Colaboração no Trabalho: Veja 12 atualizações para melhorar sua rotina
Em tempos de home office e trabalho remoto, é preciso efetivar a colaboração no dia a dia das equipes. Veja 12 ferramentas do Google Workspace que ajudarão na produtividade e eficiência.
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Em tempos de home office e trabalhoremoto, é preciso encontrar ferramentas adequadas para viabilizar as atividades. Essa é a única maneira de garantir a colaboração no trabalho.
Ao mesmo tempo, essa também deve ser a busca de quem oferece o modelo presencial. Afinal, todos os colaboradores devem saber aonde devem chegar. Sem isso, fica mais difícil atingir os objetivos estratégicos.
Provavelmente, você já sabe disso. O que talvez desconheça são as atualizações do Google Workspace. Basicamente, o substituto do G Suite oferece um espaço de trabalho de fácil gerenciamento e otimização.
Dentro desse ambiente, você encontra tudo o que precisa para efetivar o trabalho remoto — e fazer isso com eficiência. Então, que tal conhecer as 12 atualizações? Leia e veja o que se adapta para a sua empresa.
Imagem: Google | Reprodução
1. Formato pageless
Já aconteceu de você usar um dispositivo diferente e ter dificuldades para ler um documento no Google Docs? Esse problema está resolvido com o Pageless Docs, uma ferramenta que tira os limites da página.
Na prática, ao abrir o documento, ele se adapta melhor ao tamanho de tela usado. Com isso, fica mais fácil trabalhar com imagens grandes, comentários e tabelas.
Outra facilidade é na hora de imprimir ou converter em PDF. Com essa ferramenta, é rápido alterar para a visualização em página.
2. Menção @ a pessoas, reuniões e arquivos
Em comentários, é possível marcar alguma pessoa usando o @. Ao fazer isso, aparecerão informações adicionais, como:
- Localização;
- Título do trabalho;
- Dados de contato.
Outra atualização do Google Workspace é a indicação de pessoas, arquivos e reuniões. É só digitar @ e as dicas aparecerão. A recomendação aparece com o acesso via web ou mobile.
Para os colaboradores, é a chance de verificar esses itens, desde que estejam associados àquele documento, sem trocar de tabelas ou contextos.
3. Recursos de escrita
O Google Workspace melhorou as ferramentas voltadas à escrita. Para começar, há mais recomendações relativas à linguagem inclusiva. Mais do que isso, as indicações são feitas somente quando fazem sentido.
Vários exemplos podem ser citados. Por exemplo, “diretoria”, em vez de usar “os diretores”. Ou “pessoas beneficiárias” no lugar de “beneficiários”. O objetivo é deixar uma linguagem mais neutra e que respeite as diferentes pessoas.
A ferramenta também faz indicações de estilo. Nesse caso, para evitar uma linguagem ofensiva — por exemplo, a palavra denegrir remete aos negros de forma negativa — ou a voz passiva — aquela em que a frase está ao contrário, como em “alugam-se casas”, em vez de “casas são alugadas”.
Em que interferem esses recursos? Eles tornam a escrita melhor. Com isso, ajudam a edição dos conteúdos e incentivam a colaboração no trabalho.
4. Reações de emoji
O trabalho remoto pode afastar as pessoas, se elas não estiverem engajadas no mesmo fim. Essa distância é diminuída com as reações de emoji.
O Google ainda não deu muitos detalhes, mas já anunciou a função para os próximos meses. De toda forma, o aspecto positivo é a contribuição à colaboração no trabalho. Afinal, quem não gosta de interagir de uma forma diferente, mesmo em meio à seriedade do ambiente corporativo?
5. Anotações de reunião
Você sente falta de anotar as informações de uma reunião com facilidade? Seus problemas acabaram! Essa é mais uma atualização do Google Workspace.
Esse é um template do novo Google Docs que importa automaticamente as informações dos convites de reunião salvos no calendário. Eles ainda virão com arquivos anexados e participantes.
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6. Templates de tabela
Outra atualização do Google Workspace que chegará em breve, ela consiste em um novo template com duas funções. Uma delas é a votação de tópicos.
Essa é uma forma de saber qual é a opinião da equipe sobre vários assuntos. Assim, você já sabe o que cada um deseja para haver uma efetiva colaboração no trabalho.
Além disso, há as tabelas de acompanhamento de projetos. Elas ajudam a entender em que patamar o projeto está, o que falta e quais são seus marcos.
Assim, um colaborador da equipe não precisa perguntar ao outro o que precisa ser feito. Todos acompanham as informações e podem sanar dúvidas, se elas existirem.
7. Checklists conectadas
Para haver colaboração no trabalho remoto, é importante que todos os membros da equipe estejam alinhados. Foi o que o Google tentou resolver com as checklists conectadas.
Por meio desse recurso, todos poderão designar itens para outras pessoas e ver quais ações foram realizadas no Google Tarefas.
Com isso, a equipe conseguirá acompanhar o projeto e gerenciá-lo, repassando-o para a lista de atividades a cumprir.
8. Trabalho no Meet diretamente no Docs, no Slide e no Sheets
As reuniões marcadas pelo Google Meet passam a ser complementadas agora. Isso porque é possível apresentar o conteúdo que está sendo trabalhado no Docs, Sheets ou Slide de forma direta. Ao mudar do documento em colaboração para a conversa ao vivo, sem interrupções, é mais fácil manter o foco.
Além disso, o Meet está sendo adicionado ao Docs, Sheets e Slides na versão web. O motivo é para que todos os participantes da reunião possam se ver e ouvir enquanto colaboram.
Vale a pena destacar que essa é uma excelente ferramenta para quem trabalha remotamente. Afinal, a interação entre todos os colaboradores é maior.
9. Visualização da timeline no Sheets
A interação com os dados é uma necessidade para quem trabalha com projetos. A nova ferramenta do Google Workspace favorece a alternância na visualização. O objetivo foi deixar as informações mais acessíveis.
Primeiro, o Google apenas disponibilizou um modelo de visualização que tornou mais fácil e rápido o monitoramento de tarefas. Com ela, o usuário pode organizar os dados de acordo com diferentes atributos, como:
- Proprietário (owner);
- Categoria;
- Campanha.
Aos poucos, é possível tornar o Sheets mais dinâmico para gerenciar os itens de modo mais eficiente. Isso serve para campanhas de marketing, marcos de projetos, colaborações que envolvem mais de uma equipe, cronograma etc. Tudo para simplificar o trabalho remoto.
Imagem: Google | Reprodução
10. Capturas e traduções no Google Meet
O Google Workspace já oferece capturas ao vivo em 5 idiomas. A atualização trará outras 5. Elas farão a tradução do inglês para espanhol, português, alemão ou francês. Mais para frente, o propósito é incluir outras línguas.
11. Edição pelas salas do Google Chat
Agora, as equipes poderão editar o Shsets, o Docs e o Slides a partir do Google Chat. Para isso, basta usar a versão web, porque a funcionalidade já está disponível.
12. Funcionalidade de análise assistida
Outra atualização do Google Workspace é a função de análise assistida. Ela está sendo incluída na versão web do Sheets e trará sugestões de fórmulas. Com isso, ficará mais fácil ter ideias de insights a partir dos dados.
Mais do que isso, a inteligência da ferramenta ajudará a construir fórmulas, fazer a análise de dados e diminuir os erros. Mais um fator relevante para o trabalho remoto, já que isso diminui o retrabalho.
Perceba que, em todos os casos, as atualizações do Google Workspace ajuda o futuro do home office. O dia a dia se torna mais simples e todos os colaboradores podem interagir sem erros e problemas.
Assim, fica fácil implementar o anywhere office. Ou seja, o profissional pode escolher onde quer trabalhar, porque já tem todas as ferramentas à sua disposição. Depois é só focar a colaboração no trabalho.
Com todas essas ferramentas, a equipe já está preparada para o trabalho remoto. Quer se aprofundar nas dicas? Baixe o e-book A Arte de ser Produtivo a Distância.
Texto escrito por Fabíola Thibes, jornalista e redatora web.
