Guia da redução de custos operacionais: como o gestor de facilities pode ser útil nesse processo

Promover a redução de custos operacionais é uma das funções do gestor de facilities. Neste artigo, reunimos uma série de dicas e orientações para que você tenha mais facilidade nesse processo. Não deixe de conferir! O gestor de facilities é o profissional responsável por administrar todos os serviços relacionados à infraestrutura das empresas. Por isso, podemos dizer que essa figura pode contribuir muito com a redução de custos operacionais nas companhias.

Reduzir os gastos, sem registrar perdas em eficiência, é algo sempre desejado pelas empresas, principalmente em tempos de crise financeira. Portanto, pode ser de grande valia para as organizações contar com um profissional especializado em gestão de facilities, que pode identificar com mais facilidade o que pode ser enxugado.

Afinal, o gestor de facilities tem a expertise necessária para que os negócios possam ser bem integrados e coordenados, nos âmbitos estratégicos e operacionais. Dessa forma, é possível diminuir os custos e conquistar mais resultados positivos para a empresa.

Porém, isso depende de um plano de ação com estratégias muito bem planejadas. Aqui, a ideia é cortar custos desnecessários — ou menos necessários o momento atual. O truque é saber quais desses gastos são seguros para cortar, em quanto e por quanto tempo.

Neste texto daremos algumas dicas para que você possa encontrar maneiras fáceis de manter a margem de lucro líquido da sua empresa, reduzindo despesas comuns, mas sem prejudicar atividades críticas ou a capacidade de crescimento do seu negócio. Vamos lá?

O que são custos operacionais?

Os custos operacionais são os valores desembolsados para fazer a manutenção e a administração da empresa no dia a dia. Portanto, essa quantia inclui as despesas operacionais e gerais, além do custo dos produtos vendidos ou serviços prestados.

Devido às suas características, esses gastos são deduzidos do faturamento. Assim, é possível descobrir a receita operacional. Além disso, esses valores impactam a demonstração de resultados do negócio.

Apesar dessa explicação estar correta, ainda é preciso ir além. Isso porque os custos operacionais podem ser divididos em:

• Fixos: são aqueles que precisam ser pagos ainda que a empresa deixe de fechar negócios. Ou seja, esses custos não sofrem impactos devido a uma queda ou a um aumento das vendas. Alguns exemplos são salários, aluguel, publicidade, manutenção, segurança, material de escritório, limpeza, energia elétrica e água do setor administrativo e mais. Devido a suas características, devem ser mantidos o mais baixo possível. Além disso, uma boa forma de reduzir custos fixos é utilizar a economia de escala;
•  Variáveis: são aqueles que mudam conforme a produção, as vendas ou a prestação de serviços da empresa. Portanto, só existem quando a empresa fecha negócio. Alguns deles são custo de matéria-prima, comissões, eletricidade e água do setor de produção, transporte de produtos etc.

Vale a pena entender essa classificação para saber diferenciar o que é possível reduzir na sua empresa. Além disso, é importante entender o cálculo dos custos operacionais. A fórmula é a seguinte:

Custo operacional = custo dos produtos vendidos + despesas operacionais

Para chegar a esses valores, você deve obter as informações da Demonstração de Resultados do Exercício (DRE). Ambas estão nesse relatório contábil.

Quais são os riscos de reduzir os custos operacionais de forma não estratégica?

Ainda que essa seja uma medida válida e bastante recomendada — especialmente, quando se trata de custos variáveis —, é recomendado ter atenção a alguns fatores. Isso porque o foco de toda empresa é maximizar os lucros.

E eles podem aumentar pelo crescimento da receita e diminuição dos custos operacionais. Por isso, esse método é bastante utilizado por gerentes de facilities e até mesmo outros gestores.

Então, quais são os riscos de fazer uma redução de custos operacionais errada e pouco estratégica? O principal problema é a diminuição da produtividade e, por consequência, do lucro. Isso é visto, principalmente, a longo prazo.

Um exemplo simples é o corte de gastos com marketing. Você tende a ver o lucro a curto prazo aumentar. No entanto, a empresa terá dificuldade em gerar negócios, atrair e reter clientes, mostrar e gerar valor, e posicionar-se no mercado para conquistar vantagem competitiva.

Ou seja, é uma troca que não vale a pena. Por isso, é fundamental entender onde, como e quando fazer a redução de custos operacionais.

Por sua vez, existem maneiras de fazer uma redução de custos operacionais estratégica. Esse é o caso de trocar a estrutura da empresa pelo modelo de trabalho híbrido.

Afinal, você pode deixar o escritório tradicional, que exige o pagamento de custos operacionais fixos, como luz, água, internet, materiais de limpeza e escritório, equipes de limpeza e manutenção etc. Em troca, deixa suas equipes trabalharem de forma remota e também em coworkings.

Assim, você continua sem esses gastos fixos e substitui apenas por um pagamento mensal, conforme o seu uso. Além de economizar, essa também é uma forma de facilitar o acesso dos seus colaboradores, que têm mais flexibilidade no trabalho.

Por isso, vamos explicar melhor como funciona o regime híbrido a seguir.

O que é o trabalho híbrido?

O trabalho híbrido, como o próprio nome sugere, nada mais é do que a junção de dois modelos de trabalho: o presencial e o remoto. E o que isso quer dizer?

Ele dá mais flexibilidade e autonomia aos funcionários para decidirem — em acordo com a empresa — quando e onde querem fazer suas atividades.

Dessa maneira, os colaboradores podem trabalhar em home office, na sede da empresa, em coworkings, em cafeterias, em aeroportos e onde mais seja conveniente estar naquele momento.

Além disso, os horários também podem ser mais flexíveis, começando o expediente mais cedo ou mais tarde, trabalhando menos ou mais dias na semana, desde que as horas de trabalho combinadas sejam cumpridas.

Vantagens do trabalho flexível

Com a necessidade do trabalho remoto, muitas empresas que antes nem sequer cogitavam adotar a modalidade a distância, agora conseguem enxergar as vantagens. Ao contrário do que se pensava, os funcionários se sentem muito mais produtivos trabalhando em home office.

Eles conseguem focar mais as tarefas, não perdem tempo de deslocamento e nem de uma rotina de se arrumar para sair de casa, podem ficar mais com a família e, de quebra, descansar nos intervalos do expediente — recarregando as energias para as próximas atividades.

Entretanto, há também algumas desvantagens, como tudo na vida. A falta de interatividade com os colegas é algo que mexe bastante com o emocional dos funcionários.

Por mais que haja videoconferência e chat, os seres humanos foram feitos para interagir pessoalmente. Além do mais, acaba diminuindo a criatividade e, consequentemente, a elaboração de novas ideias.

Afinal de contas, muitos insights surgem daquela conversa despretensiosa no horário do cafezinho com o pessoal, e não em uma reunião formal. 

E como o trabalho flexível entra nesse assunto? Bom, ele consegue reunir as vantagens do modelo remoto e do presencial, já que, em resumo, é a mistura dos dois.

Enquanto trabalha a distância, o colaborador consegue ter a flexibilidade que precisa. Ele pode trabalhar em casa no dia em que o filho chega mais cedo da escola, pode ir até um coworking quando precisa se concentrar melhor ou encontrar um cliente importante, pode fazer as demandas em uma cafeteria quando estiver em viagem, entre tantas outras possibilidades que exigem essa plasticidade.

Já quando está na empresa, consegue ter a interação necessária para seu bem-estar no trabalho, para a imersão na cultura organizacional e para as ideias que colaboram para o desenvolvimento da corporação. Como consequência, temos funcionários mais engajados e, automaticamente, mais produtivos.

Não é à toa que o trabalho híbrido é a escolha de grandes empresas para o “novo normal” pós-pandemia. Isso é o que aponta uma pesquisa da Robert Half.

Segundo o levantamento, 48% das empresas vão optar por esse modelo em 2022. Ao mesmo tempo, 42% dos brasileiros preferem o regime híbrido por vários motivos, como a flexibilidade, a ausência de deslocamento e o tempo para ficar com a família.

11 ações para fazer a redução de custos operacionais na empresa

Ao lado de parceiros, como os gestores de RH e financeiro, o responsável pelas facilities da empresa pode desenvolver diversas ações para fazer a redução de custos operacionais estratégica.

Prossiga a leitura, nos tópicos a seguir, e veja algumas ideias interessantes para serem colocadas em prática no seu negócio!

1. Faça um mapeamento de processos internos

Uma boa maneira de começar um plano de redução de custos operacionais é mapear os processos internos da organização. Para isso, o gestor de facilities precisa passar por todos os setores da empresa e conversar com os líderes de cada área.

A ideia é observar como tudo funciona e observar possíveis gargalos. A partir dos resultados obtidos pelo mapeamento, é possível identificar ações estratégicas para reduzir gastos.

Por exemplo, imagine que você observou que a empresa gasta muito com ligações telefônicas para falar com os clientes. Nesse caso, podem ser sugeridas opções que gerem menos gastos, como fazer chamadas de voz pelo WhatsApp, que são gratuitas e cumprem a mesma função.

2. Renegocie os contratos vigentes

Para fazer a redução de custos operacionais, é uma boa ideia fazer uma análise minuciosa dos contratos vigentes da empresa. Em muitos casos, é possível fazer cortes bem significativos.

Se você pegar a sua conta de telefone e internet, por exemplo, é bem provável que encontre alguma tarifa de um serviço que a empresa  sequer utiliza. Em casos assim, vale a pena criar coragem, aguentar a musiquinha chata do call center e solicitar o cancelamento de tudo o que você não usa.

3. Adote políticas de compras

Para reduzir gastos, é importante que sejam adotadas políticas para a realização de compras. Dessa forma, evita-se a adquisição de itens ou serviços muito caros, por exemplo.

Uma boa estratégia a ser implementada é sempre solicitar, pelo menos, três orçamentos antes de comprar um equipamento. Assim, você poderá comparar os preços e as condições de pagamento dos produtos.

A ideia é fazer escolhas mais conscientes, comprando os produtos que tiverem o melhor custo-benefício para a companhia.

4. Faça parcerias com fornecedores

Se você encontrar um bom fornecedor, também pode fazer parcerias para conseguir condições especiais de pagamento. Vamos supor que a sua empresa tenha uma grande demanda de folhas de ofício e materiais de escritório.

Nesse caso, pode fazer parceria com uma papelaria, comprometendo-se a sempre comprar deles. Em troca, a papelaria deverá concordar em trabalhar com uma política de descontos para que as compras sejam vantajosas para você.

5. Desenvolva campanhas de conscientização sobre o desperdício

Para fazer a redução de custos operacionais, o gestor de facilities também pode desenvolver campanhas de conscientização sobre o desperdício. Instrumentos de comunicação interna, como newsletter e blog corporativo, podem ser usados para despertar nos colaboradores a consciência voltada para evitar os desperdícios.

O objetivo dessa ação é fazer com que os funcionários entendam a relevância de ações simples, como apagar a luz de uma sala que não está sendo ocupada. Isso pode resultar em uma redução significativa na conta de energia.

Também é uma boa ideia promover ações de endomarketing, voltadas para a preservação do meio ambiente e dos recursos naturais. A empresa pode presentear os colaboradores com canecas personalizadas e eliminar o uso de copos descartáveis, por exemplo.

Dessa maneira, além de preservar o meio ambiente, também se reduzem custos operacionais na empresa. No final, todos saem ganhando e a empresa ainda pode se posicionar como uma organização verde.

6. Adote a cultura do anywhere office

Você sabia que, depois da folha de pagamento, o custo de aluguel ou manutenção de escritório é o mais alto das empresas? Uma solução para reduzir esse custo é a adoção do anywhere office.

Trata-se de uma cultura em que os colaboradores podem desenvolver as suas atividades em qualquer local. Eles podem trabalhar em coworkings, em casa, em bibliotecas, em cafeterias, em hotéis ou em qualquer local em que desejarem.

O anywhere office é uma tendência global e que foi acelerada por conta da pandemia da COVID-19. A ideia é reduzir a quantidade de colaboradores no escritório, o que gera menos custos para a companhia.

7. Utilize os escritórios flexíveis

A adoção de coworkings vem ao encontro da dica anterior. Por isso, permite adotar a cultura do anywhere office. Porém, ele também traz uma economia significativa com aluguéis.

Afinal, a manutenção da sede é um dos maiores gastos de uma empresa. Além da locação do lugar, há custos com mobiliário, equipamentos, papelaria, limpeza, energia elétrica, água, internet e tudo o que é necessário para as atividades dos colaboradores.

Quando a empresa opta pelo escritório flexível, reduz a demanda desses itens e serviços. Por exemplo, com o trabalho presencial, uma determinada empresa precisa manter 20 lugares fixos para os seus colaboradores.

Porém, com o escritório flexível, ela pode ter espaço para receber 10 pessoas, enquanto os outros 10 funcionários trabalham remotamente — em casa ou em um coworking —, fazendo uma espécie de rodízio.

Inclusive, é possível deixar de lado o escritório tradicional.  Com isso, não é necessário ter um imóvel e os outros gastos também são reduzidos. Portanto, a conta é bem simples de aplicar.

Dentro desse conceito, há a flexibilização do contrato de escritórios. Como a grande maioria das equipes está trabalhando no modelo híbrido, remoto ou home office, é possível otimizar o valor que seria pago para os aluguéis, utilizando-o para fazer investimentos, por exemplo.

A economia financeira acontece porque, em vez de ter que arcar com altos custos fixos relacionados à estrutura, a empresa paga apenas por uma parte deles.

Na prática, as contas são rateadas entre todas as organizações que funcionam em um mesmo coworking, e isso é traduzido para o valor do aluguel que você paga para o local.

Levando em consideração gastos como aluguel, condomínio, IPTU, energia elétrica e outros, é possível fazer uma conta simples para comparar o custo total de um escritório tradicional versus um espaço compartilhado.

Em São Paulo, por exemplo, um time com 50 pessoas pode custar até R$ 97 mil/mês em um ambiente convencional. Enquanto isso, em um coworking é possível alocar essa equipe por menos de R$ 45 mil/mês. Isso representa uma economia de até 64%, que equivalem a quase R$ 750 mil por ano.

8. Realoque os funcionários de acordo com suas necessidades

Em momentos de crise, é natural que determinadas áreas tenham queda na demanda, enquanto outras precisam de uma força-tarefa para operar com mais eficiência.

Nessas situações você não precisa recorrer a demissões em setores de vendas, por exemplo, para contratar funcionários da área financeira e sucesso do cliente. Realoque alguns de seus vendedores temporariamente para que eles possam ajudar no que for necessário.

Avalie os perfis dos seus colaboradores, como eles atuam e converse com eles para entender o que gostariam de fazer. Assim, será possível agir de forma rápida e eficaz, criando uma equipe integrada e capaz de resolver as situações mais urgentes.

Essa estratégia também é muito boa para times que estão precisando de novas ideias, já que pessoas de áreas diferentes trazem perspectivas inovadoras.

9. Invista em novas estratégias de marketing

Uma das primeiras coisas a se fazer quando uma empresa corta custos é reduzir o investimento em marketing e mídias pagas. Porém, isso não quer dizer que você precise cortar a divulgação do seu negócio, já que ainda é importante trazer visibilidade.

Existem várias formas de divulgação orgânica que podem gerar reconhecimento de marca e, mesmo em tempos de crise, angariar novos clientes. Algumas delas são:

• E-mail marketing;
• Posts ricos no site e/ou blog;
• Posts nas redes sociais (principalmente, YouTube, Facebook, Instagram e LinkedIn);
• Produção de e-books;
• Webinars e lives;
• Divulgação de materiais interessantes para a imprensa.

Todas essas estratégias são capazes de engajar seu público e disseminar seu conteúdo. A dica de ouro aqui é: certifique-se de que o material seja realmente interessante para quem está consumindo e tenha utilidade no momento atual.

Além disso, os textos, os vídeos e as imagens devem ter qualidade e transmitir transparência e credibilidade.

10. Utilize ferramentas gratuitas online

Atualmente, muitas ferramentas trabalham com um modelo que chamamos de “freemium”. Isso significa que existe uma versão gratuita em que os profissionais têm acesso a uma série de recursos.

Caso queiram optar pela versão premium, pagam um determinado valor de acordo com o plano desejado. Em momentos de crise, vale a pena reavaliar as necessidades da sua empresa em relação às ferramentas utilizadas.

É possível fazer algumas concessões e optar pela versão gratuita de diversos programas, mesmo que de forma temporária.

Por exemplo, em vez de gastar milhares de reais comprando aplicativos de escritório e software de entrada de banco de dados, use o Google Docs. É igualmente bom e é gratuito para uso online.

11. Expanda sua gama de parceiros e fornecedores

Se você trabalha com a mesma cadeia de suprimentos há anos, talvez esteja perdendo boas pechinchas. Você pode pensar que a pesquisa de novos fornecedores e parceiros leva tempo, mas a economia de custos pode ser enorme.

Especialmente, se o seu mercado ou nicho cresceu nos últimos anos. Assim, é possível encontrar muito mais opções do que as que existiam quando você abriu suas portas.

Além disso, se você é um cliente de longa data, também pode abordar seus fornecedores atuais falando sobre a renegociação de seu contrato. Com certeza, eles não querem perder uma conta e podem estar dispostos a oferecer descontos ou complementos que poupam um investimento significativo.

Por que o coworking é a melhor opção para o futuro do trabalho da sua empresa?

Se o trabalho híbrido já é uma grande vantagem, o escritório flexível aliado ao coworking é ainda melhor. Aliás, você sabe exatamente o que é coworking?

Ele é um modelo de trabalho em que pessoas compartilham o mesmo espaço e recursos de escritório, ainda que não trabalhem na mesma empresa ou área. São imóveis que têm tudo o que os funcionários precisam para trabalhar remotamente.

Assim, permitem que os colaboradores possam escolher onde é mais perto de casa, por exemplo, ou é mais conveniente no momento. O que é interessante até mesmo para que você possa contratar pessoas por todo país, ampliando o recrutamento de talentos.

Além disso, você garante que eles terão conforto e recursos para fazerem suas atividades. Afinal, o home office pode trazer problemas,  como instabilidade na internet, falha nos equipamentos, distrações com familiares etc.

Por essa e por outras vantagens, o OfficePass foi o serviço escolhido pela empresa de software Pipefy. O serviço funciona como uma assinatura que disponibiliza espaços de trabalho — do mais corporativo ao mais descolado — em mais de 200 cidades espalhadas pelo Brasil.

A responsável pela experiência de trabalho e instalações da Pipefy, Anelise Pereira Müller, conta mais sobre isso: “O OfficePass entrega mais opções para os nossos times contratados em qualquer lugar do mundo. Adotamos um modelo de trabalho mais flexível, na qual aos colaboradores têm oportunidade de escolher o local de trabalho”.

Outra vantagem do coworking é a possibilidade de uma empresa inteira trabalhar em um desses espaços em vez de alugar um imóvel, equipá-lo e mantê-lo funcionando.

Geralmente, as corporações alugam imóveis em contratos longos, o que pode ser arriscado pelo futuro incerto.  Vamos supor que uma empresa faça a locação de um prédio com um contrato de 10 anos, esperando um crescimento X.

Entretanto, há contratempos que fazem com que a evolução fique aquém da expectativa. Isso causa uma grande dor de cabeça e prejuízo financeiro.

Ao optar pelo coworking, você contratará apenas o que é necessário e pode ficar tranquilo, pois se precisar reduzir ou ampliar o espaço desejado, resolverá a questão facilmente.

Grandes empresas já estão optando pelo modelo de trabalho tanto pela praticidade quanto pela economia. Quer um exemplo? O Banco Inter já economizou mais de 1 milhão de reais ao ano com o Woba.

Veja o que Pedro Quadros, Engenheiro de Facilities da empresa, diz: “Com centenas de colaboradores que precisam de mobilidade, a escolha pelos coworkings otimizou todos os nossos processos e trouxe agilidade em burocracias como contas a pagar, pois hoje só precisamos quitar um único boleto”.

Abaixo, você confere o vídeo do Pedro Quadros e seu depoimento.

Assim, a sua empresa pode assinar serviços de plataformas de coworkings, como o OfficePass, do Woba. Dessa forma, os funcionários da organização poderão trabalhar em escritórios compartilhados. São mais de 1.500 opções em mais de 200 cidades do Brasil.

Esses espaços são muito bem equipados, com toda a infraestrutura que os colaboradores precisam para executar as suas funções. Além disso, eles poderão ter rotinas mais flexíveis e fazer os agendamentos por meio de um aplicativo.

Com as nossas dicas, você, gestor de facilities, terá mais facilidade ao implementar a redução de custos operacionais na sua empresa. Comece agora mesmo, conhecendo o OfficePass, do Woba.

São centenas de escritórios para a sua equipe e uma única assinatura. Além disso, você poderá fazer um teste gratuito para avaliar o nosso serviço. Acesse o site e confira!

---

Texto de Lucas Flores, Relações Públicas e mestre em Letras, Cultura e Regionalidade, e Renata Nogueira, produtora de conteúdo para a web e redatora,