Como fazer uma reunião produtiva em 10 passos simples

Você sabe como fazer uma reunião produtiva? Sim, a gente sabe que essa ideia é desafiadora e pode causar arrepios. Não é raro que 2h ou 3h sejam perdidas e pouca ou nenhuma ação seja estabelecida. Afinal, quem nunca participou de um encontro improdutivo que poderia ser resolvido em um simples e-mail? 

No entanto, nem tudo está perdido e é por isso que decidimos escrever este texto. Para impedir que reuniões inacabáveis e desnecessárias aconteçam, é muito importante entender como esse processo pode ser revertido. A seguir, reunimos 10 dicas com passos simples para você fazer reuniões produtivas. Confira!

1. Tenha um objetivo claro

É possível que você já tenha ido a uma reunião e a discussão não tinha fim à vista. Em muitos casos, falaram de tudo, menos da ação para concretizar o objetivo proposto. Por isso, vale dizer que as reuniões mais eficazes são aquelas em que os objetivos são claros, diretos e simples. 

Quando você declara aquilo que espera com o encontro pode ganhar minutos preciosos — para você, para os colegas e para a empresa como um todo. Um exercício simples é, por exemplo, compartilhar um documento prévio, que será essencial para manter todos no caminho certo.

2. Questione se a sua presença é necessária

No momento de fazer uma reunião, é muito importante que você se questione se realmente precisa participar daquele encontro. Muitas vezes, a empresa tem uma cultura de envolver todos do time em reuniões, mas sem a menor necessidade. O Google, por exemplo, limita seus encontros com 10 pessoas no máximo.

A Amazon, por sua vez, tem aregra das duas pizzas, que indica para nunca ter uma reunião em que você não possa alimentar todo grupo com a tal quantidade da guloseima. Tudo isso tem um propósito claro: apenas as pessoas essenciais devem estar em uma reunião e isso é muito importante para as coisas caminhar bem.

3. Pense nos intervalos das reuniões

Em relação a como fazer uma reunião produtiva, muitas vezes podemos marcar encontros sem pensar na logística. Um tempo para você ir ao banheiro, tomar um café ou ir de um escritório para outro. Reservar ao menos 5 minutos entre as reuniões ajudará que você se organize da melhor forma possível, a fim de contribuir para que tudo aconteça da maneira como programou.

4. Estabeleça um tempo para reuniões mais produtivas

Na maioria das vezes, acreditamos que reuniões de 30 minutos são suficientes para decidir sobre um determinado assunto — salvo em casos especiais, evidentemente. Talvez uma ideia legal para deixar todos mais ligados do início ao fim é estabelecer um tempo quebrado, como 27 minutos. Dessa forma, as pessoas tendem a aproveitar o encontro com mais atenção e cuidado.

5. Tome cuidado com o PowerPoint

Na Amazon, por exemplo, o CEO Jeff Bezos baniu o PowerPoint das suas reuniões. Em muitas situações, ficamos presos ouvindo o condutor do encontro lendo slides que parecem intermináveis. Claro que os elementos visuais podem ser uma ótima ferramenta para as reuniões, mas se você for muito dependente do PPT é bem provável que os seus encontros não rendam.

6. Ofereça algum gatilho

No que diz respeito a como fazer uma reunião produtiva, uma história bem contada pode fazer com que um tema chato possa parecer bem agradável. Por isso, é sempre interessante oferecer algum gatilho para surpreender os participantes, de forma que todos os presentes fiquem energizados e realmente entretidos com o assunto que será tratado no encontro.

7. Altere os cenários

Reuniões realizadas nos mesmos lugares podem causa tédio nos participantes. Ainda mais com o futuro do trabalho, os escritórios tradicionais estão se tornando coisas do passado. Se você propor encontros em locais novos, como em um café, em um coworking ou até em uma caminhada na praça perto da empresa, pode provocar uma mudança de ritmo muito positiva para todos.

Caminhar, aliás, também ajuda a criatividade, conforme um estudo da universidade de Stanford. Muitos líderes adoram reuniões enquanto caminham e isso era o método preferido de conversa de Steve Jobs. Que tal fazer alguns testes para ver se funciona com seu time?

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8. Desconecte seu laptop

Alguns estudos indicam que estudantes que usam laptops têm mais dificuldade em lembrar o que aprendem em palestras. Dessa forma, eles são menos propensos a compreender questões mais complexas. A mesma situação também vale para o escritório. Quando você está de olho no e-mail ou nas redes sociais, pode não pode estar totalmente presente. 

Então, desde que você realmente não precise do seu laptop, desligue-o. Isso será essencial para que você esteja totalmente concentrado no encontro e não perca uma informação que pode ser crucial para resolver as questões discutidas em uma reunião. 

9. Tenha um líder

Grandes reuniões acontecem quando você conta com grandes líderes. Alguém precisa ser responsável por conduzir as reuniões da melhor forma possível. O líder terá a missão de conduzir o encontro da melhor forma possível, a fim de que o objetivo seja concretizado de maneira mais prática, rápida e eficiente.

Um bom líder é capaz de enxergar os desafios em um contexto de maneira macro. Ele está preparado para identificar quais as tarefas podem ser delegadas para os colaboradores. Dessa forma, todos envolvidos no processo saem ganhando. 

10. Defina o próximo encontro

É importante ter noção de quando o próximo encontro acontecerá ou ao menos ter uma ideia aproximada disso. Dessa forma, as pessoas do time sabem que, até a determinada data, deverão executar algumas atividades para concretizar aquilo que foi combinado no encontro. Nas conversas do dia a dia, faça referências ao próximo encontro, valorizando a participação dos presentes e reforçando o papel de cada um.

O que achou desses passos simples sobre como fazer uma reunião produtiva. Como vimos ao longo do texto, ter um encontro proveitoso está longe de ser um bicho de sete cabeças. Quando todas as partes estão devidamente alinhadas, a reunião flui de maneira tranquila e os objetivos têm muito mais chances de serem alcançados.

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Renato Ribeiro é Content Owner no Woba e entusiasta do futuro do trabalho.