O que é comunicação assíncrona e como dominá-la para ter eficiência no trabalho remoto?

Comunicação assíncrona é um recurso que acontece quando duas ou mais pessoas conversam sem estarem presentes ao mesmo tempo. Portanto, é uma troca de informações que não acontece em tempo real. Saiba tudo neste post!

Sabe quando você manda uma mensagem para um colega de equipe e precisa esperar a resposta? Esse é um exemplo que mostra bem o que é comunicação assíncrona. Quando bem gerenciada, ela contribui para o trabalho remoto. 

No entanto, também podem ser cometidos erros que prejudicam os resultados. Por isso, é importante dominá-la.

Nesse processo, mais do que entender o conceito de comunicação assíncrona, é preciso conhecer suas ferramentas, vantagens e desvantagens, além de dicas práticas para aplicar. Assim, é possível criar uma equipe remota de sucesso.

Que tal saber o que fazer? Confira a explicação no post!

O que é comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona acontece quando duas ou mais pessoas conversam sem estarem presentes ao mesmo tempo. Portanto, é uma troca de informações que não acontece em tempo real. 

Por exemplo, cada uma das pessoas está em sua casa e uma delas manda mensagem, mas as outras não estão online. Ou um colaborador pede informações sobre determinado projeto e elas são enviadas por e-mail ou uma ferramenta de comunicação interna. Assim, ele pode entender o que é exigido dele e realizar suas funções no seu ritmo.

Devido às suas características, esse modelo é bastante utilizado no trabalho remoto. Porém, a comunicação eficaz no home office depende do domínio da comunicação assíncrona. Caso contrário, você pode ter problemas, inclusive em relação à produtividade.

Quer um exemplo? Se você precisa de uma resposta sobre o andamento de um projeto, é inviável mandar apenas um “oi, tudo bem?” para outra pessoa da equipe. Nesse caso, é importante já perguntar o que precisa, ou seja: “oi, tudo bem? Eu preciso saber como está o andamento do projeto X para confirmar o prazo. Nesse momento, o que você está fazendo?”.

Perceba que a mensagem é maior, mas é mais objetiva. Isso porque vai direto ao ponto, em vez de parecer que está apenas “puxando conversa”. Essa é uma característica das empresas inteligentes.

Da mesma forma, é importante usar a comunicação assíncrona para que o colaborador evite responder mensagens o tempo todo. Isso atrapalha sua produtividade e, por consequência, impacta os prazos de entrega.

Por isso, é fundamental ajudar os colaboradores a dominarem esse recurso. Assim, todos sabem o que fazer e se sentem confortáveis em deixar o celular de lado em certos momentos.

Quais são as principais ferramentas utilizadas?

Os exemplos apresentados abordam o envio de mensagens. No entanto, para entender o que é comunicação assíncrona, é importante saber que ela pode ser estabelecida de diferentes formas no ambiente de trabalho. As próprias ferramentas de trabalho remoto são suficientes. Assim, é possível usar:

• E-mail;
• Ferramentas de comunicação, como o Slack;
• Repositório de conhecimento;
• Ferramentas de vídeo, como Loom;
• Envio de solicitação no site da companhia;
• Lousas digitais, como Mural ou Miro;
• Fóruns, por exemplo, o Discourse for Teams;
• Ferramentas de gerenciamento de projetos, como Trello e Asana;
• Softwares de produtividade, como o Friday.

Perceba que várias dessas ferramentas podem — e devem — ser utilizadas ao mesmo tempo. Adotar o Trello, por exemplo, não isenta o uso do Loom ou do Slack. Além dessas opções, também é possível implementar o WhatsApp, a intranet e qualquer outro recurso que você achar necessário.

Como escolher as melhores alternativas? Não existe resposta certa. Tudo depende do que sua empresa precisa e do fluxo de trabalho implementado. Nem todos os colaboradores se sentirão bem em gravar um vídeo via Loom para explicar o que precisam. Por outro lado, há quem ache os softwares de produtividade dispensáveis.

Portanto, para ter uma equipe remota de verdadeiro sucesso, pense sobre quais ferramentas seriam as mais interessantes e forneça o treinamento necessário para que todos saibam utilizá-la.

Quais são as principais vantagens da comunicação assíncrona?

Saber o que é comunicação assíncrona ajuda a entender as vantagens dessa abordagem para o trabalho remoto. Quando eficiente, traz vários benefícios, como:

• Aumento da colaboração entre os membros da equipe;
• Busca pela contratação dos melhores talentos;
• Crescimento da motivação e da produtividade, com reflexos na qualidade do trabalho realizado;
• Diminuição do estresse e aumento da flexibilidade, já que os colaboradores podem consumir a informação e respondê-la no seu tempo
• Possibilidade de enviar mensagens bem planejadas para abordar todos os pontos-chave;
• Acessibilidade das mensagens, que podem ser relidas ou revistas a qualquer momento;
• Armazenamento das comunicações por padrão;
• Comunicação mais honesta, derivada do efeito de desinibição online.

E as desvantagens?

Ao mesmo tempo, também existem desvantagens. As principais são:

• Inadequação para assuntos urgentes, porque prevê que a resposta demorará a chegar;
• Demora nas respostas;
• Lentidão na resolução de dúvidas;
• Aumento no prazo para finalização das tarefas, caso seja necessário esperar alguma informação;
• Dificuldades no entendimento.

Como estabelecer a comunicação assíncrona?

Para ter mais sucesso e entender exatamente o que é comunicação assíncrona, listamos algumas dicas para você colocar em prática. Veja!

Prepare-se

No trabalho remoto, várias reuniões são realizadas. Apesar de serem necessárias para garantir o alinhamento de todos, elas também geram distrações e diminuem sua produtividade. Por isso, vale a pena se preparar com práticas da comunicação assíncrona.

Por exemplo, se a reunião for feita com a diretoria para informar sobre o andamento de um projeto, crie um grupo de comunicação assíncrona para reunir todos os dados e sanar possíveis dúvidas. Assim, será possível ter mais eficiência e transparência entre os colaboradores remotos.

Treine as equipes

Os profissionais devem ser capacitados para lidarem com as ferramentas e entenderem o que é a comunicação assíncrona. Comece esse processo já no onboarding. Assim, você reforça a missão, a visão e os valores organizacionais.

Aproveite para oferecer um manual ou uma lista de e-mails bem estruturados com tudo que ele precisa saber. Essa é uma forma eficiente de comunicação assíncrona, que ainda ajudará os novos colaboradores a entenderem a cultura organizacional.

Garanta clareza

As mensagens desse modelo de comunicação precisam ser claras para trazer eficiência aos processos. Garanta que todas as informações via vídeo, texto, áudio e outros estejam compreensíveis. Oriente que todos os colaboradores leiam o que escreveram antes de enviar. Assim, haverá menos problemas.

Diferencie o que é urgente daquilo que é importante

Aquilo que é urgente exige uma ação imediata. Já o que é importante pode ser realizado depois, mas é a prioridade dentre as tarefas necessárias. O que essas classificações têm a ver com a comunicação assíncrona?

As atividades urgentes não podem esperar resposta. Elas precisam sempre de alguma ação o mais rápido possível. Portanto, sempre que tiver uma tarefa dessa, determine que o fluxo de trabalho deve ser simplificado para evitar problemas.

Quer um exemplo? A confirmação de um dado para uma reunião é importante, mas pode ser verificada mais tarde. Ou seja, pode esperar. Por outro lado, um problema na fabricação de um produto precisa de ação urgente, pois pode impactar o consumidor e trazer riscos, inclusive para a reputação da empresa.

Desenvolva um fluxo de processo bem documentado

Mais do que saber o que é comunicação assíncrona, você deve utilizar esse recurso a seu favor. Para isso, desenvolva um processo fluido e documente-o. Deixe claro para todas as equipes e setores o que deve ser feito.

Disponibilize essas informações de forma fácil. Elas são fundamentais para o trabalho remoto. Assim, todos podem verificar o que precisa ser feito e entendem quais decisões podem tomar por si próprios, assim como aquelas que precisam do auxílio do gestor ou de outra pessoa.

Portanto, ao saber o que é comunicação assíncrona, você pode alcançar melhores resultados, quando essa prática for bem explicada e documentada. O objetivo é definir limites, que ajudem cada colaborador a saber quando é possível esperar por uma resposta e quando é necessário agir de forma mais rápida. Ao ter essa clareza, fica mais fácil ter sucesso com as equipes a distância.

Você também pode usar a comunicação assíncrona para outras atividades. Veja como fazer a transição para o trabalho híbrido e perceba como é possível utilizar esse recurso.

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Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.