Confira 8 dicas práticas para se organizar melhor em 2022
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Se você precisa de novos métodos para melhorar os seus dias de trabalho e ter mais eficiência nas suas demandas esse conteúdo com 8 dicas práticas para se organizar foi feito para você! Continue a leitura e confira!
Ao final do dia a sensação que você tem é que está mentalmente (e fisicamente) exausto, mas sem concluir metade do que foi proposto? Se essa é a sua realidade saiba que temos as melhores dicas práticas para se organizar.
Todas essas questões podem mexer diretamente com a qualidade e eficiência do seu trabalho, o que, consequentemente, faz com que perca dinheiro. A fim de que tenha mais tempo nas mesmas 24 horas do seu dia é que preparamos este material.
Continue a leitura e confira as melhores dicas de organização para aplicar ainda esse ano.
1. Crie a sua rotina e a sua organização de trabalho
Por mais que o profissional tenha uma ocupação sem rotina fixa em escritório, é preciso criar sua própria organização. Isso porque, assim, todas as áreas passam a se alinhar.
Os seus métodos podem se dar a partir de planners ou bullet journals, em que a otimização fica por conta das suas prioridades.
Com o planejamento de atividades, reuniões e eventos feitos com antecedência é possível manter os novos hábitos e se organizar melhor neste ano.
Além disso, com uma rotina seguida diariamente não há tempo a perder, já que automaticamente você sabe o que precisa ser feito de acordo com as prioridades pré-definidas.
2. Não acumule demandas
Você é o tipo de profissional que diz sim para todas as solicitações de superiores? Ou então precisa gerenciar muitas pessoas ao mesmo tempo, e, assim, acaba acumulando funções para ficar longe de erros? Saiba que essa prática pode estar atrapalhando a sua organização no trabalho.
Se quer mudar os hábitos desse ano, precisa parar de acumular demandas. Além de sobrecarregar os seus dias, esse acúmulo também faz com que você execute menos tarefas com qualidade, mandando por água abaixo a sua produtividade geral.
É natural nos acharmos importantes por acumular tarefas. Porém, um profissional pode estar perdendo muito mais tempo do que necessário na execução de cada uma delas. Vale repensar se a prioridade é qualidade ou quantidade.
Se a sua agenda está sempre cheia e você mal consegue executar as prioridades, saiba que está na hora de delegar atividades para se organizar melhor.
3. Delegue atividades
Não há nada de errado em dividir suas tarefas com os colaboradores. Engana-se quem pensa que esse ato é irresponsabilidade por não conseguir colocar as atividades em dia. Muito pelo contrário, ao fazer isso está mostrando ao funcionário o quanto confia no serviço dele.
Para gerenciar diferentes equipes é preciso analisar as suas capacidades e essa pode ser uma excelente oportunidade. Pode ser, inclusive, uma ótima chance de melhorar a relação com um colaborador.
Além de ganhar mais tempo, você ainda ajuda uma pessoa a crescer e dá a ela a possibilidade de mostrar suas qualificações. Experimente e veja os resultados de produtividade da sua equipe.
4. Busque alternativas para facilitar o trabalho
Aos profissionais que precisam lidar com demandas flexíveis é essencial ter alternativas de expediente sempre por perto. Por isso, uma das dicas práticas de organização que separamos para você é considerar escritórios em coworkings próximos.
Esses ambientes costumam ficar alocados em pontos estratégicos, próximos às grandes organizações, assim você fica perto dos seus clientes ou quem sabe garante novos ao conhecer diferentes lugares.
5. Priorize as pausas
Assim como uma das dicas práticas de organização sobre não ser multitarefa, as pausas também fazem parte de um dia de trabalho disciplinado.
As pequenas folgas durante a rotina ajudam você a ordenar os pensamentos e, assim, agir melhor diante de uma situação.
Quando a cabeça está sobrecarregada a tendência é agir por impulso a fim de se livrar de algum conflito, por exemplo. Portanto, faça pausa para se alimentar, tomar um café, conversar com outras pessoas sobre a vida. Algo que o ajude relaxar, mesmo que por quinze minutos a cada duas ou três horas de trabalho já ajuda bastante.
6. Otimize as reuniões
Algumas reuniões e conversas podem ser realmente otimizadas com poucos minutos, desde que você mude o formato. Como? Em vez de perder duas horas de deslocamento em uma reunião que vai durar vinte minutos, faça online.
Se precisa apenas passar uma orientação emergencial a um colaborador, por que não conversar com ele de algum escritório flexível ou coworking em vez de esperar o próximo dia de encontro presencial? Dessa forma, otimiza os dois profissionais, seu trabalho e o dele.
Além disso, essas comunicações podem ser tão profissionais quanto dar um feedback pessoalmente, pois muitos lugares contam com acessórios e espaços acústicos a fim de que a mensagem seja de qualidade.
7. Execute uma tarefa de cada vez
Existem várias metodologias e estudos que comprovam que multitarefas não são sinais de produtividade, sendo assim a dica de organização aqui é a de priorizar uma tarefa de cada vez.
Aproveite a lista que incluiu na sua rotina e, ao começar uma tarefa, priorize-a até o final. Dessa forma, conclui de maneira eficiente e rápida, já que distrações serão eliminadas dessa etapa.
Assim como executar uma tarefa de cada vez, você pode incluir o tempo em cada uma das suas atividades, e dessa forma evitar a procrastinação, conseguindo executar tudo o que estava no planejamento do dia.
8. Faça listas
Essa é uma das dicas práticas de para se organizar que você não deve deixar de lado: faça listas das atividades do dia. Sim! A boa e velha lista de orientação ajuda a se planejar com antecedência, sendo assim, economiza tempo com aquilo que já priorizou ao dia seguinte, por exemplo.
Teste diferentes formatos, mas priorize aquele que vai poder andar na sua pasta por onde for, assim, sempre que precisar consultar está ao seu alcance. Além disso, nosso cérebro é capaz de assimilar melhor a priorização de demandas quando se trabalha com listas.
Uma excelente forma prática de se organizar é usando no dia a dia um planner, com as suas prioridades, atividades importantes, metas e demais informações que vão ajudar no dia a dia.
Não sabe como ter um? Baixe aqui o planner gratuito e atualizado para 2020 ser o ano da sua organização!
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