Escritórios flexíveis: como unir tecnologia, estratégia e cultura

O novo modelo de ocupação corporativa que está redefinindo o futuro do trabalho

Empresas com presença nacional, múltiplos escritórios regionais e uma cultura em constante evolução enfrentam um desafio recorrente: como gerir espaços físicos de forma eficiente, escalável e centrada nas pessoas?

A resposta pode estar nos escritórios flexíveis — e na forma como eles são gerenciados.

Neste artigo, você vai entender:

• Por que empresas enterprise estão adotando modelos mais ágeis e inteligentes de ocupação

• Como a tecnologia e a IA estão otimizando decisões imobiliárias

• O impacto da cultura cliente no sucesso da gestão de espaços

• O case real de uma empresa que reestruturou +100 escritórios com apoio da Woba

Escritórios como serviço: a era da flexibilidade e da eficiência

Os escritórios flexíveis deixaram de ser uma alternativa e passaram a ser infraestrutura estratégica para empresas que querem agilidade e controle sem abrir mão da experiência do colaborador.

Na Woba, esse modelo é simples:

Espaço sob medida, pronto para uso, sem CAPEX e com gestão centralizada em uma única plataforma.

• +2.500 espaços disponíveis

• Presença em +350 cidades

• Solução com dados em tempo real para tomada de decisão

Além disso, empresas contam com dashboards, inteligência de uso, contratos flexíveis e atendimento humanizado — tudo pensado para facilitar a vida dos gestores de Real Estate, Facilities, RH e Finanças.

Transformação baseada em escuta ativa e dados

Segundo a CEO da Woba, Roberta Vasconcelos, a origem da plataforma está diretamente ligada a uma dor do mercado: a necessidade de contratar e adaptar escritórios com mais agilidade e inteligência.

“O cliente sempre esteve no centro. Ouvimos, testamos e construímos um modelo que resolve o problema real: adaptar espaços à velocidade com que o negócio muda.”

Com isso, empresas conseguem:

• Reduzir a ociosidade de escritórios

• Fechar sites ineficientes com base em dados

• Substituir contratos longos por soluções flexíveis sob demanda

• Criar hubs sob medida conforme a performance de cada regional

Case real: de 25 para 108 escritórios com eficiência e velocidade

Uma grande adquirente do setor de meios de pagamento enfrentava um desafio: seus 25 escritórios regionais não atendiam a real demanda de seus times comerciais, espalhados por mais de 100 cidades.

Após diagnóstico da Woba, a empresa:

• Fechou os 25 sites físicos com alta ociosidade

• Economizou R$ 4 milhões ao ano

• Passou a usar salas sob demanda em toda a rede da Woba

Com o tempo, decidiu voltar a ter hubs fixos. Em apenas 45 dias, a Woba viabilizou 108 escritórios sob medida, com o número ideal de posições em cada cidade e dados de uso centralizados.

Tecnologia com toque humano: o papel da IA e da cultura na jornada do cliente

Apesar de ser uma empresa de tecnologia, a Woba valoriza profundamente as relações humanas em sua operação.

Com uma cultura baseada nos pilares:

• Be You (autenticidade)

• Be Together (colaboração)

• Be the Difference (foco em impacto)

A empresa equilibra automação com atendimento consultivo e encantamento real.

Inclusive, utiliza IA conversacional, dashboards de uso e assistentes virtuais para apoiar gestores de Facilities e Real Estate a tomarem decisões mais rápidas, assertivas e personalizadas.

“A tecnologia entra para escalar e facilitar. Mas o encantamento é humano.” — Roberta Vasconcelos

E a cultura organizacional? Ela vem junto.

O sucesso dos escritórios flexíveis vai além da infraestrutura. Envolve cultura, propósito e gestão.

Empresas que prosperam nesse modelo são aquelas que:

• Têm rituais bem definidos de colaboração

• Explicam o porquê das decisões sobre espaços e modelos de trabalho

• Avaliam saúde social como indicador de produtividade

• Estão preparadas para mudar rápido, com segurança

Conclusão: o futuro do trabalho é flexível, inteligente e centrado nas pessoas

As empresas mais bem posicionadas para crescer hoje são aquelas que aliam tecnologia + flexibilidade + cultura para transformar seus espaços físicos em alavancas de resultado.

Com a Woba, sua empresa pode:

• Escalar presença regional com controle

• Reduzir custos sem perder performance

• Ajustar modelos conforme o negócio evolui

• Ter apoio de uma plataforma que entende seu momento e entrega soluções sob medida