O futuro é colaborativo: como as plataformas de comunicação moldam a forma de trabalhar

O uso das plataformas de comunicação é um caminho sem volta. As empresas que já adotaram esses recursos não querem saber de outras ferramentas tradicionais e isso prova que o futuro é colaborativo. Afinal de contas, elas ajudam a equilibrar a cultura do trabalho remoto. Saiba tudo sobre esse assunto no texto!!!

Mesmo antes da pandemia do novo coronavírus, o modelo híbrido já era considerado uma tendência para o futuro do trabalho, principalmente nas empresas que apostam na inovação. 

Com a necessidade do isolamento, o trabalho remoto foi a saída para que as corporações continuassem suas atividades e contivessem os prejuízos. Dessa maneira, tiveram que investir na modalidade e adotar ferramentas para manter a colaboração e a produtividade.

Para surpresa de muitos e confirmação para outros, a estratégia deu tão certo que grande parte das empresas implementaram definitivamente o anywhere office — ou seja, o trabalho em qualquer lugar —, a fim de equilibrar a cultura do trabalho remoto. Neste post, contamos mais sobre o assunto. Confira!

Como surgiram as plataformas de colaboração?

Um dos maiores desafios impostos pelo trabalho a distância é garantir que todos os funcionários possam se conectar e colaborar utilizando os seus dispositivos pessoais, sem prejudicar a segurança dos dados e a governança corporativa.

Além disso, é um tanto quanto dispendioso utilizar os canais e aplicativos gerais para a comunicação entre colaboradores, clientes e parceiros. A partir da necessidade de melhoria da experiência do usuário é que as plataformas de comunicação específicas para o trabalho remoto foram criadas.

As soluções de colaboração de fluxo de trabalho reúnem vários recursos importantes, como vídeo, voz, mensagens, gerenciamento de tarefas e bate-papo. Dessa maneira, facilita, e muito, o dia a dia dos funcionários.

Entre algumas das principais plataformas de colaboração, podemos destacar:

• 1. Slack;
• 2. Trello;
• 3. Tandem;
• 4. Documentos Google;
• 5. Google Planilhas;
• 6. Google Drive;
• 7. Dropbox.

Como as plataformas ajudam no fato de que o futuro é colaborativo

Se antes os trabalhadores precisavam ligar para vários números de telefones, mandar emails e mensagens para se conectar aos seus colegas, hoje isso não é mais necessário. As plataformas de colaboração integram os funcionários em um ambiente de trabalho totalmente digital. 

Nesse novo espaço virtual, a nuvem é utilizada e as informações ficam acessíveis a todos os autorizados a qualquer hora e de qualquer lugar. Dessa forma, as atividades podem ser feitas por equipes no mundo todo, no momento e no tempo desejado.

Podemos dizer que as barreiras físicas se tornam irrelevantes. Sendo assim, a empresa tem a liberdade de ter funcionários em qualquer parte do globo terrestre. Isso significa que a corporação tem mais chances de incorporar talentos à sua equipe.

Pesquisa do Wakefield Research

Um estudo feito pela Wakefield Research, uma empresa de pesquisa de mercado, entrevistou mais de 4 mil pessoas entre tomadores de decisão e usuários de plataforma de colaboração.

O objetivo foi mensurar o valor dessas ferramentas para esses profissionais no ano passado e analisar as tendências do futuro dessas plataformas. Os resultados são positivos e confirmam a ideia de que esses programas serão essenciais para o futuro do espaço de trabalho. Acompanhe.

As plataformas de colaboração serão adotadas de vez

Mesmo com toda a mudança rápida causada pelo isolamento social e o trabalho remoto de uma hora para a outra, os entrevistados disseram que estão obtendo sucesso com as plataformas de colaboração. A maioria respondeu que não tem pretensão de voltar a usar as ferramentas antigas. 

• 79% reconhece a importância da plataforma de colaboração para o seu trabalho;
• 100 % dos usuários desejam continuar utilizando a ferramenta mesmo após a pandemia;
• 78% dos tomadores de decisão pretendem continuar usando o programa de colaboração, até mesmo depois que a rotina de trabalho voltar ao normal. Também falam sobre a importância da ferramenta para o alinhamento entre as equipes e a produtividade individual. 

As ferramentas de comunicação tradicionais estão ficando para trás 

Uma tendência comum quando surgem inovações é as ferramentas antigas ficarem para trás. Com as plataformas de comunicação, isso não é diferente. Veja.

• Mais da metade dos tomadores de decisão acredita que o email não será mais a principal ferramenta de comunicação em poucos anos. Quando perguntados qual escolheriam, 36% dos usuários prefeririam ficar sem o email do que sem outras soluções de colaboração;
• Os usuários acham que mais ou menos 40% das reuniões poderiam ser substituídas por um thread assíncrono;
• 95% dos usuários do Slack (programa de colaboração) preferem se conectar à equipe pela ferramenta do que por uma chamada de vídeo.

Por que adotar as plataformas do futuro do trabalho

Além das funcionalidades, os aplicativos de colaboração trazem inúmeras vantagens na rotina do trabalho. Um estudo concluiu, por exemplo, que a caixa de email pode ocupar mais de 3 horas por dia do tempo do funcionário.

Isso porque é necessário monitorar a caixa de entrada, classificar o lixo eletrônico, apagar mensagens aleatórias, ler e responder emails e todas as outras atividades relacionadas.

Já a pesquisa da Wakefield Research descobriu que os usuários das plataformas de colaboração economizam cerca de 90 minutos diariamente ao usar essas ferramentas, em vez do email. 

No fim de uma semana, isso representa 7,5 horas economizadas. Ou seja, quase um dia inteiro que pode ser aproveitado de uma maneira mais produtiva. Além disso, os emails são formais por natureza e isso é uma grande barreira para as conversas casuais.

Muitas vezes, grandes ideias e insights ocorrem de um bate-papo despretensioso, coisa difícil de acontecer por email. Outra situação é a dificuldade de construir um relacionamento com superiores. Já as plataformas de colaboração permitem essa interação mais casual e benéfica, mesmo a distância.

Antes da pandemia, as empresas que ainda não tinham adotado as plataformas de colaboração utilizavam as ferramentas tradicionais, mesmo com todas as limitações. Entretanto, era possível estabelecer uma boa comunicação, pois todos trabalhavam em um mesmo lugar. 

Qualquer coisa, era só bater na porta do escritório do colega para pedir ajuda ou a resposta do email. Além do mais, sempre tinha aquele cafezinho na pausa do expediente para manter a interação.

Com o isolamento social e o trabalho remoto, essas ferramentas antigas já não bastavam mais. Era necessário uma tecnologia que permitisse uma colaboração mais rápida e constante.

Como o trabalho híbrido e flexível representa o futuro do trabalho, as empresas devem adotar as plataformas de colaboração para equilibrar a cultura do trabalho remoto.

Quer entender mais sobre o anywhere office e por que ele deve ser adotado pela sua empresa? Em nosso artigo, explicamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

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Texto escrito exclusivamente para o Woba, por Renata Nogueira, produtora de conteúdo para a web e redatora.