Como otimizar a agenda e fazer mais com menos funcionários?

Um dos principais desafios dos líderes é otimizar a agenda e aumentar a produtividade, sem precisar de novas contratações. Contudo, é possível conquistar esse objetivo com boas práticas, como o desenvolvimento da equipe. Confira as principais dicas sobre o assunto!

No dia a dia dos líderes, é preciso lidar com uma série de tarefas e processos para buscar os resultados planejados pela empresa. No entanto, nem sempre a equipe consegue realizar todas as entregas, o que pode levar ao acúmulo de atividades operacionais pelas lideranças. Você já se perguntou se é possível solucionar esse problema sem ampliar o time?

Existem diversas situações em que é preciso realizar novas contratações para conseguir absorver todas as atividades. Contudo, existem formas de desenvolver uma equipe de alta produtividade, sem que isso sobrecarregue colaboradores ou prejudique a qualidade das entregas.

Que tal aprender como otimizar a agenda? Continue a leitura e conheça as principais estratégias para conquistar esse objetivo!

Faça um mapeamento de tarefas

O ponto de partida para ter sucesso em qualquer estratégia é o planejamento. Portanto, deve fazer parte das práticas de liderança. É importante avaliar como é o fluxo de processos na empresa e as etapas relacionadas, além de observar os setores e colaboradores envolvidos. Aqui, também é interessante fazer avaliações sobre o tempo necessário para cada tarefa em um cenário otimizado e, ao mesmo tempo, realista. 

Com base nisso, é necessário avaliar se, de fato, o número de colaboradores é suficiente para absorver todas as demandas. Lembre-se de que fazer mais com menos funcionários só é possível se o volume de tarefas e exigências forem adequados às características do time. Depois, utilizando os dados levantados, você pode seguir as dicas seguintes. 

Saiba como delegar funções corretamente

Uma das características fundamentais de uma boa liderança remota é saber delegar tarefas. Para isso, é preciso observar dois pontos:

1. O primeiro é evitar centralizar muitas funções nos líderes, o que tende a gerar sobrecarga e dificultar a conclusão de todas as atividades. Em alguns casos, o excesso de obrigações não é resultado de uma equipe reduzida. Muitas vezes, isso acontece porque o líder não sabe como repassá-las, concentrando mais atividades do que deveria para ampliar o seu controle ou não entender como elas podem ser delegadas a outros trabalhadores;
2. O segundo ponto é saber identificar o colaborador ideal para cada atividade. Observe a equipe para entender os talentos de cada um, a fim de perceber onde se destacam. Na prática, esse direcionamento mais alinhado tende a trazer resultados positivos na produtividade e na qualidade, ao aproveitar as habilidades dos profissionais para as atividades com as quais eles têm mais afinidade. 

Ofereça treinamentos e capacitações

Mais produtividade exige manutenção ou, até mesmo, melhora da qualidade. Afinal, de nada adianta produzir de forma mais efetiva se os clientes estiverem insatisfeitos, não é verdade? Por isso, uma dica importante sobre como otimizar a agenda para potencializar resultados é oferecer treinamentos e capacitações para os colaboradores.

Quando eles aprofundam o conhecimento sobre a rotina, as ferramentas utilizadas e outros temas relacionados ao desenvolvimento pessoal e profissional é possível que encontrem formas de otimizar a agenda. Ou seja, esse aprimoramento tende a beneficiar a produtividade e elevar os padrões nas entregas feitas pela empresa. 

Tenha o suporte da tecnologia

A tecnologia é fundamental para a inovação e o desenvolvimento dos negócios. Porém, quando se trata do modelo de trabalho remoto ou híbrido, ela se torna ainda mais importante. Por isso, para otimizar a agenda, conte com boas ferramentas. Por exemplo, existem aplicativos e softwares que permitem estruturar processos e acompanhar o seu andamento.

O mercado apresenta alternativas que permitem automatizar tarefas, integrar dados e setores, facilitar a comunicação e agilizar o cumprimento das atividades. Portanto, vale a pena acompanhar as tendências e buscar soluções que possam trazer melhorias para a gestão do negócio e para a produtividade do time. 

Trabalhe a motivação da equipe

Até aqui, já foi possível perceber que a otimização de agenda e a produtividade estão ligados, certo? Nesse sentido, vale investir em outra questão que tem relação direta com o desempenho da equipe: a motivação. Existem diversas práticas que podem ajudar, como:

• Adotar metas realistas;
• Promover momentos de interação;
• Ter uma cultura de feedbacks;
• Aplicar estratégias de reconhecimento dos colaboradores;
• Conceder benefícios e premiações;
• Garantir um ambiente de trabalho agradável.

Para facilitar, vale a pena investir em uma boa comunicação para entender o que a equipe precisa para ter um ambiente mais agradável ou quais ações poderiam potencializar o desempenho. Assim, o gerente pode elaborar perguntas para fazer aos colaboradores, visando coletar feedbacks e insights. A partir disso, será mais fácil elaborar estratégias para aumentar o engajamento do time. 

Adote a flexibilidade no trabalho remoto

Você já pensou em como a flexibilidade no trabalho pode auxiliar na motivação da equipe, aumentando a produtividade e, até mesmo, ajudando a otimizar a agenda? A prática proporciona maior qualidade de vida e permite melhorar o relacionamento entre a empresa e o colaborador. 

Por exemplo, se o profissional pode trabalhar quando e onde quiser, como em espaços de coworking, ele tem a oportunidade de aproveitar horários e espaços em que está mais confortável. O resultado tende a ser um melhor desempenho e uma experiência mais positiva com a empresa — o que também ajuda na motivação dos funcionários. 

Para complementar, evite microgerenciar os funcionários: um foco maior nos resultados e no desempenho, sem acompanhar tão detalhadamente cada tarefa dos colaboradores. Afinal, a prática pode desmotivar o trabalhador e aumentar o seu nível de estresse. Por outro lado, com maior autonomia e flexibilidade, surgem oportunidades de conquistar uma performance mais positiva. 

Agora você já sabe como otimizar a agenda e melhorar a produtividade sem precisar ampliar a equipe. Avalie a estrutura atual da sua empresa, reveja o planejamento e busque alternativas para implementar estratégias que permitam buscar resultados cada vez mais atrativos para a empresa, com um time integrado e motivado.

Se você gostou deste conteúdo, pode aproveitar para complementar a leitura. Confira o nosso guia completo para fazer a gestão de tempo no trabalho remoto!

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Texto escrito por Joanna Nandi, Redatora Web.