Hot Desking o que é e quais seus prós e contras

Hot desking consiste em usar estações de trabalho que não são de um colaborador específico. Confira este post para entender mais sobre o conceito, as vantagens e desvantagens de adotá-lo na empresa!

Nos últimos anos, o mercado de trabalho passou por diversas transformações, que foram aceleradas pela covid-19. Diante do distanciamento social, modelos diferenciados de atuação passaram a se destacar, como o anywhere office — um regime remoto que permite ao colaborador realizar as suas tarefas em qualquer lugar. 

Com isso, também surgiram novas tendências, como o hot desking. Ele é resultado da necessidade de adaptação da empresa devido aos regimes de trabalho diferenciados, e também está presente em alternativas como o coworking. Quer saber mais sobre essa possibilidade?

Neste post, você aprenderá o que é hot desking, como ele funciona e os prós e contras desse modelo para as empresas de sucesso. Não perca!

O que é hot desking?

O termo hot desking é aplicado à prática de não ter mesas permanentes para cada pessoa da equipe na empresa. Ou seja, em vez de o colaborador utilizar o mesmo espaço todos os dias ou ter um uso exclusivo sobre ele, há um compartilhamento. Portanto, cada funcionário tem a liberdade de utilizar a mesa que preferir, desde que observe as políticas determinadas pelo empregador. 

Atualmente, essa estrutura é bastante conhecida devido aos coworkings — espaços de trabalho compartilhados para uso de profissionais de diversas áreas ou empresas. Assim, quem utiliza o serviço tem acesso a diferentes estruturas para trabalhar, além de ter contato com mais pessoas para desenvolver o networking. 

Tendência mundial

Vale destacar que o modelo não é recente: ele foi criado há vários anos, na década de 1990, mas não teve uma grande aceitação na época, especialmente por parte dos profissionais. No entanto, o cenário atual é bastante diferente, principalmente com a flexibilidade de modelos de trabalho híbrido, que mesclam o regime presencial e o remoto.

Nesses casos, o hot desking passou a ser uma solução importante. Afinal, se toda a equipe não trabalha no mesmo espaço simultaneamente, ter estações individuais não traz um custo-benefício atrativo. Além disso, o modelo pode trazer benefícios para a equipe, especialmente com uma maior integração. 

Diante disso, a alternativa se tornou uma tendência mundial e ganha espaços em diversos países. E no Brasil não é diferente: com o crescimento do trabalho híbrido e do anywhere office, a prática se tornou mais comum. Já o aumento no uso de coworkings também evidencia a aceitação do modelo, já que ele traz ambientes compartilhados de trabalho. 

Quais são as vantagens e desvantagens da prática?

Após conhecer o conceito, é normal se perguntar se ele é realmente vantajoso ou quais são as desvantagens que ele pode trazer. Sem dúvidas, essa é uma questão relevante para auxiliar na tomada de decisão na sua empresa. Por isso, a seguir, apresentamos os prós e contras dessa alternativa. Olha só:

Prós do hot desking

O hot desking se tornou tendência porque consegue entregar diversos benefícios para as empresas e os colaboradores. Então vale a pena conhecê-los melhor para definir se vale a pena adotar a estratégia em seu negócio. Confira as principais:

• Redução da necessidade de espaço físico, tanto com a adoção interna, no trabalho híbrido, quanto com o uso de espaços de coworking;
• Facilidade na adoção de medidas de distanciamento e cuidados exigidos pela pandemia de covid-19;
• Diminuição dos custos operacionais devido à redução no uso de materiais, mobílias, equipamentos e outros itens na empresa;
• Possibilidade de trazer mais igualdade na criação de ambientes e aumentar a interação entre as equipes devido à movimentação;
• Mudança na rotina, tanto no escritório quanto em ambientes externos, o que pode deixar a equipe mais motivada.

Contras do hot desking

Também existem contras que podem ser avaliados porque, embora existam chances de contorná-los ou compensá-los com os benefícios, essa análise permitirá escolhas mais assertivas para o negócio. Entre as desvantagens, estão:

• A força de trabalho multigeracional pode exigir políticas mais detalhadas para auxiliar na adaptação da equipe;
• Alguns colaboradores podem sentir dificuldades em não ter um espaço apenas seu ou se adaptar aos hábitos de outras pessoas;
• Se os equipamentos utilizados por cada um forem muito diferentes, haverá mais limitações;
• Mais cuidado na higienização após cada dia ou troca de lugar da equipe.

Como aplicar o hot desking?

Você já conheceu mais sobre o hot desking e a sua relação com o home office, o trabalho remoto e outros modelos flexíveis. Por isso, é interessante saber como aplicá-lo na empresa. Além das dicas dos tópicos anteriores, existem algumas práticas adicionais que podem ser observadas. São elas:

• Converse com a equipe para entender quais são as necessidades e como é possível implementar a prática com mais tranquilidade;
• Garanta espaços adequados para todos, considerando a ergonomia  e as ferramentas necessárias;
• Tenha um sistema seguro e integrado, que permita o acesso com maior mobilidade;
• Crie ou conte com espaços adicionais que permitam reuniões privadas e outras atividades que exigem maior isolamento;
• Defina políticas sobre o hot desking, visando trazer boas práticas que devem ser observadas por todos para o modelo funcionar;
• Adote ferramentas para fazer um bom gerenciamento desse modelo de trabalho, integrando com os demais sistemas usados pela empresa. 

Para quem é indicado?

Mas afinal, para quem o hot desking é indicado? A resposta é simples: para empresas e colaboradores empreendedores. Empresas de pequeno e médio porte, start-ups e freelancers são os principais alvos desse modelo de trabalho.

Para empresas, o hot desking é uma ótima opção para reduzir custos com imóveis e aumentar a flexibilidade do ambiente de trabalho. Além disso, essa técnica permite uma melhor utilização dos espaços, já que diferentes colaboradores podem compartilhar o mesmo local.

Por outro lado, para colaboradores empreendedores, o hot desking é uma oportunidade única de trabalhar em um ambiente mais descontraído e interativo, além de proporcionar uma maior sinergia e colaboração entre os profissionais.

Conheça alguns cases da Woba

Ainda tem dúvidas se vale a pena ter o hot desking na sua empresa? Com os espaços Woba isso é bastante comum. Por isso, trouxemos o depoimento de diversos cases de sucesso que contam com a nossa parceria e se beneficiam da estratégia. Acompanhe!

Thiago Palmeira, Consultor Creditas

“Esta semana me deparei com o vizinho do andar de cima fazendo uma reforma em pleno horário do meu expediente.

Para minha sorte, a Creditas começou uma parceria com o Woba, e encontrei um coworking da rede na rua onde moro! Bastava clicar na reserva, atravessar a rua e pronto, o dia de trabalho foi salvo! 

Meu desejo é que todas as empresas tenham esse cuidado, essa empatia, de se preocupar com o nosso bem-estar para a realização de um bom trabalho.”

 Eduardo Costa, Front End Developer RARO LABS

“Conheci o Woba através da empresa onde trabalho, a RARO LABS, e desde então venho experimentando uma nova jornada profissional. A possibilidade de mesclar o home Office com o coworking tem sido uma excelente ideia. 

Novas pessoas, momentos de descompressão, um novo ambiente, de fato tem produzido grandes resultados, sendo o foco, desempenho e saúde mental, alguns deles.”

Renatha Morgado, Customer Successs Kenoby

“Minha experiência com o Woba tem sido maravilhosa! Adoro ter a possibilidade de poder trabalhar em locais diferentes, nas mais diversas localidades. 

O Woba oferece uma diversidade de escritórios, com ótima infraestrutura e decorações despojadas que proporcionam aos usuários bem-estar e uma excelente experiência de um dia diferenciado de trabalho. 

Além do dinamismo e simplicidade de agendamento diretamente de seu aplicativo ou site. Obrigada Kenoby e Woba por essa experiência.

Pronto! Agora que você já conhece o hot desking e conferiu depoimentos de quem usa essa estratégia com a parceria de um coworking, fica mais fácil perceber como ela pode ser vantajosa, não é? Aproveite e conte com o Office Pass do BeeroOrCoffe: são centenas de espaço em mais de 160 cidades no Brasil para atender as demandas da sua equipe.”

Quer saber mais? Acesse o nosso site e conheça todos os diferenciais e benefícios que só o OfficePass pode proporcionar para o seu negócio!

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Texto escrito por Joanna Nandi, Redatora Web.