Espaço de trabalho moderno: por que a tecnologia e os ambientes físicos ajudam as empresas

O espaço de trabalho moderno prevê a união da tecnologia e do ambiente físico para alcançar o equilíbrio. Por isso, vale a pena trabalhar um modelo mais flexível. Entenda quais são os impactos positivos e como utilizá-los a seu favor.

É um engano dizer que o escritório morreu. Apesar de a pandemia ter exigido uma revisão do espaço de trabalho moderno, o modelo tradicional ainda faz sentido para algumas pessoas. Afinal, ele oferece interação com outras pessoas e até ajudar a afastar os problemas pessoais só pelo fato de sair de casa.

Por isso, é possível dizer que a cultura do escritório sobreviverá no pós-pandemia. Por outro lado, muitos profissionais gostaram da experiência do trabalho remoto. A oportunidade de evitar a perda de tempo com deslocamentos, trabalhar nos horários que desejar e aumentar a concentração são alguns dos pontos elencados por quem está nesse time.

Qualquer que seja a sua percepção sobre o assunto, a verdade é que os gestores precisam avaliar as possibilidades. Além disso, é importante considerar que o espaço de trabalho moderno tem ampla participação do digital.

Tudo isso gera impactos positivos nas empresas e em seus colaboradores. De que forma isso acontece? Veja alguns efeitos positivos causados pela tecnologia e pelos ambientes físicos.

Experiência do funcionário

A tecnologia permite que o colaborador trabalhe de onde quiser. Ele pode estar no ambiente físico da empresa, mas também pode ficar alguns dias em casa ou, até mesmo, em um coworking. É o modelo híbrido, que vem sendo considerado por muitas das grandes empresas.

Aliás, essa é uma das principais tendências para as equipes em 2022. Isso porque impacta a experiência do funcionário. Uma pesquisa da Jacob Morgan, por exemplo, mostrou que as empresas que investem nesse quesito ganham 4 vezes mais lucro médio e o dobro da receita média das companhias que não fazem esse investimento.

Por que esse resultado? Basicamente, a tecnologia molda a cultura organizacional e as interações entre os colaboradores e o espaço de trabalho moderno. Por isso, as empresas devem estar preparadas para fornecer o que é esperado, ou seja, aplicativos fáceis e intuitivos.

Além disso, a tecnologia permite implementar o anywhere office. Dessa forma, é possível trabalhar de qualquer lugar, manter a produtividade e fazer entregas de valor. Basta usar os recursos disponíveis, como aplicativos, Internet das Coisas (IoT) e computação em nuvem.

Em suma, a experiência positiva começa já no onboarding, mas continua durante todo ciclo do funcionário na empresa. Com as ferramentas digitais, os colaboradores trabalham quando podem e querem. Isso aumenta a satisfação de maneira considerável, já que oferece flexibilidade.

Colaboração

Durante a pandemia, muito se falou sobre as estratégias de trabalho híbrido e como elas poderiam ajudar no retorno ao escritório. Apesar de não existir resposta certa, há um consenso: o escritório deve ser desenhado para garantir o máximo de colaboração e conectividade para os períodos em que os colaboradores estiverem presentes.

Isso significa oferecer oportunidades tecnológicas para as equipes se conectar e ainda incentivar a interação pessoal. Aqui, estão incluídas as ferramentas de comunicação. Por exemplo, G Suite, Slack, WhatsApp, Trello e outras. Assim, todos ficam sabendo o que está acontecendo e têm mais facilidade de acompanhar o fluxo de processos.

Além disso, é importante estabelecer a comunicação assíncrona. Assim, fica mais fácil construir parcerias eficientes entre os membros do time. Desse modo, ainda que a equipe ou parte dela esteja remota, é possível alcançar bons resultados.

O modelo de trabalho híbrido já favorece a colaboração entre as equipes, especialmente, porque garante que os profissionais estarão no escritório alguns dias da semana. Assim, a interação é facilitada.

Sem contar a experiência, principalmente de quem trabalha no modelo de anywhere office. Com a vivência e o contato com outros profissionais em coworkings e outros espaços, torna-se mais fácil surgirem ideias para aplicar na rotina produtiva.

Produtividade

O espaço de trabalho moderno já estava em processo de modificação. Isso se acelerou devido à pandemia. Com o auxílio da tecnologia, os colaboradores puderam focar suas atividades estratégicas. O objetivo foi garantir criatividade e precisão.

Mais do que isso, a conexão contínua entre clientes e colaboradores exige resultados mais rápidos. Ainda assim, a qualidade do ambiente de trabalho é um fator relevante. Isso porque existe uma relação com a eficiência e a produtividade dos colaboradores.

Para se ter uma ideia, uma forma de aumentar a produtividade é incentivar os colaboradores a gerenciarem seu tempo e recursos. Novamente, a tecnologia é essencial para esse processo. Com softwares de gestão de tarefas e apps para gerenciamento do tempo, por exemplo, é possível ter uma visão real das atividades a serem realizadas e dos prazos.

Essa é exatamente a ideia do trabalho híbrido e do anywhere office. Ao dar autonomia aos colaboradores, a produtividade tende a aumentar. Um dos motivos é o fato de todos terem consciência da importância de seu trabalho para o alcance dos objetivos estratégicos.

Outro ponto importante é que eles conseguem dar continuidade ao fluxo de processos. Afinal, as tarefas são alocadas conforme a disponibilidade e a realidade da equipe. Dessa forma, gargalos são identificados, bem como atividades que geram perda de tempo.

Retenção de talentos

Os aspectos anteriores levam a esse impacto positivo: a retenção de talentos. A relação é simples de explicar. Quando os colaboradores se sentem úteis ficam motivados. A motivação gera engajamento e satisfação. Como consequência, o turnover (ou rotatividade de colaboradores) é reduzido.

Dentro desse segmento, fica claro que investir no trabalho híbrido é uma opção interessante. Essa é uma maneira de aumentar a qualidade de vida no trabalho e até de fortalecer a cultura organizacional.

Esses benefícios surgem porque a empresa oferece o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Além do mais, os profissionais começam a valorizar o tempo em que estão no escritório.

Nesse cenário, o espaço de trabalho moderno prevê modificações, como a redução das barreiras físicas para facilitar a interação nos momentos em que as equipes estão na empresa. Ou seja, o escritório para equipes remotas e híbridas precisa ser totalmente reconfigurado.

Da mesma maneira, precisa haver espaços virtuais para troca de experiências e informações.

Para quem opta pelo anywhere office, a ideia é fornecer espaços em outras estruturas, como o coworking. Nesse sentido, é possível interagir com outras pessoas, ter ideias, fazer reuniões e o que mais for necessário com toda a estrutura exigida.

Redução de custos

Obviamente, as empresas têm de ficar atentas aos custos. Quanto menor eles forem, melhor. Afinal, isso aumenta a margem de lucro. Novamente, o espaço de trabalho moderno e a tecnologia ajudam a alcançar esse objetivo.

Com o anywhere office, por exemplo, seus colaboradores encontram a estrutura de que precisam mesmo sem estarem em uma filial da empresa. A mesma regra é válida para o trabalho híbrido.

Isso porque é inviável manter uma unidade em todos os lugares em que os colaboradores estão presentes. Com a tecnologia, diversos ambientes podem se tornar um espaço de trabalho moderno. Inclusive, os coworkings se encaixam bem nesse quesito, até mesmo porque foram criados para essa finalidade.

Desse modo, seus colaboradores têm acesso a toda a estrutura necessária sem você ter custos extras. Isso é possível ao contratar uma solução de assinaturas. Por meio dela, os funcionários têm acesso a várias unidades de escritórios compartilhados sem a empresa pagar a mais por isso. Resultado: um espaço de trabalho moderno, tecnológico e adaptado às necessidades atuais.

Segurança cibernética

O último impacto positivo é relativo à segurança. As empresas precisam se preocupar com esse quesito a fim de evitar golpes e fraudes. Afinal, quanto mais os colaboradores estiverem remotos e os endpoints (pontos de comunicação) aumentam, mais risco costuma existir. Isso se não forem implementados recursos de segurança.

Tecnologias inovadoras, como a malha de segurança, protegem contra brechas. Quando usada em conjunto com protocolos rígidos e fortes, engajam os colaboradores em práticas de proteção dos dados. Além disso, identificam qualquer caso de quebra.

Isso é fundamental no trabalho híbrido e no anywhere office. Afinal, cada colaborador remoto se torna um endpoint. Ao cuidar da segurança, também há redução de custos devido ao não vazamento de dados, ao acesso facilitado às informações e ao aumento da produtividade.

Em suma, existem vários efeitos positivos da tecnologia e dos ambientes físicos no espaço de trabalho moderno. No entanto, vale a pena trabalhá-los junto aos formatos híbrido e anywhere office. Para isso, você pode contar com o workspace do Woba. Assim, tem acesso a coworkings em todo o Brasil.

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Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.