13 truques utilizados por profissionais que atuam remotamente

O trabalho remoto é desejado por grande parte dos profissionais modernos. Esse modelo de atuação proporciona mais produtividade, praticidade e satisfação para os colaboradores. E também traz muitos benefícios para a empresa. Alguns profissionais que atuam remotamente compartilharam suas dicas mais valiosas para que tudo ocorra da melhor forma possível.

Profissionais que atuam remotamente já fazem parte de uma boa porcentagem da força de trabalho mundial. De acordo com uma pesquisa publicada pelo Owl Labs, 54% dos trabalhadores dos Estados Unidos trabalham de forma remota pelo menos uma vez por mês, 48% pelo menos uma vez por semana e 30% em período integral.

O empresário Ryan Holmes, fundador e CEO da Hootsuite, a plataforma de relacionamento social mais usada no mundo, escreveu um artigo para a Forbes em que separou 13 dicas das mais valiosas dadas por profissionais remotos.

“(…) Descobri que a criação de conexões e a construção de cultura geralmente se resumem a coisas muito mais básicas — ver rostos, compartilhar histórias, conhecer um pouco mais sobre as pessoas com quem trabalha e os lugares de onde elas vêm. Com isso em mente, eu queria reunir uma lista de táticas humanas simples, de baixa ou nenhuma tecnologia, para unir forças de trabalho remotas”, disse no texto.

Abaixo, trouxemos o que o autor selecionou como as melhores dicas para equipes e profissionais que atuam remotamente — ele fez, ainda, alguns comentários pertinentes abaixo de cada dica. Se você quer saber quais são elas, continue lendo!

1. Sorria para a câmera

“Videoconferências. É incrível o quanto isso transforma a interação entre colegas quando começa a parecer que você está na mesma sala. Quando o vídeo se torna quase padrão, torna os escritórios remotos muito mais conectados.” — Tyler Davey, gerente de desenvolvimento de negócios da Amazon Web Services.

Comentário do autor: Óbvio aqui, mas provavelmente o hack mais mencionado. Esteja você usando o Skype, o Zoom, o Google Hangouts ou outra plataforma, a possibilidade de ver rostos humanos reais instantaneamente cria um nível de conexão difícil de replicar por chat ou telefone. Então liguem essas câmeras!

2. Promova happy hours virtuais

“Crie happy hours virtuais e festas virtuais que não imitem simplesmente eventos estacionários, mas que aproveitam o que pode ser feito de maneira diferente e mais eficaz na câmera.” — Ben Bisbee, autor do The Unashamed Guide to Virtual Management.

Comentário do autor: Essa dica tem a ver com um dos paradoxos da vida no escritório — algumas das relações entre equipes mais importantes acontecem quando o trabalho para. Mas como você replica isso remotamente? Uma resposta é “agendar” happy hours, cafés, festas de Halloween etc. por meio de vídeo e manter o assunto “trabalho” mais ou menos proibido.

3. Faça visitas periódicas às regionais

“A liderança executiva deve visitar os escritórios regionais regularmente. O Presidente Lincoln é o meu exemplo favorito disso. Ele frequentemente visitava suas tropas e passava o tempo a ouvir sobre suas experiências. Isso permitiu que ele entendesse o estado de espírito e ganhasse informações valiosas sobre o que suas tropas precisavam.” — Johnny Bravo, gerente sênior de vendas corporativas da Condeco.

Comentário do autor: Serei o primeiro a admitir que encontrar tempo nos calendários executivos para visitar escritórios remotos pode ser um desafio. Mas é invariavelmente tempo bem gasto. No final do dia, nada substitui as informações em primeira mão de um escritório global, e uma visita dos líderes de equipe ajuda a validar o trabalho árduo das equipes distribuídas. 

4. Organize os horários considerando o fuso

“Dependendo da distribuição geográfica da equipe, defina algumas horas principais durante o dia em que todos estarão online juntos por algumas horas. Da mesma forma, tenha o compromisso de estar rapidamente disponível o máximo possível durante um período mais amplo de horas.” — Michael Miner, engenheiro de software na Hootsuite.

Comentário do autor: Isso pode ser complicado se você estiver em fusos horários opostos, mas garantir que todo mundo esteja on-line e acessível por parte do dia pode economizar infinitas idas e vindas no e-mail e muita confusão. Também gosto do ponto aqui de estar aberto a um contato em outros momentos, mesmo que seja apenas um texto rápido, se surgirem necessidades inesperadas. Ps.: Michael é um veterano de 10 anos na Hootsuite e um ninja de trabalho remoto.

5. Garanta que todos se sintam incluídos

“Certifique-se de que todos recebam o cupcake comemorativo. Até os trabalhadores remotos individuais. Agora temos tantos serviços de entrega de comida que não há desculpa para que todos não participem de uma comemoração.” — Thera Martens, Diretora de Marketing da Visier.

Comentário do autor: Amo a idéia de entrega de cupcake. Mas acho que o maior princípio que Thera está adotando aqui é que escritórios e equipes remotas não devem parecer cidadãos de segunda classe. Nem sempre é possível ter os mesmos recursos e comodidades em todos os locais. Mas devem ser feitos esforços reais para incluir todos quando se trata de grandes anúncios e grandes vitórias da empresa.

6. Incentive um bom relacionamento entre a equipe

“Eu sugeriria ter uma plataforma de valorização na qual os funcionários possam enviar um cartão eletrônico ou homenagear seus colegas de trabalho. Temos um programa para que pessoas co-localizadas e remotas usem e enviem uma pequena nota ou um agradecimento, o que ajuda bastante na inclusão.” — Megan MacFadyen Sullivan, gerente de gerenciamento de produtos da Thomson Reuters.

Comentário do autor:Na sua forma mais simples, esse poderia ser simplesmente um canal dedicado no Slack ou outra plataforma para reconhecer e elogiar colegas de trabalho que estão acima e além. (Na Hootsuite, temos um grupo no Facebook Workplace chamado Shout Outs.) A chave não é realmente sobre prêmios ou brindes aqui, mas apenas reservar um tempo para parar e reconhecer as pessoas que podem não estar fisicamente no seu escritório.

7. Promova ações de interações interpessoais

“Minha equipe totalmente remota e eu organizamos uma troca de cartões postais (como um Papai Noel secreto) e enviamos cartões postais uns para os outros da nossa base.” — Regina López de Llergo, estrategista de mídia social da ICUC.

Comentário do autor:Eu acho que isso é brilhante em alguns níveis. Para iniciantes, conecta duas pessoas de maneira pessoal – mesmo que seja apenas para trocar cartões postais. Segundo, há algo de especial em receber correspondências à moda antiga. Um cartão postal de um local exótico, completo com carimbos e anotações manuscritas, é muito mais memorável do que uma saudação virtual.

8. Crie competições saudavéis

“Patrocinamos concursos como ‘colegas de escritório de quatro patas mais bonitos’. Obviamente, você precisa de uma plataforma social e de moderadores apaixonados para fazer isso. Mas ajuda a diminuir distâncias e constrói conexões reais. ” — Suzanne Hopkins, diretora de gerenciamento de produtos da Harris Computer.

Comentário do autor: Nada como uma pequena competição amigável para cultivar o espírito de equipe. O que eu gosto nessa sugestão é que não se trata de totais de vendas, clientes ou qualquer coisa relacionada ao trabalho. Animais de estimação, eventos esportivos, reality shows, etc., tudo isso para grandes competições de baixa pressão que podem transcender fronteiras e fusos horários. Além disso, é fácil fazer isso com ferramentas de votação em plataformas como o Facebook.

9. Tente fazer encontros presenciais

“Reúna equipes remotas pessoalmente sempre que puder — sem substituição virtual para isso. Em seguida, mostre as conexões virtuais como sagradas e utilize-as como ferramenta principal.” — Laurie Bennett, Sócia Fundadora da Within People.

Comentário do autor:Este é complicado, por razões financeiras e ambientais. Mas entendo totalmente a perspectiva de Laurie. Reunir toda a equipe pessoalmente, partir o pão, compartilhar histórias, absorver a cultura — tudo isso é imensamente importante. Pode não ser algo que você possa fazer todos os anos ou com todas as equipes, mas vale a pena como objetivo.

10. Designe alguém para monitorar o chat durante as reuniões

“Eu sempre aprecio quando há um “fiscal remoto” nas reuniões — alguém para ficar de olho no bate-papo de perguntas e falar por nós se as pessoas na sala esquecerem que estamos lá!” — Casey Smith, redator técnico da equipe da Salesforce.

Comentário do autor: Ótima idéia aqui e muito fácil de ignorar. Suas equipes remotas contribuem para a sua empresa todos os dias, mas elas têm um assento literal na mesa para as principais reuniões? Suas vozes estão sendo ouvidas pela alta gerência? Garantir que os escritórios remotos tenham algum tipo de “embaixador” pessoalmente na sede — mesmo que seja um ad hoc — pode ajudar a evitar esse problema “o que os olhos não vêem o coração não sente”.

11. Facilite a comunicação em outros idiomas

“A chave do engajamento, especialmente para os trabalhadores que têm o inglês como segunda língua, é fornecer uma agenda detalhada da reunião com antecedência, para que todos se sintam à vontade com o tópico e possam exercer sua função com antecedência. Muitas vezes, trabalhadores remotos não falam ou se envolvem por serem intimidados pelo idioma.” — Willis Turner, Presidente e CEO da SMEI.

Comentário do autor: Como alguém que luta para melhorar o espanhol, posso me relacionar com o desafio de me comunicar em outro idioma. Ter uma agenda de reuniões detalhada (e cumpri-la) não apenas garante que os participantes internacionais possam se envolver, mas também contribui para uma melhor reunião para todos.

12. Se abra para uma comunicação direta com os colaboradores

“Um dos meus hacks favoritos como líder de profissionais que atuam remotamente é ter horários de ‘porta aberta’ para que os membros da equipe entrem na Internet para obter conselhos rápidos. O objetivo é aproximar a experiência de ‘passar pela minha mesa’ para um bate-papo rápido ou fazer uma pergunta urgente, sem necessidade de agendamento — como faria em um escritório físico.” Henk Campher, vice-presidente de marketing corporativo e chefe de impacto da Hootsuite.

Comentário do autor: No escritório, tanta troca de conhecimento entre líderes e equipes acontece fora de todas as reuniões e apresentações formais, com colegas cruzando caminhos, fazendo perguntas, conversando no refrigerador de água, etc. É importante permitir que essa espontaneidade ocorra remotamente. (Aviso: Henk entrou para a Hootsuite recentemente e trabalha remotamente às vezes — portanto, isso não é apenas hipotético!)

13. Organize encontros aleatórios virtualmente

“Não pode dar errado com o Random Coffee. Crie pares uma vez por mês com os colaboradores da empresa e eles se encontrarão para tomar um café/beber/conversar. Isso faz com que pessoas que de outra forma não conversariam entre si se conectem e aprendam sobre diferentes partes da empresa.” — Tara-Lee Houkamau, analista de negócios sênior da Oranga Tamariki.

Comentário do autor: Este é especial para mim. De fato, criamos um pequeno aplicativo há alguns anos atrás que permite que pessoas de qualquer empresa façam um par aleatório para tomar um café (ou bebida de sua escolha). O poder da polinização cruzada — reunir membros da equipe que normalmente não se conectam — não deve ser subestimado. A incorporação de Zoom, Skype ou outra plataforma de vídeo facilita a ideia “virtual”.

E aí, o que você achou dessas dicas para equipes e profissionais que atuam remotamente? Algumas delas nós já utilizamos aqui no Woba também! Como os encontros aleatórios em duplas e uma reunião anual para estarmos juntos fisicamente. Se você tem uma equipe remota e quer que seus funcionários aprendam cada vez mais sobre o assunto, talvez se interesse também por este texto em que falamos sobre estratégias para conseguir um trabalho remoto e manter-se produtivo. Confira!

Texto originalmente publicado em inglês pela revista Forbes.