Longe do escritório! Dicas práticas para equipes remotas

Embora várias empresas já estivessem habituadas ao trabalho remoto, muitas outras tiveram que adotá-lo de forma emergencial. Em decorrência da pandemia do novo coronavírus o futuro do trabalho foi adiantado em até 10 anos e esse é um processo que não vai retroceder. A partir de agora cada vez mais organizações investirão em construir equipes remotas de sucesso.

Mais de 4 meses depois do início do isolamento social no Brasil (e mais ainda em outros países do mundo) equipes dos mais diversos setores já estão se acostumando a trabalhar longe do escritório tradicional. Como era de se esperar surgiram desafios no meio do caminho e os profissionais perceberam que o home office isoladamente provavelmente não será sustentável a longo prazo — mas o anywhere office sim!

Por isso, separamos algumas dicas para você que ainda tem dúvidas sobre como construir e gerenciar equipes remotas de sucesso. Abordaremos desde a importância da cultura empresarial e comunicação interna até os aspectos relacionados à infraestrutura e produtividade dos colaboradores. Continue lendo para saber os detalhes!

Trabalho remoto ou home office?

Primeiramente vamos esclarecer uma coisa: trabalho remoto não se resume ao home office. Atualmente o que mais se aproxima do desejo dos funcionários e que tem funcionado melhor para as empresas é o anywhere office(escritório em qualquer lugar). Ou seja, as pessoas não ficam presas a somente um espaço físico. Isso é flexibilidade e liberdade de escolha.

Mas como isso funciona? Bem, as empresas podem ter colaboradores espalhados por vários lugares. Alguns na sede do escritório, no centro comercial de São Paulo. Outros, também na capital paulista mas em um coworking perto de casa, evitando grandes deslocamentos. Enquanto há, ainda, aqueles que optam por ficar em casa em determinados dias.

Existem também os “nômades digitais”, que são mais aventureiros e não se prendem a uma só cidade. Eles vivem viajando por aí, e para realizarem suas atividades profissionais só precisam de uma tomada e uma boa conexão de internet. E empresas com equipes remotas também podem ter nômades em seus times, por que não? É assim o escritório em qualquer lugar.

Como organizar as rotinas de equipes remotas?

Para que haja harmonia dentro dos times remotos basta um pouco de organização e comunicação. E estabelecer processos é parte essencial disso. Essa é uma etapa que deve ser feita levando em consideração a empresa como um todo. Afinal todos precisam estar de acordo com o que será planejado — e tudo deve funcionar bem para todas as equipes, remotas ou não.

Agora daremos 5 dicas práticas de como você pode construir e gerenciar equipes remotas de sucesso. Confira!

1. Utilize ferramentas de planejamento e organização

Quando trabalhamos juntos em escritórios é possível que haja um quadro com post-its e fluxogramas. Uma forma bem simples de fazer isso com equipes remotas é utilizando ferramentas como o Trello ou Notion. São programas com versões online e com aplicativos desktop (tanto Mac quanto Windows). Com eles você pode criar o quadro geral com as regras e objetivos da empresa, além da possibilidade de ir afunilando as pastas por área. Veja como funciona na prática:

• Notion: é uma plataforma de organização de projetos que permite a criação de diversas páginas dentro de um workspace para que toda a equipe possa acompanhá-los. Por lá você pode criar listas, carregar arquivos, designar tarefas e conectar páginas à sua conta do Google Drive ou Airtable. É uma plataforma visualmente agradável, que permite gerenciar com facilidade todos os projetos de cada equipe entre o que deve ser feito, o que está em andamento e o que já foi finalizado.
• Trello:ele também é uma ferramenta de organização de tarefas, mas que funciona melhor como uma “checklist” semanal ou mensal. Você cria os projetos e designa as tarefas aos responsáveis por cada uma delas, além de estabelecer os prazos e inserir comentários que considerar pertinentes. Cada time pode ter o seu quadro no Trello e o manter atualizado para saber o que deve ser feito, o que está em andamento e o que já foi concluído em cada semana.

2. Encontre a melhor forma de se comunicar

Existem duas formas de comunicação: a síncrona e a assíncrona. Saber a diferença entre elas e quando utilizar cada uma é essencial para ter equipes remotas de sucesso.

Basicamente, a comunicação síncrona é aquela que duas pessoas (ou mais) estão se falando ao mesmo tempo. Isso acontece em chamadas de vídeo, chamadas telefônicas, pessoalmente ou também por mensagens, caso ambas estiverem online e conversando imediatamente.

Já a comunicação assíncrona consiste em conversas que são dissociadas do espaço-tempo. Ou seja, você envia uma mensagem e precisa esperar a resposta. É o caso de mensagens, na maioria dos casos, emails e outras comunicações escritas.

Mas, então, quando é ideal usar cada uma delas? A comunicação síncrona é ideal para assuntos urgentes, complexos e mais detalhados. Nesses casos, marque reuniões de vídeo, chamadas por aplicativos específicos ou pelo telefone mesmo. Já a comunicação assíncrona é bem prática para quando você precisa fazer uma solicitação, perguntar uma informação que não seja urgente e alinhar um posicionamento.

3. Construa uma cultura empresarial forte

Para que os colaboradores se mantenham engajados, seja de forma remota ou não, ter uma cultura empresarial bem estabelecida é primordial. Afinal, uma empresa que não o faz, fica sem identidade e não consegue comunicar seus valores internamente — o que também transparece como falta de coerência para o mercado e clientes.

Por isso, ter princípios claros desde o começo é muito importante, além de comunicá-los e abraçá-los em todos os níveis da organização. O CEO, os gerentes e os analistas, todos devem conhecer bem a essência do seu negócio e ter um bom encaixe com os valores da empresa.

Uma maneira de comunicar a cultura empresarial é produzindo um playbook, que terá todas as informações necessárias. Assim, sempre que um novo integrante for contratado, poderá se inteirar. Além disso, todos sempre poderão consultá-lo para relembrar e reforçar os princípios, história e objetivos da empresa.

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4. Organize os horários de maneira inteligente

Parte da cultura remota e da flexibilidade no trabalho é a flexibilidade de horários. Mas em certos momentos é necessário que os integrantes da equipe estejam online ao mesmo tempo para realizar reuniões e resolver pendências. Por isso, cabe à gestão organizar os horários dos colaboradores para que haja uma certa sobreposição.

Uma dica é utilizar o Clockwise. Um aplicativo que organiza e otimiza as agendas das equipes para que elas possam ter momentos de concentração e produtividade (focus time, como o próprio programa os nomeia) bem como momentos disponíveis para reuniões importantes. Ele também tem integração com a Google Agenda, o que facilita bastante para quem utiliza o GSuite.

Se os membros de sua equipe trabalharem em fusos ou horários diferentes, vale certificar-se de que há um período de sobreposição em que todos estão trabalhando e organizar as reuniões virtuais durante esses períodos.

5. Tenha “reuniões” de descontração e convivência

Times que não se encontram fisicamente podem sentir falta dos tradicionais happy hours ou até do momento do café durante o dia. Por isso, faz parte da construção de equipes remotas de sucesso a adoção de rituais de descontração virtuais.

A periodicidade depende de você, sua equipe e da rotina dentro da sua empresa. Mas organizar encontros, sejam eles semanais ou quinzenais, por exemplo, é essencial para criar relações de confiança dentro do negócio. Além disso, essa é uma boa estratégia para deixar os dias mais leves e colaborar com a saúde mental dos funcionários.

Essas foram apenas algumas das muitas dicas que podemos dar para criar equipes remotas de sucesso. Se você quer saber mais sobre esse assunto, baixe nosso ebook sobre trabalho remoto. Nele, mostramos os detalhes para que você aprenda a trabalhar remotamente. Clique aqui ou na imagem!