O que as lideranças de facilities da Movile, da 99 e da Abrafac pensam sobre o futuro e a volta aos escritórios

O terceiro dia da Webinar Week, que aconteceu na noite dessa quarta (27/05), contou com a presença de Peter Kawamura, CEO da Movile, Vanessa Zietlow, Head de Facilities da 99, e de Thiago Santana, presidente da Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC). Assim como nos dias anteriores, a mediação foi de Roberta Vasconcellos, CEO do Woba.

Com o tema “Como os Facilities estão adaptando os escritórios”, o encontro gerou muitas ideias e conhecimentos de grande valor para as centenas de pessoas que acompanharam o webinar. Quer saber tudo que aconteceu? Se sim, confira o texto a seguir que preparamos para você!

Como os facilities estão adaptando os escritórios

De acordo com a International Facility Management Association (IFMA), a gestão de facilities “é uma profissão que abrange várias disciplinas para garantir funcionalidade, conforto, segurança e eficiência do ambiente construído, integrando pessoas, local, processos e tecnologia”.

No início da conversa, a Head de Facilities da 99, Vanessa Zietlow, destacou: “nosso propósito é o atendimento às áreas com excelência”. Para isso, com a pandemia, a 99 tem estabelecido uma série de novas medidas para garantir uma jornada confortável para todos seus públicos. 

Para o Head de Facilities da Movile, Peter Kawamura, a área permite que você transporte um pouco do lado profissional para o pessoal. “Tem que gostar de servir as pessoas. Nosso maior ativo hoje são as pessoas, elas têm que se sentir felizes”, lembrou. 

No caso da Movile, vale lembrar que trata-se de uma holding que tem várias empresas, como PlayKids, Wavy e Rappido Marketplace. “E a gente quer, com nossos aplicativos, facilitar a vida de todo mundo”, destacou o executivo.

Thiago Santana, por sua vez, contou que o trabalho da Associação Brasileira de Facilities (Abrafac) tem como objetivo discutir processos e melhorias na área. Para tanto, a Abrafac exerce o papel de integrar pessoas, processos e ambientes, com o objetivo de melhorar a qualidade de vida e a produtividade dos negócios.

Covid-19: como foi a adaptação do setor de Facilties 

Em relação à crise do coronavírus, que causa a Covid-19, Vanessa disse que a empresa, com o exemplo da situação na China, teve tempo de se preparar para quando chegasse ao Brasil. “Cada área já deixou livre para os seus funcionários começarem o home office antes da quarentena”, disse ela, que também falou que isso foi feito “pensando genuinamente nas pessoas”. 

Em relação à mudança do ambiente de trabalho, a Head da 99 comentou que a transição foi feita da maneira certa. “A adaptação para as pessoas estarem no home office foi tranquila porque tínhamos uma rede para suportar isso”. 

Peter, por sua vez, lembrou que ninguém nunca passou por isso, portanto não havia um script. Por causa da pandemia, o grupo Movile inteiro (que tem cerca de 4 mil funcionários) foi para o home office. “O momento não é só o home office, a gente está trabalhando remotamente. Por isso, é muito importante ter uma comunicação clara”, disse. 

Para que tudo fluísse da melhor maneira possível, formou-se um comitê de crise com todas as empresas do grupo. “Adaptamos os espaços para as pessoas se sentirem nos escritórios (enviamos cadeiras, kits de monitor etc). E vale lembrar que não foi uma preocupação só com os funcionários, a gente se preocupa com todo mundo, como parceiros e clientes”, comentou. 

Em relação à postura da Abrafac, Thiago abordou o conceito de revolução e evolução. “A gente só acelerou coisas que já estavam aqui. Dois meses do ponto de vista histórico não são nada e olha o tamanho da mudança que já aconteceu. Enquanto alguns segmentos tiveram um boom, outros foram pra estaca zero”, disse o executivo. 

Como será a volta dos funcionários para os escritórios 

Segundo Peter, “não temos ainda uma data de retorno, mas estamos nos preparando. Estamos fazendo um playbook e tentando entender como vamos fazer esse plano com o pessoal da limpeza, copa, recepção. Temos preocupação, por exemplo, com torneiras e descargas sem toque”, disse.

Além disso, o executivo destacou que “temos (a ajuda de) um técnico em segurança do trabalho e um infectologista, que nos passa todas diretrizes, inclusive sobre alimentos e distanciamentos. O retorno será gradual, por fases. E não é só o escritório em si, tem o trajeto, os prédios, é tudo”.

Já Thiago destacou que, “para mim, a chave será se preocupar com o protocolo de cada estado e cidade. A chave da comunicação do que entra e o que sai nas organizações vai ser entender o momento de risco, o nível de resposta do risco e a comunicação correta”, comentou.

Vanessa, por sua vez, alertou para o fato de uma coisa (entre tantas outras) que precisa ser observada é a questão do ar-condicionado. “Em São Paulo, por exemplo, temos portas e janelas que podemos deixar abertas para circular o ar. É um ponto que está mais nos preocupando”.

Mudança do layout dos espaços de trabalho 

Peter lembrou que a empresa em que atua ainda não está se mobilizando para mudar o layout, mas sim trabalhando com o espaçamento das mesas e cadeiras. “Nosso escritório favorece que isso seja feito pelo layout já existente. Isso serve para todos os escritórios do grupo”, disse. 

Mas, ponderou o executivo, “essa preocupação com o ar-condicionado e todos os equipamentos que temos dentro do escritório é muito grande. Temos o lado ruim, mas o lado bom é que as pessoas vão se preocupar mais e podemos até ter menos problemas com doenças”.

A partir de todas essas particularidades, surgiu a questão: como vamos trabalhar o anywhere office (ou seja, o trabalho de qualquer lugar)? Para Peter, talvez não precisamos fazer tantas mudanças estruturais. “Temos mesas que já possibilitam mudanças rápidas de layout. No futuro, teremos a oportunidade do home office, do coworking e do escritório. Você pode trabalhar no coworking perto de casa ou da escola do seu filho”, pontuou.

Ainda no que diz respeito às tendências, Thiago opinou que acha muito cedo para falar sobre elas. “Acho que os escritórios vão ter overbooking (prática que indica vender um determinado serviço em quantidade em relação à capacidade que a empresa pode fornecer) porque as pessoas estão desesperadas para voltar ao escritório”, comentou. 

“Acho muito cedo para definirmos como vai ser o espaço do futuro. O que acho que ele vai ser, que é uma tendência de médio-prazo, e que é independente desse cenário atual, que eu vi na conferência europeia de facilities, são os escritórios flexíveis. Escritórios que permitem mudanças de layout sem obras complicadas. Paredes intercambiáveis, agrupamento de mesas etc”, completou.  

Ainda de acordo com o presidente da Abrafac, muitas empresas gostaram do home office e vão buscar outras soluções, como o coworking. Além disso, a flexibilização dos contratos também é uma prática que deve aumentar e ganhar mais espaço no mercado. 

Como ficam a cultura e os custos das empresas  

Head de Facilities da Movile, Peter Kawamura lembrou que a empresa em que atua tem o hábito de se reunir. “Ainda vai ter isso, porque estar junto é mais legal. O que a gente entende agora é que, com essa prática de trabalhar remotamente, alguns negócios entenderam que é possível aplicar o modelo híbrido. Muitas pessoas se adaptaram e conseguem ser produtivas”, disse. 

Thiago, da Abrafac, lembrou que “a questão do home office trouxe a oportunidade de ressignificar os espaços de trabalho e alguns sentimentos e práticas corporativas”. 

Vanessa, da 99, por sua vez, tocou na questão de custos. Para ela, “vai ser muito difícil ter uma redução com a quantidade de novas coisas que teremos que aplicar. Estou analisando todas as milhares de opções (como tubo de desinfecção, dispenser diferenciado de álcool em gel etc)”, contou. 

No tocante às máximas do mercado, Thiago lembrou que “os dogmas fundamentais caíram por terra. Então, as discussões todas podem ser colocadas em cima da mesa”, ponderou o executivo. 

Como será o comportamento das pessoas

A respeito das mais diversas transformações, Vanessa lembrou que “a 99, logo no início da pandemia, fez um projeto muito bacana: de desinfecção dos carros do aplicativo. É uma névoa que faz a desinfecção da superfície e age por um determinado período de tempo”, disse. 

“Ele não atesta contra a Covid, mas protege contra vírus e bactérias. E já se fala em um túnel de desinfecção por onde as pessoas passam, mas não existe um registro ainda”, completou.

Além disso, a executiva comentou que “tem um controle de acesso que é como se fosse um leitor facial em que se lê a temperatura e identifica se a pessoa está de máscara. Somente depois libera a catraca para entrar. Vimos na China e já tem a possibilidade de trazer isso aqui para o Brasil”, destacou.

Já Thiago comentou que “uma solução que eu vi com custo-benefício bastante razoável é o uso de câmeras infravermelhas. Existem sistemas muito simples que podem identificar uma pessoa com temperatura elevada. É uma boa prática que veio para ficar.

O futuro dos espaços de trabalho e dos coworkings

De acordo com a Thiago, a premissa de agora passa por ressignificar os espaços de trabalho. “O coworking e a flexibilização: o que o ambiente traz para as minhas equipes de trabalho. O escritório é parte da estratégia da organização porque é ali que se criam as coisas”, disse.

Vanessa, por sua vez, lembrou que o futuro ainda é muito incerto. “Eu vejo ainda que temos uma adaptação muito grande, principalmente as pessoas. Na China, as pessoas são muito disciplinadas e preocupadas, já usavam as máscaras quando estavam gripadas”, destacou. 

“Agora, vamos pensar nisso, se preocupar com a saúde e a higiene nos escritórios. O futuro do profissional de facilities é essa parte muito mais estratégica. Mostrar os custos que conseguimos reduzir, as áreas que somos responsáveis e não somente relacionadas ao escritório em si”, completou.

Para encerrar o bate papo, Peter cravou: “ o escritório do futuro será de diversos formatos”.

E aí, curtiu o papo? A Webinar Week termina hoje (quinta, 28/05). Para se inscrever, clique aqui ou no banner abaixo. Caso esteja lendo este texto depois do evento, confira as reprises das lives em nosso canal no YouTube.