Onboarding de Equipes Remotas: passo a passo para aplicar na sua empresa

A palavra “onboarding”, em tradução literal, significa “a bordo” ou “embarque”. Ou seja, trata-se do processo da entrada do novo colaborador à empresa. No onboarding de equipes remotas, tem a distância física, mas isso não é nenhum problema  para integrar o novo funcionário, desde que o processo seja feito da forma correta. Saiba tudo sobre o assunto!

Antes da pandemia, o trabalho remoto era considerado uma tendência para o futuro. Atualmente, é a realidade de grande parte das organizações — o que é algo incrível, devido à necessidade de distanciamento social.

No entanto, assim como em qualquer outro modelo de trabalho, há alguns desafios envolvidos e um deles é o onboarding de equipes remotas. 

Contratar um novo colaborador para a empresa é uma das principais atividades e maiores responsabilidades do RH, visto que a admissão de funcionários qualificados é essencial para o crescimento do negócio.

No entanto, além de atentar-se às qualificações e habilidades necessárias para o cargo em questão durante o processo de seleção, também é importante dar uma atenção especial à próxima etapa, que consiste, justamente, no processo de contratação. 

Isso porque, mesmo que o profissional contratado preencha todos os requisitos da vaga, é necessário que ele esteja alinhado à cultura da organização.

Além disso, é preciso que tenha conhecimento do escopo do negócio, esteja ciente das suas funções e integre-se à equipe já existente para executar suas atividades da melhor forma possível, atender às expectativas e ficar contente com o trabalho. 

E é exatamente essa a função do onboarding: conduzir a entrada do trabalhador na organização, guiar seus primeiros passos e oferecer o suporte necessário no início da jornada.

O que é onboarding?

A palavra “onboarding“, em tradução literal, significa “a bordo” ou “embarque”. Ou seja, trata-se do processo da entrada do novo colaborador à empresa. 

Para isso, são realizadas uma série de ações e tarefas que envolvem todos departamentos, a fim de que o funcionário entenda como a companhia funciona, conheça os valores, saiba os objetivos e realmente esteja alinhado com os desafios da empresa. 

Como fazer o onboarding de equipes remotas?

Embora o conceito do onboarding de equipes remotas seja igual ao conceito do onboarding presencial, a distância promove algumas diferenças. Afinal, o calor humano contribui para que o profissional se sinta acolhido.

Um sorriso, aperto de mão, olhar compassivo, tapinha nas costas. A distância, esses elementos não estão tão presentes.

Entretanto, este não é um ponto negativo e sim uma oportunidade de estruturar com ainda mais empatia o processo de integração do profissional recém-contratado.

Confira um passo a passo simples e prático de como fazer um onboarding remoto acolhedor e assertivo.

1. Planeje com antecedência

O planejamento é fundamental em qualquer atividade e não seria diferente em relação ao onboarding de equipes remotas.

Nesse caso, ele se torna ainda mais importante, visto que, a depender da empresa ou do profissional, são enviados equipamentos para executar o trabalho (inclusive, essa é uma excelente prática para preservar a segurança cibernética da empresa). 

Portanto, não se esqueça de organizar as datas de envio de materiais ou kit de boas vindas com base na data de início do funcionário.

Além disso, após definir as ações que farão parte do onboarding, não se esqueça de criar um cronograma de acordo com as atividades já desempenhadas na empresa, para não interferir em compromissos agendados anteriormente. 

Ainda está em dúvidas de quais atividades incluir no processo de integração do novo colaborador remoto? Não se preocupe! Nos próximos passos, daremos algumas sugestões.

2. Formalize as boas vindas

Para quebrar o gelo da distância, é importante ser receptivo e deixar claro para o funcionário que ele é bem-vindo. Uma boa forma de fazer isso é enviar um e-mail de boas vindas.

É essencial que a mensagem contenha, além das boas vindas em si, a data e o horário de início de trabalho, o link da reunião inicial e outras informações pertinentes. 

Após o envio, também é interessante ligar para o profissional, tanto para confirmar o recebimento do e-mail, quanto para se colocar à disposição para tirar possíveis dúvidas.

 3. Alinhe as expectativas

Expectativas desalinhadas podem ser um grande problema entre a empresa e o profissional. Por isso, desde o início, é importante alinhá-las e, assim, evitar desentendimentos futuros.

Para isso, faça uma reunião no primeiro dia e explique como será o dia a dia, de que forma as entregas serão feitas e a maneira que os resultados serão avaliados. Dessa forma, o colaborador se sentirá mais seguro.

Além disso, ouça o que ele tem a dizer. Pergunte o que ele espera da empresa, se há algo que ele queira perguntar ou que esteja precisando para iniciar o trabalho.

4. Apresente a empresa

Ainda durante a reunião, apresente a empresa um pouco mais a fundo, além do que provavelmente já foi explicado durante o processo seletivo. Fale sobre missão, visão, valores, metas, objetivos e o que mais for importante que o colaborador saiba.

A história da organização, por exemplo, pode ser um ponto interessante a abordar para estimular o profissional a dar o melhor de si e sentir que faz parte do atual capítulo da história da organização.

5. Integre à equipe

Uma das etapas mais importantes do onboarding de equipes remotas consiste na integração do novo funcionário. Afinal, funcionários entrosados trabalham em harmonia e apresentam grandes resultados. 

Além disso, colaboradores que têm um bom relacionamento entre si promovem uma cultura colaborativa de forma espontânea, auxiliando uns aos outros em relação a possíveis dúvidas e dificuldades que possam surgir pelo caminho.

Portanto, incentive essa relação por meio de reuniões diárias durante o período de onboarding, mesmo que sejam rápidas, e de outras ferramentas de trabalho remoto em que a equipe possa se comunicar entre si.    

6. Comece por um projeto pequeno

De início, passe para o colaborador um projeto mais simples e ofereça todo o suporte necessário para a execução. Seja generoso em relação a prazos e cobranças e, em caso de erros, oriente ao invés de chamar atenção. 

É importante ter em mente que, mesmo que o profissional já possua experiência no cargo, cada empresa tem métodos e ferramentas de trabalho diferentes. Por isso, é normal que a adaptação leve um tempo.

7. Estabeleça metas mensuráveis

Os resultados devem continuar sendo avaliados no onboarding de equipes remotas, mas de forma realista. Uma maneira de medi-los nesse início é por meio de metas mensuráveis, que podem ser semanais ou mensais, por exemplo.

Afinal, embora o processo de integração dure alguns dias ou semanas, o período de experiência costuma se estender por até 3 meses.

8. Peça feedback

Por fim, peça feedback dos novos funcionários remotos em relação a esse processo. Esse tipo de retorno é valioso, visto que eles estão vivenciando essa experiência do outro lado e, por isso, têm uma visão diferente do que está acontecendo.

Em outras palavras, o melhor jeito de saber se você está passando a mensagem que deseja de maneira clara e objetiva é perguntar ao receptor. A partir desses retornos, caso seja necessário, faça melhorias e adaptações. 

Onboarding do Woba

Aqui no BeerOrCoffe, o processo de onboarding é dividido em 4 dias repletos de atividades, informações e interação com toda a equipe. Confira as principais atividades!

Day 1

O primeiro dia, intitulado como “Boas-Vindas”, é composto por reuniões com as equipes de People (RH), Finance (finanças) e TI, para auxiliar em relação às ferramentas utilizadas no dia a dia. 

Além disso, o novo colaborador recebe as boas-vindas do time completo, aprende sobre a cultura da empresa, acessa os canais de comunicação mais utilizados e insere sua foto em seus perfis. 

Day 2

No segundo dia, chamado de “Entrando no Clima”, as reuniões com as equipes continuam, mas dessa vez com os setores de Sales (Vendas), Marketing e B.I.& Growth. 

O profissional recém-contratado acessa mais ferramentas usadas pela equipe e faz um curso sobre LGPD, cujo certificado deve ser publicado no canal de comunicação principal da empresa, no Slack. 

Day 3

O terceiro dia segue com reuniões com equipes de outras áreas, como PDD (produto), Customer Success (CS) e Customer Experience (CX) e Supply Ops e há uma reunião sobre a visão geral. 

Day 4

Por último, mas não menos importante, o quarto dia, que finaliza o onboarding, é marcado pelo “Juramento Nômade”, que transforma o profissional em um Nômade oficial do time BeerOrCoffe!

Agora que você já sabe como fazer o onboarding de equipes remotas, comece a fazer seu planejamento agora mesmo.

Inspire-se no conceito de economia colaborativa para enviar equipamentos, criar materiais e propor atividades que agreguem valor à sua equipe remota. 

Agora que você aprendeu detalhes sobre o onboarding de equipes remotas, chegou o momento de entender como garantir que as contratações remotas sejam valorizadas desde o início.

Como garantir que contratações remotas sejam valorizadas desde o início?

O trabalho remoto é uma realidade em muitas empresas. Porém, quando as contratações já acontecem nesse regime, podem surgir dificuldades na integração dos colaboradores. Com isso, eles podem se sentir deslocados ou pouco valorizados.

Assim, é importante que o RH e os líderes implementem estratégias para criar vínculos com os novos contratados remotamente. Embora seja desafiador, é possível aplicar algumas dicas nos processos de onboarding.

Para saber mais, veja 6 maneiras de garantir que as contratações remotas sejam valorizadas. Vamos lá?

1. Garanta acesso aos equipamentos e softwares necessários

Não adianta ser capaz de recrutar os melhores profissionais do mercado, mas não conseguir criar uma boa recepção ou garantir que eles terão todas as ferramentas para o trabalho. Esse fator é importante para promover o bem-estar do colaborador.

Assim, as ações da empresa visando a oferta de equipamentos, softwares e treinamentos podem ser fundamentais para que os funcionários novos sintam que são valorizados. É bastante comum, por exemplo, fornecer os materiais básicos, como notebook, periféricos e itens voltados à ergonomia.  

Isso demonstrará a preocupação da empresa não somente em realizar a contratação, mas em dar todo o suporte para que seja possível realizar as funções com qualidade.

Também vale oferecer treinamentos e capacitações para auxiliar na integração e ensinar como utilizar os aplicativos da empresa. Além de evitar erros iniciais, isso ajudará a fazer com que o profissional fique à vontade no novo ambiente de trabalho.

2. Prepare um kit de boas-vindas à empresa

Seguindo a linha dos equipamentos e suporte, que tal oferecer um kit de onboarding? Eles ganham cada vez mais espaço no mercado e conseguem engajar os funcionários. Nesse caso, a empresa pode enviar itens personalizados de boas-vindas. Entre os mais comuns, estão:

• Canetas;
• Cadernos;
• Adesivos;
• Canecas;
• Garrafas de água;
• Mochilas;
• Camisetas;
• Moletons;
• Guloseimas;
• Bebidas;
• Mousepads.

Acompanhe o kit com uma carta personalizada de um líder ou de toda a equipe. Mesmo que o colaborador não trabalhe alocado, ele terá itens da empresa para incorporar em sua rotina. Logo, é uma ótima maneira de garantir que as contratações remotas sejam valorizadas desde o primeiro dia.

3. Organize uma apresentação para recepcioná-lo

O processo de contratação costuma ter reuniões que promovem interação. Porém, nesse momento o colaborador não tem contato com toda a equipe e, muitas vezes, também não conhece os líderes e gestores.

Portanto, uma dica é montar uma apresentação para recepcionar o colaborador no primeiro dia.

Marcar uma reunião remota antes do início do contrato ou logo no primeiro dia pode ser uma alternativa interessante para que o colaborador sinta que foi acolhido.

Contudo, é importante ter alguns cuidados para que o processo seja mais agradável, por exemplo:

• Agendar com antecedência e conferir a disponibilidade do profissional, caso aconteça antes do primeiro dia de trabalho;
• Ser pontual no início da videoconferência, independentemente da data da reunião;
• Manter um tom amigável e positivo, visando quebrar o gelo e deixar o colaborador à vontade;
• Apresentar a empresa e se disponibilizar para esclarecer dúvidas.

4. Alinhe as expectativas e garanta o suporte

Durante os contatos iniciais, inclusive na reunião de onboarding, considere aproveitar para trabalhar as expectativas de todas as partes.

É normal que o colaborador tenha dificuldades para entender mais sobre a cultura da empresa, mesmo com informações já repassadas nos processos de contratação.

Esse é um momento importante para reforçar o que os líderes esperam e, principalmente, as oportunidades que a companhia proporciona.

Vale se aprofundar sobre questões como missão, valores e objetivos da empresa, além de perguntar mais sobre o colaborador e suas características.

Aqui, também é possível adotar algumas medidas que podem trazer praticidade e transparência, como:

• Explicar questões sobre jornada, prazos, entregas e outros detalhes sobre a função;
• Encaminhar um manual do colaborador, com regras que devem ser observadas, normas de ética na atuação, canais de contato, boas práticas, entre outros.

Aproveite a oportunidade para mostrar como requerer suporte se necessário, caso ele tenha problemas de acesso e dificuldades que são comuns no início de um novo contrato.

Isso ajuda a trazer mais tranquilidade para o trabalhador remoto.

5. Incentive a comunicação entre a equipe

Para ajudar a garantir que as contratações remotas sejam valorizadas desde o onboarding, é importante pesquisar as tendências de gestão de pessoas. O foco no bem-estar e na saúde mental ganha mais destaque, exigindo uma atuação proativa da empresa.

Ao mesmo tempo, embora o trabalho remoto apresente diversos benefícios, pode trazer um sentimento de solidão e afastamento da equipe. Logo, a empresa pode incentivar a comunicação entre o restante do time, para que os colaboradores se conheçam, conversem e troquem experiência.

Essas conversas virtuais ajudam a trazer momentos de relaxamento e podem acontecer em pequenas pausas, como durante cafés virtuais.

Esses descansos, além de aumentar a integração e fazer com que eles se sintam valorizados, colaboram com a produtividade e com o desenvolvimento de um ambiente de trabalho mais agradável.

Dependendo do perfil e do orçamento da empresa, também é possível organizar happy hours e outras interações online, fornecendo cupons de compra ou enviando kits de degustação para incentivar a reunião da equipe.

6. Proporcione diferentes espaços de trabalho

Outra dica importante é ter em mente que o trabalho remoto não precisa se limitar ao home office. Na verdade, é interessante incentivar e proporcionar meios de o profissional adotar o anywhere office — o trabalho em qualquer lugar. Por exemplo, o uso de espaços de coworking pode trazer experiências positivas ao colaborador.

A empresa pode adotar uma postura mais flexível — tanto em relação à jornada quanto ao espaço de trabalho. Além de valorizar o bem-estar da equipe, isso pode promover outros benefícios. Por exemplo, a interação com outras pessoas que utilizam o ambiente ajuda a lidar com o sentimento de solidão.

A possibilidade de utilizar diferentes ambientes para trabalhar pode deixar a rotina mais dinâmica e interessante. Outro benefício é a possibilidade de interagir com profissionais de outras áreas, trocando ideias e experiências.

Seguindo essas 6 práticas, a empresa terá mais chances de garantir que as contratações remotas sejam valorizadas e se sintam acolhidas desde o onboarding.

Para garantir o aprimoramento constante, vale pegar feedbacks: a equipe pode dar retornos sobre os pontos fortes e questões que podem ser melhoradas no processo.

Se você gostou deste post, pode se interessar por saber mais sobre o futuro do trabalho. Confira nosso guia definitivo com tudo que a sua empresa precisa para ter mais flexibilidade nos contratos!

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Texto escrito por Isabella Proença, redatora freelancer e Bacharel em Administração, e por Joanna Nandi, Redatora Web.