Como fazer reuniões mais produtivas: se inspire nos gigantes Google, Amazon, Apple e Facebook
Por que aprender com seus erros se você pode aprender com as melhores? Confira as dicas das gigantes Google, Amazon, Apple e Facebook de como fazer reuniões mais produtivas.
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As relações de trabalho e o modo de se trabalhar vem mudando ao longo do tempo. Porém, existe uma atividade profissional que empresa nenhuma conseguiu abandonar ainda: as incontáveis reuniões. Sejam presenciais ou remotas, se você trabalha com pessoas, em algum momento elas precisarão acontecer. O grande problema é: como fazer reuniões mais produtivas?
Existem empresas que adotam as metodologias ágeis com suas “stand up meetings”, em que a principal regra é se manter de pé durante as reuniões. Esse desconforto garante que não se estendam mais do que o determinado e necessário. Mas, esse modelo pode não ser o ideal para todo o tipo de negócio.
Por outro lado, temos empresas e profissionais que perdem tempo demais com milhares de reuniões que não acrescentam em nada. Mas, como mudar esse cenário? Simples, se espelhando em quem já descobriu o caminho.
Como fazer reuniões mais produtivas para a minha empresa
Um levantamento realizado pela Harvard Business Review revelou que, dentre os 182 gerentes pesquisados, mais de 70% acredita que suas reuniões são ineficientes e improdutivas. Muitas vezes, inclusive, acabam por impedir a conclusão de seu trabalho.
Por esse motivo, a preocupação em buscar modelos de reuniões mais eficientes e satisfatórias é constante e as ações mais adotadas são as seguintes:
- Realizar reuniões em pé, sempre que possível;
- Definir um tempo limite para cada fase da reunião;
- Manter uma agenda de reuniões;
- Evitar atrasos;
- Convide apenas pessoas chaves e realmente necessárias.
Faça reuniões como os grandes Google, Amazon, Apple e Facebook
Agora, uma outra opção é aprender com quem já sabe o caminho das pedras.
Não é à toa que empresas como Google, Amazon, Apple e Facebook estão no patamar que estão, não é verdade. Elas devem saber o que estão fazendo. E em se tratando de produtividade e eficiência em suas reuniões não é diferente.
E nada melhor do que conhecer as práticas dessas grandes empresas e, quem sabe, aplicá-las em seu negócio. Confira, agora, algumas delas e torne suas reuniões muito mais eficazes.
Para a Google, uma das maiores empresas do mundo, uma boa reunião precisa ajudar a resolver problemas, compartilhar informações e capacitar pessoas a tomar decisões. Veja algumas ações adotadas:
- As reuniões na Google são geralmente curtas e só acontecem se forem agendadas antecipadamente. A ex-vice-presidente de pesquisa Marissa Mayer, por exemplo, passou a permitir que fossem inseridas em sua agenda apenas reuniões de cinco a dez minutos. Dessa forma, conseguiu resolver muito mais assuntos do que quando realizava reuniões longas e tinha espaço reduzido em sua agenda;
- Deve ser indicada uma pessoa para realizar as anotações durante as reuniões e elaborar a pauta do que foi discutido. Isso deixa os demais participantes livres dessa obrigação, mantendo o foco no que é realmente importante a ser discutido;
- Todas as ideias apresentadas em reuniões devem ser embasadas em dados concretos. Nada de “eu gosto mais assim”. Sempre deve ser demonstrado o quanto aquela ideia trará de retorno para a empresa ou para o processo envolvido;
- Sempre há um relógio visível nas reuniões do Google marcando o tempo determinado. Isso, porque é muito fácil se perder nos assuntos e o tempo se estender desnecessariamente. Mantenha um temporizador por perto, mesmo que do celular, e respeite o tempo especificado para a reunião.
Amazon
Na Amazon, o foco é uma das principais preocupações durante a reunião, tanto que apresentações em Power Point foram proibidas. Confira outras curiosidades:
- Nada de entrar despreparado em uma reunião da Amazon. Para evitar isso, os executivos se sentam por 30 minutos antes, em silêncio. Nesse tempo, é lido um memorando contendo todo o contexto da reunião, com possíveis abordagens, perguntas e próximos passos;
- Isso não significa que as reuniões sejam longas, muito pelo contrário. Da mesma forma que a Google, a Amazon prega por reuniões curtas. A regra para o cálculo do número de participante é que sejam suficientes duas pizzas para alimentar a todos.
Apple
Uma empresa sempre em busca de novas ideias e sem tempo para reuniões improdutivas, bem ao estilo Steve Jobs. Veja algumas práticas adotadas pela empresa:
- Steve Jobs tinha um estilo peculiar para pregar a máxima de que somente as pessoas realmente necessárias devem ser convidadas para as reuniões: expulsar as desnecessárias. Neste caso, o melhor a se fazer é perceber que nem sempre é preciso chamar toda a equipe para as reuniões. Depois, se precisar divulgar os resultados, utilize outros meios de comunicação, como o e-mail;
- Quantas ideias e decisões acabam se perdendo ao fim de uma reunião? Na Apple, nenhuma. Nessa empresa, toda decisão é atribuída ao participante por ela responsável. Essa pessoa deverá manter o controle e acompanhamento pela implementação da decisão e reportar seus resultados em uma próxima reunião;
- Exemplo de empresa inovadora, a Apple também aproveita suas reuniões para incentivar e apoiar seus funcionários a apresentarem novas ideias. Isso motiva a equipe e ajuda a manter os participantes envolvidos durante a reunião.
O Facebook teve um crescimento astronômico em pouquíssimo tempo e, para isso, foi preciso muito foco e organização. Descubra algumas táticas utilizadas em reuniões por essa gigante multinacional:
- Assim como na Amazon, os executivos do Facebook não realizam reuniões sem que os participantes estejam realmente preparados. Além de receberem um memorando com as informações relevantes sobre o assunto, acreditam que seja imprescindível definir o objetivo da reunião. Devem estar prontos para discutir um problema ou para tomar uma decisão;
- A utilização de tópicos é outra ferramenta utilizada por Sheryl Sandberg, COO do Facebook. A reunião avança seguindo uma lista de tópicos a serem discutidos e, quando todos eles são atendidos, a reunião termina. Mesmo que o tempo determinado ainda não tenha acabado. Isso ajudar a organizar o tempo sem deixar nenhum assunto importante de fora.
Essas foram algumas dicas de como essas grandes empresas multinacionais deixaram suas reuniões mais eficazes. De maneira geral, são reuniões menores, com participantes chaves e bem preparados. Cabe a você analisar quais ações melhor se encaixam em seu negócio e começar a implementar com sua equipe.
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Samantha Panzini é formada em Turismo e pós-graduada em Administração. Apaixona por Marketing Digital, ela atua como freelancer na área de Produção Conteúdo.
