Como usar o Zoom como um profissional: 7 dicas avançadas para otimizar suas videoconferências

As videoconferências fazem parte do dia a dia da maioria das empresas, tornando viável a comunicação a distância. Entretanto, nem todo mundo sabe como usar o Zoom, uma das ferramentas mais adotadas, de maneira avançada.

Com a pandemia do coronavírus, muitas empresas tiveram que modificar a sua forma de trabalho de presencial para a remota. Para que isso acontecesse, diversas ferramentas foram adotadas, especialmente aquelas de videoconferência.

Se antes as reuniões eram em um cômodo normal do escritório, depois passou a ser nas salas virtuais. Embora os programas de chamada de vídeo não fossem novidade, essa mudança repentina pegou muita gente de “calças curtas”.

Afinal de contas, existem tantas funcionalidades que nem todo mundo as conhece, não é mesmo? Pensando nisso, resolvemos trazer este post. Aqui, você aprende como usar o Zoom como um profissional com 7 dicas avançadas.

Assim, você pode otimizar a sua rotina e tornar a ferramenta ainda mais funcional para a sua equipe. Continue a leitura e confira!

1. Compartilhe um vídeo ao vivo

Você sabia que dá para compartilhar um vídeo ao vivo de uma segunda câmera? Pois é isso mesmo! Quando é preciso mostrar algum quadro ao fundo, uma mesa, um material ou qualquer outro item, é possível usar a opção “Conteúdo da 2ª tela”, encontrado na seleção “Avançado” da parte superior da tela.

Lembrando, obviamente, que é necessário ter outra câmera, além da presente no computador. Uma alternativa é usar outro dispositivo, como smartphone ou tablet, para participar da reunião e usá-lo como uma câmera. Dessa maneira, você também pode movê-lo e manipulá-lo mais facilmente. Legal, né?

2. Vá além no compartilhamento de tela

O compartilhamento de tela do Zoom vai além dos slides comuns nas reuniões. Você pode compartilhar toda a sua área de trabalho e aplicativos específicos. Além disso, há um quadro branco embutido na ferramenta.

Isso é muito interessante para desenhar diagramas, mapear ideias e usar como recursos visuais, como os de reunião presencial mesmo. Em vez da caneta piloto e do quadro branco físico, você terá uma opção virtual muito útil, até mesmo para um joguinho de forca ao final do expediente.

Para utilizar o recurso, é muito simples: na hora de selecionar o compartilhamento de tela, opte pela opção do quadro branco.

3. Entenda o recurso da beleza

Se há algo que o home office levou para muitas pessoas é a praticidade de trabalhar mais à vontade e economizar uns bons minutos de produção pessoal, que podem ser usados como quiser.

Entretanto, como tudo na vida tem dois lados, as reuniões rápidas online pegaram muitas pessoas desprevenidas. Ou seja, sem nem terem a oportunidade de melhorar a aparência com uma maquiagem, por exemplo.

Se você se sente constrangido quando isso acontece, o Zoom tem um recurso muito útil nesse sentido. No menu de configurações, marque a caixa “Retocar minha aparência”. A ferramenta funciona como uma lente que suaviza rugas, manchas e outras imperfeições da pele.

4. Utilize fundos interessantes

Outro inconveniente do home office é ter um fundo de reunião apresentável. Afinal, ninguém quer que os colegas vejam que não deu para você arrumar a sala ou o escritório nos últimos dias.

A boa notícia é que existe uma ferramenta ótima para resolver o problema: os fundos virtuais. Sabe aquela tela verde usada em programas de televisão para alterar o fundo da cena? Pois então, o princípio é o mesmo. 

Dessa forma, você pode escolher um cenário perfeito para esconder a bagunça do cômodo ou, simplesmente, se divertir com ambientes diferentes para as suas reuniões.

Para utilizar o recurso, basta ir na seta ao lado do ícone da câmera e selecionar a opção “escolher fundos virtuais”.

5. Silencie quando for necessário

Quando se está em casa ou em outro ambiente que não seja o escritório, muita coisa pode acontecer. É possível que cachorro do vizinho lata incansavelmente, as crianças passem correndo e gritando, a obra da rua não dê uma trégua no barulho etc. 

Tudo isso atrapalha a reunião, distraindo os participantes e fazendo com que a comunicação seja ineficiente. Além do mais, há possibilidade dos próprios membros sobreporem as falas uns dos outros ou façam sons inconvenientes, sem querer — ou não.

Para que a videoconferência não vire uma baderna há a opção de silenciar os participantes que não estão com a palavra no momento. Esse recurso pode ser acionado tanto pelo próprio membro quanto pelo anfitrião. 

Para isso, você pode acessar a opção “gerenciar participantes” e clicar no ícone do microfone.

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6. Agende as reuniões 

Você não precisa marcar a reunião e só configurá-la no momento em que acontecerá. É possível agendá-la e conectá-la diretamente em seu calendário pessoal. O agendamento do Zoom está ligado ao Google Calendar, Outlook e Ical.

Assim, você pode enviar as atualizações para sua agenda, para sua equipe e, até mesmo, para o cliente.  Quando se programa as reuniões, todos os convidados recebem notificação para avisá-los de que a ocasião está chegando.

Dessa forma, você não precisa mandar e-mail ou mensagens lembrando dos encontros virtuais e não corre o risco de esquecer do compromisso.

7. Reaja à reunião por meio de emojis 

Os emojis são cada vez mais utilizados para a comunicação online. Se antes eram considerados uma brincadeira, algo divertido, hoje podem ser usados para transmitir reações em uma conversa ou reunião.

As mensagens escritas, muitas vezes, são interpretadas de maneiras diferentes do que o emissor gostaria. Isso porque não dá para saber o seu tom de voz. Sendo assim, o emoji com a expressão certa é muito útil.

Por exemplo: quando a reunião é silenciada pelo anfitrião, ainda há opção do chat. Nele, é possível mandar as reações por meio dos emojis e, até mesmo, pedir a palavra. Nesse caso, é usado o personagem com a mão levantada. Que tal?

Para acessar o recurso, clique no ícone “reações”, disponível na barra inferior da ferramenta.

Com o cenário pós-pandêmico se aproximando, logo, logo as reuniões presenciais estarão de volta. Elas são muito importantes para trazer a interação que somente a presença em pessoa é capaz de oferecer.

Entretanto, sabemos que o trabalho híbrido será a modalidade adotada por muitas empresas. O modelo une o melhor dos dois tipos de trabalho: o presencial e o remoto. Por essa razão, ainda é muito importante aprender como usar o Zoom, já que a ferramenta ainda será muito útil.

Reuniões ainda podem ser uma preocupação dos gestores, mesmo os mais experientes. Por isso, trazemos um guia completo com o segredo para você ganhar mais tempo e produtividade nas reuniões  presenciais e online.

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Texto escrito exclusivamente para o Woba, por Renata Nogueira, produtora de conteúdo para a web e redatora.