Passo a passo de como fazer uma ata de reunião on-line perfeita
Quer saber como fazer uma ata de reunião on-line de maneira eficaz? Além disso, saber o que deve conter em uma e como ela deve ser estruturada? Então confira já as informações deste artigo!
Índice de conteúdo
Saber como fazer uma ata de reunião on-line é algo extremamente importante para gestores, afinal, assim, é possível ter uma reunião muito mais organizada e produtiva.
Agora, qual seria a melhor forma de fazer isso? Quais os pontos mais importantes para se considerar? É sobre isso que iremos explicar no artigo de hoje!
Portanto, se você quer saber como fazer uma ata de reunião on-line de modo a ter encontros produtivos com colaboradores e com equipes, confira as dicas e as informações que separamos a seguir.
Como fazer uma ata de reunião on-line de maneira eficaz
Ao longo do mês ou até mesmo da semana, é comum que gestores façam diversas reuniões on-line com seus times e/ou com colaboradores para alinhar projetos, para falar sobre demandas, entre outros aspectos importantes para os resultados da empresa.
Tal situação está cada vez mais comum e presente em empresas de todos os segmentos e tamanhos, especialmente por causa do home office e do trabalho remoto.
Isso porque, mesmo a distância, é preciso manter a comunicação, a interação e o relacionamento com os colaboradores!
Agora, responda sinceramente: você, como gestor, já participou de alguma reunião em que muita coisa foi decidida, mas pouco foi colocado em prática? Ou, ainda, já compareceu a uma reunião em que você teve dificuldades para repassar o que foi alinhado aos colaboradores que não estiveram presentes?
Pois então, se você respondeu “sim” para uma ou para as duas perguntas acima, é sinal de que faltou elaborar uma ata – documento extremamente importante para reunir e documentar tudo o que foi alinhado, conversado e decidido na reunião.
Sendo assim, a fim de evitar que esses e outros problemas aconteçam em suas próximas reuniões, confira a seguir como fazer uma ata de reunião on-line perfeita!
Título
Primeiro de tudo, defina o título da ata. Sobre o que será tratado na reunião? Qual ou quais os motivos para ela ser realizada?
O título precisa, em poucas palavras, expressar isso de forma simples e clara.
Exemplo: Definição dos objetivos para o trimestre.
Data
Toda ata de reunião precisa ter uma data, pois todos precisam saber em que dia o encontro aconteceu.
Exemplo: quarta-feira, dia 16 de fevereiro de 2022.
Horário
Além de colocar o título e a data na ata, é de suma importância que você informe, no documento, em qual horário a reunião aconteceu. Ou seja, a que horas ela começou e a que horas terminou.
Exemplo: das 15h às 16h30.
Inclusive, ao fazer isso, é possível analisar se a reunião levou mais tempo do que deveria, de modo a fazer mudanças e melhorias para os próximos encontros.
Local
Apesar de a reunião ser on-line, ela será realizada em algum lugar, isto é, por meio de alguma ferramenta, como o Google Meet, o Microsoft Teams, o Zoom, o Skype ou outra.
Portanto, vale a pena incluí-la também na hora de preencher a ata.
Participantes
Quem esteve presente na reunião? Você e mais quantos colaboradores? Além disso, quais os cargos de cada profissional?
Essas são informações que também devem estar na ata, especialmente para que qualquer pessoa que a leia depois saiba quem esteve na reunião e quem está envolvido em cada decisão.
Como muitos colaboradores podem estar trabalhando de maneira remota e assíncrona, ou, ainda, em outros fusos horários, eles podem não conseguir participar da reunião. No entanto, podem utilizar as atas para se manter alinhados e informados.
Exemplo do que colocar no campo “participantes”: João Pedro (gestor do departamento de vendas), Henrique Silva (analista de marketing), Paula Souza (atendimento), Julia Cardoso (estagiária).
Pautas
Quais os assuntos que foram abordados na reunião on-line? Teve um tema central e ele foi dividido em subtemas? Informe, na ata, cada pauta que foi levantada.
Exemplos de subtemas: Análise dos resultados do trimestre anterior. Levantamento de dados. Definição de KPIs. Definição de ações e de estratégias a serem implementadas.
Decisões
Com base nas pautas levantadas, nas discussões e nas conversas realizadas, o que ficou decidido? Quem vai fazer o que e dentro de qual prazo? Essas são informações que também precisam conter na ata.
É extremamente importante deixar registrado no documento tudo o que ficou acertado entre os participantes.
Dessa forma, será possível se planejar de forma mais adequada e, em uma reunião futura, verificar se tudo o que foi alinhado e conversado, de fato, foi feito.
Ações
Pegando gancho com o que foi dito acima, uma reunião normalmente gera tarefas, gera ações.
Sendo assim, terminando a reunião entre você e os colaboradores, o que será feito a partir de agora? Além disso, quando será feito?
Todos os participantes precisam estar engajados, especialmente nessa hora.
O futuro do trabalho é colaborativo, e todos precisam ter isso em mente de maneira bem clara para que a empresa e os seus colaboradores possam atingir suas metas e seus objetivos.
Cópia
Após o término da reunião e do preenchimento da ata, é de suma importância que você, como gestor, envie uma cópia dela para todos os participantes, de modo que todos estejam a par do que foi discutido e do que deve ser feito dali em diante.
Onde criar a ata de reunião?
Depende. Isso porque você pode criá-la, por exemplo, no Word ou no Google Docs, no Trello, no Notion ou em uma ferramenta que vocês utilizam dentro da empresa.
De qualquer maneira, o importante é adotar um padrão, de maneira que todos possam segui-lo na hora de elaborar as próximas atas.
Além disso, é importante estabelecer uma ferramenta que seja de fácil acesso e uso para todo mundo.
Reuniões on-line e o trabalho remoto
Por conta dos inúmeros avanços tecnológicos e da recente pandemia, o mercado de trabalho, em diversas áreas de atuação, tem investido em formatos de trabalho mais flexíveis aos profissionais.
E isso, claro, é algo que tem exigido algumas mudanças e adaptações no modo com o qual gestores lidam e interagem com times remotos.
Isso se dá devido ao fato de que alguns colaboradores estarão trabalhando de suas casas, outros de coworkings, podendo, ainda, ter aqueles que trabalham em outros estados e países, ou seja, em fusos horários diferentes.
Logo, em uma reunião on-line, mesmo que nem todos consigam participar, seja por conta do fuso horário ou por outro motivo, a ata de reunião bem elaborada permitirá que todos se mantenham atualizados e alinhados.
Nesse sentido, mesmo em ambientes diferentes, os profissionais e as equipes estarão em sintonia – o que é ótimo para a organização. Daí a importância de se saber como fazer uma ata de reunião on-line!
E para encerrar, se você deseja aprimorar a sua gestão no trabalho remoto, de modo a ter equipes e profissionais cada vez mais engajados e produtivos, confira este guia que a Woba produziu especialmente para você.
Texto por Bruno Guerra, Jornalista, Redator e Analista de SEO. Revisado por Gabriele Lisboa, revisora textual freelancer.
