5 quebra-gelos para reuniões remotas mais produtivas e eficazes
O crescimento da aplicação do trabalho remoto trouxe desafios devido ao distanciamento das equipes, uma vez que a maioria dos profissionais não está acostumada a lidar com as novas tecnologias de encontros virtuais — o que pode representar alguns desafios durante a realização de videoconferências.
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Dessa forma, não basta contar com o suporte da tecnologia, como equipamentos e softwares adequados ou salas de reuniões em coworkings ou escritórios privativos. É preciso saber como quebrar o gelo para integrar a equipe e permitir que a reunião flua melhor.
Neste artigo, será explorada a importância da formação de equipes virtuais, além de técnicas eficazes para promover uma colaboração harmoniosa, independe dos colaboradores estarem em um escritório flexível, nas estações de trabalho ou operando de casa.
Continue lendo para aprender 5 estratégias quebra-gelo para organizar reuniões remotas mais produtivas na empresa!
Quebra-gelo: o que significa no contexto de reuniões remotas?
No contexto de reuniões remotas, “quebra-gelos” são estratégias focadas em deixar os participantes relaxados e confortáveis antes do início do encontro virtual.
Dessa forma, é possível reduzir a sensação de cansaço e ansiedade que as reuniões podem gerar e criar um ambiente perfeito para a interação!
A importância do quebra-gelo para equipes remotas
Em uma realidade de trabalho remoto, a falta de contato pode deixar as pessoas pouco à vontade por diversos motivos, como a timidez.
Nesse cenário, o quebra-gelo, também conhecido como dinâmicas de interação, pode encorajar a interação entre o time, trazendo oportunidades para os profissionais conviverem com mais proximidade.
Ao amenizar o nervosismo e a ansiedade do grupo, a tendência é que a mente mantenha o foco nos tópicos que devem ser debatidos e, consequentemente, aumente a colaboração da equipe. Afinal, a participação de todos é importante para a obtenção de insights valiosos e para o desenvolvimento de estratégias efetivas.
Como liderar corretamente equipes virtuais para promover a interação saudável
Diferentemente do ambiente propício para interação que o escritório em um coworking promove, por exemplo, no ambiente virtual, a troca de informações tende a ser mais limitada.
Todavia, a falta de comunicação constante entre os times reflete no desempenho do negócio e pode afetar as atividades de outros profissionais.
Por outro lado, uma equipe alinhada, com sinergia e abertura para o compartilhamento de informações, consegue promover entregas com maior qualidade e eficiência.
Portanto, a estratégia “quebra-gelo” torna-se interessante em diversos contextos, inclusive para reuniões híbridas — uma vez que parte dos participantes pode estar no escritório comercial, outros em suas casas e alguns em espaços de coworking em qualquer cidade do Brasil, a depender do tamanho da equipe e da sua distribuição pelo país.
Quando usar um quebra-gelo em reuniões remotas
Como explicado, o quebra-gelo ajuda o time a ser mais participativo e a manter o foco durante as reuniões remotas. Contudo, a estratégia também permite aumentar os laços entre os colaboradores, tornando os encontros remotos mais leves.
É altamente recomendado criar dinâmicas engajadoras ou bate-papos descontraídos em ocasiões como:
- reuniões diárias ou semanais;
- reuniões mensais da empresa;
- reuniões com novos integrantes da equipe;
- reuniões de feedback.
5 estratégias quebra-gelos para reuniões remotas
Você já aprendeu que deixar a equipe à vontade para compartilhar suas ideias pode gerar reuniões mais produtivas e melhorar a integração dos colaboradores. Então, conheça 5 estratégias quebra-gelo para utilizar nas reuniões remotas da sua empresa:
1. Café virtual
Nas empresas, um dos momentos mais comuns para a interação é durante os intervalos. Por que não aplicar o mesmo conceito nas reuniões remotas?
Pode ser o ponto de partida, com alguns minutos iniciais em que cada colaborador toma a sua bebida ou coma alguma coisa enquanto conversam casualmente. Depois, já com todos bem ambientados, basta seguir naturalmente para temas mais relevantes conforme o contexto da call.
Também é possível fazer adaptações, como almoços de negócios para discutir novas estratégias, mas com um tom de informalidade para as pessoas sentirem mais abertura para dividir sugestões e informações relevantes, além de responder perguntas sobre seu trabalho, sobre o projeto ou sobre a empresa.
É válido moderar um bate-papo descontraído para que os participantes possam conhecer uns aos outros — especialmente, após a entrada de mais pessoas na equipe ou da migração para o modelo remoto. Assim, é possível obter resultados positivos para o time e para a empresa a longo prazo.
2. Jogos agradáveis
Dependendo do foco do negócio e do perfil do time, brincadeiras e dinâmicas podem gerar oportunidades para descobrir afinidades e aprender mais sobre o outro. Nesse sentido, existe uma série de jogos de perguntas e respostas que podem ser aplicados no início de reuniões. Por exemplo:
- Duas verdades, uma mentira: cada um deve citar três coisas sobre si (duas verdadeiras e uma não) para que os outros adivinhem qual é mentira;
- Você prefere: o líder lança perguntas simples sobre preferências de hábitos ou dia a dia, apresentando duas opções para que todos respondam e identifiquem afinidades;
- Perguntas rápidas: os participantes podem fazer perguntas uns para os outros, como questões engraçadas ou pessoais (sempre com limites estabelecidos para evitar constrangimentos);
- Tire uma foto: antes de iniciar a reunião, cada um envia uma foto de um tema determinado, como a mesa de trabalho, um animal de estimação, a vista de onde está, entre outros.
Além disso, existem sites especializados que fornecem as ferramentas necessárias para a interação da equipe, sendo possível encontrar opções gratuitas e pagas.
3. Dinâmica “sim, mas…” e “sim, e…”
Quando os times precisam trabalhar para construir ideias, uma dinâmica que pode ser interessante é a do “sim, mas”: as pessoas são divididas em grupos (caso a reunião tenha muitos participantes), ou jogam individualmente. Cada equipe ou profissional deve pensar em uma atividade específica — passeio, evento e etc. — e apresentar, de forma rápida e concisa.
Na primeira rodada, os participantes que não concordaram com a ideia devem complementar com “sim, mas…” e acrescentar um motivo para que a sugestão não funcione. Em seguida, é hora de mudar o foco, sendo que as respostas devem ser “sim, e…”, trazendo algo que complemente ou valide a atividade.
Dessa forma, é possível evidenciar o poder do trabalho em equipe para desenvolver insights e identificar pontos negativos. Ao mesmo tempo, é possível entender como um posicionamento sabotador pode ser prejudicial — afinal, nem sempre um ponto contra é suficiente para invalidar uma estratégia.
4. Bate-papo
Um bate-papo com perguntas simples pode ser extremamente produtivo e criar conexões naturalmente. Demonstrar interesse por meio de questionamentos como:
- “como foi a semana?”;
- “está trabalhando em algum projeto pessoal?”;
- “viajou no final de semana?”;
- “tem praticado algum esporte?”.
Não precisa de planejamento ou roteiro. É só puxar assunto e deixar a conversa fluir. Vale lembrar que é fundamental a participação de todos para que ninguém sinta que está sendo excluído ou não consiga partilhar algo interessante que tem a dizer.
Quanto mais reuniões virtuais a equipe realizar, mais conectados os participantes ficarão para contar histórias e colaborar mutuamente. Todavia, é comum que algumas pessoas sintam-se tímidas no começo, sendo uma tarefa do gestor entender o que está acontecendo e encorajar o envolvimento de todos.
5. Música
Que tal deixar o time compartilhar recomendações de bandas e músicas específicas que fazem parte da rotina de cada um? Por exemplo, a playlist que escutam para auxiliar na produtividade, ajudar a relaxar ou fazer exercícios pode ser tema da conversa inicial, antes de partir para as pautas sobre a empresa.
Na Woba, as reuniões mensais com toda a equipe começa com uma música para quebrar o gelo e trazer um clima descontraído.
A cada encontro, uma pessoa fica responsável pela função de DJ, colaborando com a integração do time. No final, um integrante da equipe também traz uma frase motivacional para incentivar o restante do pessoal.
Encontre a melhor dinâmica para a cultura da sua empresa
Independente de uma parte do seu time estar no escritório privativo e outros em casa, é crucial fornecer um ambiente online confortável para todos.
Além das 5 estratégias apresentadas, existem diversas alternativas de dinâmicas e team building que podem auxiliar suas reuniões virtuais. Portanto, pesquise mais sobre cada uma delas para definir qual está mais alinhada com a cultura da sua empresa e ao perfil dos seus colaboradores.
Caso queira saber mais sobre como tornar suas videoconferências eficazes, leia o artigo sobre as “5 melhores plataformas para reunião on-line!”.
Texto escrito por Joanna Nandi, Redatora Web.
