Google Agenda: como organizar e ser mais produtivo no trabalho

Utilizar boas ferramentas pode ser o diferencial para organizar a rotina e ter maior produtividade no trabalho. Conheça o Google Agenda e o passo a passo para otimizar o seu dia a dia!

Uma dificuldade comum no trabalho é manter uma boa produtividade. Para quem trabalha no modelo anywhere office e com jornada flexível, podem surgir alguns desafios durante a jornada. Afinal, conciliar a vida pessoal e profissional com equilíbrio, sem excesso de trabalho e com entregas adequadas nem sempre é fácil.

Por isso, é interessante conhecer ferramentas que podem ajudar na organização da rotina, como o Google Agenda. Com ele, é possível visualizar compromissos, ordenar horários, controlar a realização de tarefas, além de manter um planejamento pessoal e profissional muito mais alinhado.

Tem interesse em saber mais sobre essa solução? Continue a leitura para entender o que é o Google Agenda e como ele pode te ajudar no desenvolvimento de uma rotina mais produtiva!

O que é o Google Agenda?

O Google Agenda é um aplicativo gratuito que funciona como um calendário online, permitindo a organização dos compromissos e das tarefas online. Também conhecido como Google Calendar, ele é disponibilizado via web e para os sistemas operacionais Android e iOS. 

Na interface, o usuário tem acesso a um calendário completo que permite a visualização diária, semanal, mensal ou anual. Ainda, há a possibilidade de verificar a programação considerando apenas datas importantes ou em um período de 4 dias. 

Entre os seus diferenciais, está a possibilidade de configurar diferentes agendas, sincronizar compromissos e, até mesmo, compartilhar os registros com outras pessoas. Para facilitar a rotina, ele também envia notificações, para que você se lembre dos prazos e eventos que precisa observar. Assim, a ferramenta pode ser utilizada para otimizar a agenda e organizar todas as obrigações da rotina. 

Outro diferencial importante, é a possibilidade de instalar complementos. Existem diversos aplicativos que podem ser integrados ao Google Agenda, como ferramentas para reuniões, como o Zoom e o Microsoft Teams, além de diversas funcionalidades. Logo, há possibilidades de personalizar a ferramenta para que ela atenda a diversas necessidades. 

Como se organizar e ser mais produtivo com o Google Agenda?

A ferramenta faz sucesso entre os profissionais devido à praticidade que proporciona. Porém, é comum ter dúvidas sobre como ela pode ser utilizada para aumentar a produtividade no trabalho remoto. Pensando nisso, preparamos uma lista com as principais dicas sobre o assunto. Confira!

Utilize diferentes agendas na ferramenta

O Google Agenda tem uma funcionalidade interessante: ele permite ter diferentes calendários, que podem separar interesses, tipos de tarefas e outros assuntos. Por exemplo, você pode ter uma agenda para compromissos pessoais, outra para reuniões e mais uma para controlar prazos do trabalho. 

Para tanto, basta ir em “configurações” e escolher a opção “adicionar agenda”. Para deixar ainda mais interessante, você pode configurar as regras de compartilhamento e notificações de cada uma separadamente. Isso pode ajudar a manter ainda mais organização com as diferentes obrigações da sua rotina. 

Analise toda a sua programação

Uma dica bastante relevante para organizar a rotina e manter a produtividade é a organização das tarefas. Portanto, faça uma análise para entender quais são os seus compromissos diários, semanais e mensais. Embora as atividades passem por variações com o tempo, isso servirá como guia para montar a agenda. 

Além disso, defina quais são as suas metas e horas de dedicação para cada dia — incluindo tarefas pessoais e profissionais. É preciso manter um equilíbrio entre os diferentes aspectos da sua vida, e, nisso, a agenda trará um suporte importante. Portanto, inclua a atualização do calendário em sua rotina: isso precisa acontecer todos os dias, anotando tarefas cumpridas, pendências e novos compromissos. 

Utilize também o Google Keep

Você já teve uma ideia fora do horário de trabalho e depois esqueceu? Ou, ainda, lembrou de atividades pessoais que gostaria de realizar, mas deixou de anotar? Uma dica para lidar com essas questões é utilizar os post-its, anotando os insights e outros lembretes importantes.

O Google Keep oferece uma alternativa para substituir esse processo, permitindo que os lembretes sejam registrados via aplicativo ou pelo computador. Ou seja, fica acessível a qualquer hora e em qualquer lugar. Para garantir a praticidade, ele pode ser sincronizado ao Google Agenda.

Assim, você pode montar listas de tarefas, fazer uploads de áudios e fotos, adicionar notas ou manter outros registros. Ele também é ótimo para as atividades que devem ser realizadas, mas não tem um horário ou dia específico. Nesse caso, basta configurar o tipo de lembrete para que o item se mantenha ativo até que seja cumprido. 

Organize as horas de dedicação, intervalos e momentos de lazer

A agenda não precisa ser apenas para controlar compromissos. Ela pode servir como um organizador completo da rotina, incluindo atividades como exercícios físicos, refeições, momentos de lazer, estudos e outros. 

Para quem tem dificuldades em manter a organização da rotina e, com isso, tem a produtividade afetada, pode se beneficiar da ferramenta. Isso porque ela pode trazer detalhes sobre o que você precisa fazer e os horários de dedicação para cada atividade, com as devidas pausas para descanso.

Outro ponto importante é sempre lembrar dos intervalos para descansar e se divertir. Uma boa produtividade não depende de horas intermináveis de dedicação. Na verdade, ela tem mais relação com o foco e a qualidade de vida. Caso contrário, sem fazer pausas e com o excesso de trabalho, há riscos de sofrer com situações de estresse e esgotamento emocional. 

Isso não significa que o seu dia a dia deve ser engessado: na verdade, será apenas um guia para que você se lembre de todas as tarefas envolvidas na rotina e da necessidade de ter momentos para desacelerar e relaxar. 

Ter um dia organizado é imprescindível para o trabalho remoto e, como você viu, o Google Agenda pode ser um aliado nessa tarefa. Dessa forma, ele pode otimizar a sua rotina e ajudar a combater a procrastinação no trabalho para entregar resultados cada vez mais positivos. 

Se você gostou deste conteúdo, aproveite a oportunidade para aprofundar os seus conhecimentos. Baixe o nosso Guia da Produtividade no Trabalho Remoto e confira técnicas que vão ajudar a ter uma colaboração maior entre as equipes.

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Texto escrito por Joanna Nandi, Redatora Web. Revisado por Marcelo Madeira, tradutor, revisor e editor freelancer.