Gestão do tempo no trabalho remoto: tudo o que você precisa saber

Um dos desafios de quem está longe do escritório é trabalhar a produtividade e gestão do tempo no trabalho remoto. Nesse processo, é preciso aplicar várias dicas, que ajudarão a implementar a ideia do anywhere office com eficiência. É isso que vamos mostrar neste texto.

Gestão do tempo no trabalho remoto: tudo o que você precisa saber

Em plena pandemia do coronavírus, algumas questões ficaram mais evidentes. Para além do uso de máscaras e da necessidade de distanciamento social, o que ficou em alta foram as mudanças no ambiente corporativo, especialmente no que se refere à produtividade e gestão do tempo no trabalho remoto.

Afinal, 46% das empresas brasileiras adotaram o home office durante o período de crise sanitária. Essa é apenas uma das modalidades dentro da categoria de trabalho a distância. Porém, tornou-se a principal dentro desse cenário de isolamento.

Apesar desse percentual significativo, nem tudo foi um mar de rosas. Do total de companhias que adotaram o trabalho remoto, 67% relataram ter enfrentado dificuldades no início. Os principais desafios foram:

• Ferramentas de comunicação: 34%;
• Comportamento dos funcionários ao acessarem os ambientes virtuais: 34%;
• Atuação das áreas de TI: 28%.

Os dois primeiros obstáculos estão relacionados à produtividade e gestão do tempo no trabalho remoto. Isso porque é por meio das ferramentas de comunicação que esses aspectos podem ser otimizados.

Da mesma forma, o comportamento dos colaboradores interfere em quantas atividades são realizadas. Diante desse contexto, fica a dúvida: como garantir que o trabalho remoto seja tão ou mais eficiente do que no modelo tradicional?

Pode ter certeza de que os resultados podem ser bem melhores. Basta saber o que fazer. Esse é o motivo pelo qual criamos este artigo. Então, que tal conferir as dicas?

1. Dicas simples de gestão do tempo

Há quem prefira trabalhar no escritório. As pessoas adeptas desse modelo alegam que o trabalho remoto distrai e que fica difícil separar a vida pessoal da profissional.

Ainda que isso seja verdade em alguns casos, eles são a minoria. Na maior parte das situações, o trabalho remoto é a escolha dos colaboradores.

Isso é o que demonstram algumas pesquisas. Segundo os levantamentos, 42% dos entrevistados no mundo querem continuar trabalhando a distância depois da pandemia acabar. No Brasil, esse percentual é maior: chega a 57%.

Por parte das empresas, o trabalho remoto também se tornou uma alternativa mais do que viável. Os estudos indicam que os gestores devem passar a contratar mais pelas habilidades dos colaboradores, em vez do lugar em que moram. É o que dizem 16,1%.

Além disso, 84,2% dos gestores querem implementar algum formato de trabalho remoto depois da pandemia, enquanto 83% pretendem oferecer algum tipo de flexibilidade, bem ao estilo anywhere office.

Apesar desses dados, muita gente ainda tem dificuldade de lidar com a produtividade e a gestão do tempo no trabalho remoto. Essa situação é comum, porque nem todo mundo tem costume de trabalhar longe do escritório.

Ainda assim, os resultados obtidos no Brasil são animadores. Segundo dados do terceiro trimestre de 2020, houve um aumento de 15,3% nas horas efetivamente trabalhadas. Ainda teve um crescimento de 9,4% na produtividade por hora habitualmente trabalhada e de 9,5% na produtividade por pessoal ocupado.

Em relação à produtividade total dos fatores (PTF), foi registrada uma alta de 3,6% em relação ao pessoal ocupado e 3,5% nas horas habitualmente trabalhadas.

Por todos esses fatores, a expectativa é que a produtividade no trabalho continue melhorando em 2021. Isso é importante para o Brasil, já que um trabalhador aqui produz cerca de 65% a menos do que um funcionário na Alemanha.

Como mudar esse cenário? É preciso aplicar boas práticas mesmo no trabalho remoto. Veja algumas delas!

1.1. Avalie como sua energia é gasta

O que você faz durante a semana? Quais atividades ocupam mais tempo? Faça essa análise. Ela é imprescindível para aumentar sua produtividade.

Muitas vezes, essas tarefas se tornam distrações. É o caso do e-mail que precisa ser lido e respondido ou do celular, que recebe notificações o tempo todo.

No entanto, um dos grandes vilões são as redes sociais. Um estudo mostrou que os brasileiros que trabalham 8 horas por dia realizam atividades relacionadas ao cargo por 5h12min.

Durante o dia, permanecem longe do computador por 1h57min. E gastam cerca de 51 min em redes sociais, sites de compras e plataformas de streaming. 

Nesse momento, você deve estar pensando: “ok, mas eu preciso de algumas dessas ferramentas para me comunicar com meus colegas de trabalho”. Sem problemas!

O que você deve observar é quais desses aplicativos são úteis para a produtividade e a gestão do tempo no trabalho remoto. Lembre-se de que o excesso de estímulos digitais é negativo e desnecessário, pois leva ao estresse.

1.2. Organize seu tempo para otimizar as atividades

Uma dica para manter o foco é prestar atenção aos horários do dia em que tem mais energia. Esse é o momento em que você deve realizar atividades mais complexas ou cansativas.

No restante do tempo, deixe para realizar tarefas mais simples e menores, como responder e-mails. Acredite ou não, isso ajuda a otimizar o seu tempo de trabalho.

1.3. Cronometre o tempo das tarefas

Saber quanto tempo você leva ajuda a evitar imprevistos e a saber como estão sua produtividade e gestão do tempo no trabalho remoto. Inclusive, é uma forma de identificar o que ajuda a terminar determinadas atividades mais rapidamente.

Por exemplo, se você precisa criar uma arte, talvez leve 30 minutos em um primeiro momento. Com a mudança de programa usado para a criação, talvez seja possível diminuir esse período para 15 minutos.

Por isso, cronometre quanto tempo leva para cada tarefa. Use as ferramentas adequadas para organizar os dados. Uma boa dica é o Toggl. Nele, você pode criar vários projetos e dividir as atividades para contabilizar o tempo.

1.4. Reconheça suas limitações

Uma empresa tradicional terá dificuldades de acompanhar o tempo de trabalho dos colaboradores quando eles atuam remotamente. Por isso, é preciso ter flexibilidade e empoderamento para saber que é possível fazer o melhor com as horas disponíveis.

Tenha em mente que existem várias dicas de produtividade, mas o que você deve buscar é a conscientização sobre o tempo gasto. É assim que conseguirá otimizar as horas e diminuir o estresse.

Como você percebeu, para melhorar produtividade e gestão do tempo no trabalho remoto, é preciso conhecer a si mesmo. Por mais que você tenha visto dicas para otimizar, pode ser que elas não se apliquem à sua realidade.

De toda forma, qualquer experiência é válida. Por exemplo, divisão das horas em blocos menores, organização do ambiente de trabalho em casa, sair para separar o ambiente pessoal do profissional etc.

Aos poucos, você identifica o que dá certo com você. A partir disso, pode seguir para a próxima etapa: a gestão do tempo propriamente dita.

2. Gestão do tempo no trabalho remoto

Os especialistas concordam que o trabalho remoto veio para ficar. As empresas perceberam que conseguem economizar dinheiro e obter melhores resultados com essa modalidade. Tudo isso sem perder o controle das atividades.

Ainda assim, a gestão do tempo tende a ser um desafio. Muitos não sabem como gastá-lo e estruturá-lo de forma correta e acabam se perdendo em toda a liberdade oferecida no formato a distância.

Para ultrapassar os problemas, é preciso reconhecer algumas questões. As principais são:

• Não há limites físicos entre trabalho e lazer;
• O trabalho nem sempre fica tão visível quanto no modelo tradicional;
• Haverá alguma pressão para você responder rapidamente;
• Você será responsável por organizar a sua semana de trabalho;
• Poderá ser difícil saber como está se saindo, porque nem sempre receberá um feedback direto;
• Provavelmente, você trabalhará mais do que no escritório, com menos intervalos.

Isso assustou? Deixe essa sensação de lado e siga para as dicas que ajudarão a enfrentar essas dificuldades.

2.1. Programe-se

Pode parecer simples, mas é normal acontecerem imprevistos durante o dia. Por isso, é fundamental estabelecer uma rotina no trabalho remoto.

Defina limites para evitar a perda de tempo. Além disso, crie metas a serem seguidas. Por exemplo, se pretende trabalhar 5 horas por dia, faça isso. Assim, você alinha o que precisa fazer ao prazo disponível.

2.2. Vista-se como se saísse para o escritório

Seja em casa, seja em um coworking ou qualquer outro lugar, crie uma rotina para tomar banho e se arrumar. Quando você fica o dia todo de pijamas, costuma ter mais preguiça e isso pode atrapalhar sua produtividade e gestão do tempo no trabalho remoto.

Ao mudar esse cenário e se arrumar, você trabalha a sua mente. É como se dissesse para o cérebro: “ei, está na hora de trabalhar!”. Por mais estranho que isso pareça, esse estímulo é importante.

2.3. Tenha um ambiente específico

Trabalhar na cama ou no sofá tende a ser tentador, mas não é a melhor alternativa. Vale a pena criar um ambiente específico na sua casa, mesmo que seja apenas uma mesa no canto da sala.

Personalize o lugar da maneira que quiser para deixá-lo com a sua cara. Além disso, evite fazer qualquer outra coisa ali. O foco sempre deve ser o trabalho.

2.4. Faça interrupções programadas

Esticar o corpo, espreguiçar-se e alongar-se fazem bem para a produtividade. É provado que esses movimentos ajudam o corpo a diminuir o estresse e a tirar as tensões, assim como a evitar dores. Por isso, defina momentos para se levantar e ficar longe do computador. 

Você pode fazer pequenos intervalos a cada hora ou realizar paradas mais longas no momento das refeições. O único cuidado é evitar ficar longe tempo demais. Nesse caso, a preguiça pode aparecer.

Por isso, tente fazer o intervalo por até 30 minutos. Nesse período, aproveite para fazer o que gosta, por exemplo:

• Ir ao jardim;
• Cuidar das plantas ou dos pets;
• Ver as notificações do celular;
• Jogar;
• Assistir à televisão.

2.5. Mantenha a higiene do sono

Não é porque você trabalha de forma remota que pode descuidar do sono. Dormir por aproximadamente 8 horas por dia ajuda a descansar e a ficar com a mente limpa para encarar os desafios do próximo dia.

Por isso, mantenha a rotina de antes de dormir. Mostre ao seu organismo que chegou a hora de relaxar e aproveite essas horas para se desligar dos problemas.

2.6. Recompense-se

Sabe aquelas pessoas que vão à academia e comem um sanduíche depois como recompensa? A ideia, aqui, é parecida. A diferença é a definição de miniprêmios para a conclusão de determinadas atividades. Pode ser desde um intervalo um pouco maior até a escuta de uma música que goste.

2.7. Medite

Desligar sua mente por algum período — mesmo que sejam 1 ou 2 minutos — é bastante benéfico. Pare em algum lugar quieto e concentre-se. Isso acalmará sua mente.

2.8. Conheça todos os eventos e as reuniões em que precisa comparecer

Evite surpresas. Ter uma reunião emergencial pode acontecer, mas não deve ser padrão. Por isso, organize sua agenda para impedir esquecimentos. Assim, você já prevê essas situações na organização do seu tempo.

2.9. Mude seu lugar de trabalho

A produtividade e a gestão do tempo no trabalho remoto também dependem de otimizar a sua mente. Muitas vezes, você já não está rendendo em casa. Esse é o momento de tentar novos lugares, como um café ou um coworking. Ao sair de casa, você traz novos ares à mente e pode se inspirar mais.

Todas essas recomendações são mais eficientes quando você desenvolve as habilidades para gestão do tempo e melhoria da produtividade remota. Esse é o assunto a ser apresentado em seguida. 

3. Habilidades de gerenciamento de tempo para trabalhadores remotos

Segundo o Dicionário Michaelis Online, habilidade é o “conjunto de qualificações para o exercício de uma atividade ou cargo; suficiência”. Quando se fala em gerenciamento de tempo, o foco é desenvolver competências para aumentar a sua produtividade.

Todas as ações dependem de esforço próprio. Algumas delas já vêm de berço com você. Outras precisam ser desenvolvidas. A questão é: quais são elas? Apresentamos as principais a seguir.

3.1. Comunicação

Para ser eficiente, a comunicação sempre deve ser uma via de mão dupla. Ou seja, emissor e receptor devem se entender. Qualquer que seja a sua situação, saiba que precisa se colocar como disponível.

Isso porque, no trabalho remoto, a comunicação pode ser difícil. Com uma pessoa longe da outra, é necessário utilizar a tecnologia. Você pode apostar em softwares de:

• Mensagens;
• Troca de arquivos;
• Videoconferências.

Aqui, também é importante utilizar sistemas para gerenciar projetos. Por mais que não sejam voltados à comunicação, eles ajudam na troca de informações entre os colaboradores.

3.2. Proatividade

Trabalhando de forma remota, você não terá um líder ou gestor para cobrar o que faz no momento. Muito menos estará no meio de um monte de colegas que supervisionará suas atividades.

Essa liberdade precisa ser bem gerenciada. Caso contrário, a semana termina e você não entrega metade do que deveria. Por isso, é essencial ter proatividade.

Basicamente, essa habilidade indica que você é capaz de antecipar situações, fazer o que é necessário e se preparar para qualquer desafio que surgir. É o caso, por exemplo, de perceber que há um gargalo na execução do projeto e mudar o método de trabalho antes do problema aparecer.

3.3. Confiabilidade

As empresas com uma gestão mais moderna oferecem espaço para o colaborador tomar algumas decisões. Como diz o tio Ben, do Homem-Aranha, “com grandes poderes, vêm grandes responsabilidades”. Portanto, você precisa ser confiável.

A ideia é mostrar a colegas e gestores que é capaz de gerenciar as situações. Isso significa saber quando pedir ajuda e quando tomar decisões sem ajuda. Por esse motivo, a confiabilidade tem tudo a ver com o engajamento e a sensação de pertencimento.

3.4. Descentralização

Um dos principais erros cometidos no trabalho remoto é querer centralizar todas as atividades. Por mais que você queira abraçar o mundo, isso é impossível. Por isso, delegue tarefas.

Ao deixar o microgerenciamento de lado, permite que outras pessoas executem sua função. Assim, em vez de se preocupar com tudo, você consegue trabalhar em equipe e torna o fluxo de trabalho mais fluido.

3.5. Organização

Se você precisa organizar suas atividades e materiais em um escritório, imagina em casa! A importância dessa medida pode ser vista com um exemplo.

Digamos que você tenha que entregar um projeto hoje, às 16h. Como teve problemas na gestão do tempo, seu trabalho está atrasado. Por isso, acorda mais cedo e começa a trabalhar.

Até aí, tudo está bem. No entanto, precisa de um documento para confirmar algumas informações e não o encontra. O que fazer?

Se falar para seu gestor, pode receber a denominação de irresponsável. Se ficar procurando muito tempo, pode perder o prazo e ter problemas com a equipe.

Por isso, o ideal é manter tudo organizado. Isso vale tanto para os itens físicos quanto para a sua agenda. Assim, evita perder reuniões e outros tipos de eventos, e ainda tem tempo para atender os colegas quando necessário.

3.6. Motivação

Ninguém precisa ser uma cheerleader, mas a motivação é essencial para ter sucesso na empreitada. Quem tem esse sentimento gosta do que faz, emprega esforços e alcança bons resultados. Isso é tudo o que a empresa quer.

Todas essas habilidades contribuem para a produtividade e gestão do trabalho remoto, porque preparam você para enfrentar as situações comuns a esse modelo de trabalho. Da mesma forma, ajudam a realizar atividades em equipe, um dos principais desafios nesse cenário.

Continue lendo e veja o que fazer para gerenciar o tempo com diferentes pessoas trabalhando a distância.

4. Gestão de tempo para equipes que trabalham remotamente

Os conceitos de trabalho remoto se tornaram mais comuns durante a pandemia. Se esse modelo ainda era incipiente, ficou cada vez mais comum a partir de 2020. Você já sabe disso. O que talvez ainda tenha dificuldade é no que se refere ao gerenciamento das equipes.

Essa atividade depende diretamente da tecnologia. Plataformas de comunicação — como Slack, Zoom, Skype e Microsoft Teams etc. — são essenciais no ambiente virtual. Afinal, elas ajudam a integrar o trabalho de todos os membros da equipe.

Por meio delas, também é possível identificar, comunicar e mudar prioridades com rapidez, a fim de alcançar os melhores resultados para o projeto. Mais do que isso, a produtividade e gestão do tempo no trabalho remoto requer o cumprimento de 3 aspectos:

4.1. Foco nas atividades certas

Um dos problemas é a garantia de que todos da equipe realizam as atividades prioritárias. Mesmo que exista uma programação, ela pode mudar a qualquer momento devido a algum imprevisto.

Com o uso das ferramentas certas, os gestores indicam o que cada colaborador deve fazer e notificam em caso de qualquer mudança de prioridade. Mais do que isso, é importante ter uma visão clara de todas as tarefas e eventos a serem cumpridos.

Uma forma de fazer isso é pelo método Kanban, usado em apps como o Trello. Desse modo, fica mais fácil planejar o tempo e organizar o trabalho de todos os membros da equipe.

4.2. Revisão do planejamento em tempo real

Com todos os funcionários no escritório, é fácil reunir a equipe e comunicar a todos sobre uma mudança de planejamento ou prioridade. No trabalho remoto, nem sempre todos estarão conectados naquele momento — e não vale a pena fazer uma reunião só para isso.

Novamente, as ferramentas de comunicação auxiliam nesse processo. Com elas, os colaboradores podem estar em qualquer lugar — bem ao estilo anywhere office — e ainda assim receberão as mesmas orientações.

Para garantir o máximo de eficiência, atente aos seguintes desafios do gerenciamento de equipes remotas:

• Identificação de como e quais tarefas ou projetos são afetados com as mudanças;
• Capacidade de planejar e adotar ações rapidamente;
• Comunicação rápida no trabalho remoto;
• Garantia de que as atividades mais importantes são executadas;
• Garantia de que o trabalho atual não será perdido ou esquecido.

4.3. Verificação de que a equipe faz uma boa gestão do tempo

O último aspecto importante para a gestão de equipes no trabalho remoto é a garantia de que o gerenciamento do tempo está sendo eficiente. Quando são utilizadas ferramentas comuns de produtividade, você sabe apenas o prazo e a qual tarefa ele se refere.

O objetivo é usar softwares diferentes, que permitem identificar qual atividade está sendo realizada, com quem ela está, qual é seu prazo, se há algum gargalo etc. Ou seja, é aquela visão completa já mencionada.

Dessa forma, é possível delegar tarefas, indicar o que deve ser feito, assinalar algo que está pendente e mais. Em outras palavras, todo o trabalho da equipe está integrado. Isso leva, invariavelmente, ao aumento da produtividade e melhoria da gestão do tempo no trabalho remoto.

Conclusão

Como você viu, o trabalho remoto é o futuro do ambiente corporativo. Adaptar-se a essa realidade é fundamental para as empresas que desejam ter vantagem competitiva.

Afinal, os colaboradores querem trabalhar no estilo anywhere office e valorizarão as empresas que oferecerem essa possibilidade. Para isso, é preciso se preparar e adotar boas práticas de produtividade e gestão do tempo no trabalho remoto.

Nesse processo, você deve aproveitar todos os recursos que estiverem disponíveis. Um exemplo é o Office Pass, do Woba. Com apenas uma plataforma, você tem acesso a centenas de espaços de coworking.

Então, que tal viver essa nova forma de trabalho? Pegue seu passaporte aqui e conte com todos os recursos de que precisa!

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Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.