necessário adquirir um plano pago.

Um dos benefícios que o Teams oferece é a troca de informações privadas entre os membros da reunião. Dessa forma, o líder pode enviar, via chat, uma mensagem particular para determinado colaborador sem que os demais tenham acesso à informação.

A integração com o pacote Office 365 também é um grande diferencial, principalmente se a sua empresa já utiliza esse serviço. Ferramentas como Word, Excel, Power Point, entre outras, poderão ser usadas, compartilhadas e editadas de forma coletiva durante o encontro.

Outro recurso interessante que o Teams oferece é a ferramenta “Tabs”, um espaço em que podem ser disponibilizados, na nuvem, os arquivos mais utilizados na rotina de trabalho.

No quesito segurança, o Teams também se destaca! A ferramenta e todos os arquivos nela presentes são criptografados de ponta a ponta. Isso evita que pessoas não autorizadas, como hackers, tenham acessos a informações sigilosas da sua empresa.

5. Discord

Bastante popular entre o público gamer, o Discord também vem ganhando cada vez mais espaço no mercado corporativo, pois a ferramenta conta com recursos bem interessantes para a comunicação organizacional.

O Discord é um aplicativo de comunicação instantânea que possibilita a troca de mensagens de texto fora ou durante uma chamada de vídeo tanto em canais privados quanto abertos.

Para as empresas, um recurso útil do Discord é a criação de servidores, ou seja, grupos formados por pessoas com interesses em comum. Dessa maneira, podem ser criados grupos específicos para cada setor da empresa, como marketing, RH, CIPA, contabilidade, entre tantos outros.

Além das chamadas em tempo real, o Discord também possibilita o envio de mensagens em áudio ou em vídeo para serem vistos posteriormente, de forma assíncrona, por membros de times espalhados pelo Brasil.

Enquanto no presencial, os colaboradores estão em diferentes salas de coworking do prédio, no modelo de trabalho remoto (home office), nem sempre todos do time estão conectados ao mesmo tempo em espaços virtuais comuns. Portanto, pode ser uma alternativa quando não é possível reunir todo mundo no mesmo horário para conversar.

E aí, qual das plataforma você prefere para conduzir as reuniões on-line na sua empresa? Considere os recursos de cada uma delas e decida qual é mais viável para o seu negócio.

Como escolher a plataforma ideal para sua empresa?

Ao considerar qual plataforma utilizar, é importante avaliar os seguintes fatores:

• Facilidade de uso: A plataforma deve ser intuitiva e acessível para todos os membros da equipe, independentemente do nível técnico.

• Integração com ferramentas existentes: Se sua empresa já utiliza ferramentas como Google Workspace ou Office 365, plataformas como Google Meet ou Microsoft Teams podem ser mais vantajosas.

• Segurança: Verifique as políticas de segurança, especialmente se a plataforma armazena informações sensíveis.

• Preço: Avalie se a plataforma oferece planos gratuitos ou se os custos das versões pagas são compatíveis com o orçamento da empresa.

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Agora que você conhece as opções disponíveis, é hora de escolher a plataforma que melhor atende às necessidades da sua empresa. Lembre-se de que uma ferramenta adequada pode transformar suas reuniões online, garantindo maior produtividade e colaboração entre as equipes.