Como se tornar um gestor mais eficaz no escritório em 6 passos

Para otimizar as tarefas do dia a dia, aumentar a produtividade das equipes e alcançar melhores resultados dentro da empresa muitos profissionais se perguntam: como se tornar um gestor mais eficaz? Não existe um segredo, mas com organização, foco e colaboração é possível alcançar seus objetivos.

Como administrador, gestor ou gerente de facilities geralmente cabe a você manter o escritório funcionando da maneira mais eficiente possível. Seja solicitando suprimentos, solucionando problemas ou coordenando as atividades do escritório para toda a equipe, as demandas são infinitas. Mas com tantas tarefas para administrar, como é possível se tornar um gestor mais eficaz?

Os gerentes de escritório são “multitarefas especializados”. Mesmo que você esteja fazendo mais de quatro coisas ao mesmo tempo, isso provavelmente ainda não é suficiente. Você é o pivô que mantém tudo unido, aquele que mantém as rodas girando e as luzes acesas, o malabarista profissional de prioridades. E esta é uma razão pela qual a versatilidade foi classificada como a habilidade mais importante para profissionais dessa área.

Ainda assim, como qualquer funcionário importante, os gerentes de escritório geralmente procuram maneiras de se tornarem ainda mais eficazes. Neste post daremos algumas dicas práticas que você pode aplicar no seu dia a dia. Confira!

1. Saiba se comunicar com a equipe

Comunicar-se bem com os integrantes da sua equipe é essencial. Seja para oferecer um briefing das tarefas a serem executadas ou para dar feedback, a abertura para uma conversa de igual para igual e de forma específica é a melhor estratégia.

Para fornecer feedback específico, por exemplo, diga: “o relatório que você entregou ontem foi bem escrito, compreensível e fez suas observações sobre o orçamento com muita eficiência”. Não diga “bom relatório”. Esta declaração é geral demais para que o funcionário use as informações para entender o que estava bom.

Já se essa conversa for mais delicada, no caso de um feedback negativo, alguns pontos devem ser observados. Primeiramente, introduza o assunto e peça abertura, dizendo, por exemplo, que gostaria de dar algumas sugestões em pontos de melhoria. Em segundo lugar, não aponte apenas o que está de errado, mas ofereça também alternativas a serem aplicadas.

2. Não tenha medo de dizer não e priorizar tarefas

Com tantas solicitações inundando sua caixa de entrada, pode ser difícil priorizar. Defina um limite diário possível de tarefas — sejam seis, 10 ou mais — e escreva a lista de tarefas do dia seguinte no final do dia anterior. Aprenda, também, a dizer “não” quando necessário. É claro que sempre queremos ajudar nossa equipe e fazer o possível para dar conta de tudo. Mas existem momentos que isso simplesmente não será possível.

Quando você não tem certeza de como priorizar, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta bastante útil. Ela consiste em uma caixa simples de quatro quadrantes que te ajuda a separar tarefas “urgentes” das tarefas “importantes”.

Em termos básicos, tarefas urgentes são coisas às quais você precisa reagir imediatamente, como e-mails, telefonemas, textos ou notícias. Já tarefas importantes são aquelas que contribuem para sua missão, valores e objetivos de longo prazo.

Ao analisar como priorizar melhor as tarefas, pergunte em qual dos quadrantes eles se encaixam melhor. E então lide com elas de acordo:

• Urgente e importante: execute essas tarefas o mais rápido possível;
• Importante, mas não urgente: decida quando você fará isso e determine um prazo;
• Urgente, mas não importante: delegue essas tarefas para outra pessoa;
• Nem urgente nem importante: elimine-os da sua programação o mais rápido possível.

3. Delegue tarefas e confie em seu time

Os profissionais da sua equipe estão ali por um motivo: eles são capazes de assumir compromissos e responsabilidades. E por mais que muitas vezes haja a tendência de centralização de tarefas por parte dos gestores, aprender a delegar é uma habilidade essencial para quem está ocupando esses cargos.

Comece delegando tarefas mais simples e corriqueiras, como organização da materiais, agendamentos e atendimentos preliminares, por exemplo. Depois, vá evoluindo para processos mais complicados e que envolvam tomadas de decisões importantes. Você não só estará otimizando seu tempo como também beneficiará o crescimento desses colaboradores e da própria empresa. Afinal, tornar-se um gestor mais eficaz também passa pela sua contribuição para sua equipe e organização.

4. Incentive o crescimento constante (e dê o exemplo)

Com a rotina corrida do dia a dia e o grande número de tarefas relacionadas ao trabalho, muitas vezes é fácil esquecer do investimento em conhecimento e atualização — seja para o desenvolvimento pessoal ou profissional. Porém, é essencial separar um horário no seu calendário para o seu próprio treinamento, além de incentivar essa prática dentro da sua equipe.

Ouça podcasts relevantes, faça um curso de webinar on-line e configure os Alertas do Google para que seu setor fique atualizado sobre as últimas notícias. Os melhores gerentes de escritório nunca param de aprender e seu exemplo inspirará a equipe mais ampla a fazer o mesmo.

5. Otimize processos com o uso de ferramentas tecnológicas

Não é novidade que a tecnologia é aliada poderosa das empresas e profissionais modernos. Mas, muitas vezes, os recursos ficam subutilizados pelo simples fato de não os conhecermos tão bem. Nesses casos, oferecer workshops internos, materiais como e-books, vídeos e cursos online é uma estratégia bastante eficaz. O próprio time de tecnologia pode ensinar os gestores e colaboradores a usar melhor cada ferramenta.

Para equipes remotas, por exemplo, programas de organização são essenciais. Assim é possível que todos acompanhem as tarefas, gerenciem os processos e consigam se programar para entregar todos os objetivos. Separar as prioridades de cada área de acordo com as metas gerais da empresa também é um passo importante para se tornar um gestor mais eficaz: tenha sempre em vista a visão do todo.

6. Flexibilize a rotina e os espaços de trabalho

Como diria o velho ditado, tempo é dinheiro. E da mesma forma que você não jogaria seu dinheiro fora, não deveria fazer isso com seu tempo. Enfrentar horas de trânsito e deslocamento não é mais uma opção viável para a grande maioria das pessoas. Por isso, investir em rotinas flexíveis de trabalho, que possibilitem fugir da hora do rush e dos grandes centros comerciais das metrópoles, é a mais nova aposta das empresas. Isso inclui optar por escritórios compartilhados que permitem a rotina de trabalho remoto.

Para se tornar um gestor mais eficaz é preciso ter organização, disciplina e confiança na equipe. Mas também é necessário saber que a flexibilização de certos processos e conceitos é essencial no contexto atual do mercado de trabalho. Se você quer aprender um pouco mais sobre esse assunto, não perca o webinar sobre trabalho remoto com o Woba que será realizado no dia 26 de março, às 19h. Para se inscrever clique aqui.